Računovodstvo i internetska trgovina s 30.000 proizvoda: studija slučaja Vertexetro

Klijent za kojeg smo u lipnju isporučili računovodstveni sustav i internetsku trgovinu lpkelektro.cz preporučio nas je svojim partnerima. Jedan od njih, češka tvrtka Vertexelektro, obratila nam se s potpunim povjerenjem čak i prije prvog poziva. Zadatak je bio veći: računovodstvo, knjigovodstvo i internetska trgovina za maloprodaju s 30 000 proizvoda.

Analize takvih projekata objavljuju se u cijelosti na kanalu - od prvog briefa do završnog čina: Telegram kanal.

Kako je preporuka klijenta dovela do projekta od 30.000 proizvoda

U svibnju i lipnju izgradili smo računovodstveni sustav i online trgovinu za lpkelektro.cz u samo mjesec dana. Rezultat je nadmašio očekivanja klijenta te su nas odmah preporučili svojim kolegama i partnerima. Jedan od njih je Vertexetro.

Razlika u odnosu na hladnu narudžbu bila je vidljiva od prve minute. Voditelj koji nas je preporučio već je vidio rezultate našeg rada u praksi, a Vertexetro nije trošio puno vremena na ispitivanje izvođača radova, što je tipično za projekte ovog opsega.

Što je Vertexelektu trebalo

Vertexetro prodaje kućansku i malu elektroniku putem maloprodaje i vlastite trgovine; njegov asortiman proizvoda uključuje otprilike 30 000 artikala. Bile su potrebne tri međusobno povezane komponente: računovodstveni sustav, trgovina za kupce i točni izračuni PDV-a za dva različita porezna režima istovremeno.

Bez jedinstvenog sustava, ova tri zadatka bi se obavljala odvojeno. Računovođa bi ručno konsolidirao prodaju iz prikaza, dok bi se izračuni PDV-a za određene proizvode koji podliježu posebnom tretmanu obrađivali u zasebnoj proračunskoj tablici izvan sustava. Računovodstvo, knjigovodstvo i prikaz od početka smo osmislili kao jedinstveni sustav s dijeljenim podacima.

Izgradite svoju online trgovinu s 1001site umjetnom inteligencijom

Kako računovodstvo funkcionira s dvama PDV režimima istovremeno?

Neke transakcije u Vertexeelektro sustavu obrađuju se prema posebnom režimu poznatom u Češkoj kao "§ 90": PDV se zakonski obračunava samo na maržu između kupnje i prodaje. Računovodstveni sustav (CRM) ims.vertexeelektro.cz upravlja ovim režimom i standardnim PDV-om od 21% odvojeno, ali unutar jednog programa - računovođi za to nisu potrebne zasebne tablice.

Gornja snimka zaslona prikazuje mjesečno izvješće o PDV-u. S lijeve strane je standardni porezni režim od 21% (porez na punu cijenu), s desne strane je poseban režim (porez samo na maržu), a sažetak je stupac "Ukupno za mjesec" - što treba predati računovođi. Bez ove razlike, računovođa bi ručno preračunavao svaku prodaju i odlučivao koji režim primijeniti svaki put.

Sličnu logiku za odvojene izračune već smo implementirali u studiji slučaja lpkelektro.cz. Tamo je glavni zadatak bio istovremeno vođenje evidencije o nekoliko skladišta.

Analitika i prilagodba dokumenata na jednom mjestu

Voditelj tvrtke Vertexelekto vidi prihode, kupnje, marže, povrate i gotovinu na jednom zaslonu s grafikonom temeljenim na datumima, umjesto kombiniranja tih brojki iz zasebnih izvješća. Podaci tvrtke ispisani na fakturama i otpremnicama također se unose u ovu nadzornu ploču.

Odjeljak izvješća ("Sestavy" u sučelju) nudi tri odjeljka: dobavljače i njihovu prodaju, vrijednost zaliha i mjesečni PDV - svaki vodi do detaljnog izvješća jednim klikom. Grafikon u nastavku prikazuje dinamiku blagajne, prihoda, povrata i ukupne dobiti po danu za odabrano razdoblje.

Zaseban zaslon s postavkama kontrolira što kupac vidi na računu: logotip tvrtke, bankovne podatke, broj bankovnog računa za plaćanja bankovnim transferom i zadanu stopu PDV-a. Ovo je jednokratna postavka, ali bez nje bi se svaki dokument morao obrađivati ručno.

Kako kupcima izgleda Vertexetro vitrina?

Izložbeni prostor vertexelektro.cz je mobilni katalog s kategorijama kućanskih aparata, funkcijom pretraživanja i dvije opcije pregledavanja: standardnim feedom i navigacijom prevlačenjem prstom, slično aplikacijama za upoznavanje. Kupci odabiru kategoriju pomoću ikone na vrhu i pregledavaju proizvode u praktičnom formatu.

Snimka zaslona prikazuje otvorenu kategoriju "Mali kućanski aparati" bez navedenih proizvoda. U vrijeme pregleda, projekt je bio u završnoj fazi testiranja sučelja - prijenos cijelog kataloga od 30 000 artikala dovršen je kao zaseban korak nakon isporuke. Trgovina i CRM rade na istim podacima: ono što računovođa vidi kao zalihe u CRM-u, kupac vidi kao proizvode u katalogu.

Razvoj po narudžbi ili gotov način rada "Online trgovine" – koji odabrati?

Razvoj po narudžbi poput Vertexetrovog potreban je kada se poslovnica ne može odvojiti od računovodstvene i porezne logike. Gotov način rada "Online trgovina" prikladan je ako vam je potrebna poslovnica s košaricom i obradom narudžbi, a računovodstveni sustav može se eksterno povezati putem API-ja - softverskog sučelja koje omogućuje automatsku razmjenu podataka između dvaju sustava.

Način rada "Online trgovina" tvrtke 1001site AI može primati proizvode i zalihe iz vanjskog računovodstvenog sustava putem API ključa i zauzvrat izvještavati o prodaji. Razlika je u tome što je sam računovodstveni sustav, poput Vertexetrovog, izgrađen zasebno za određeni poslovni proces. Način rada spreman za korištenje povezuje se s takvim sustavom samo izvana, putem API-ja.

Rezultat i što dalje

CRM ims.vertexeelektro.cz i web-stranica vertexeelektro.cz su operativni: poseban PDV režim (§ 90) izračunava se automatski i odvojeno od standardnog režima. Potpuno učitavanje kataloga od 30 000 artikala dovršeno je u zasebnom koraku nakon isporuke glavnog sustava.

Osim tehničkih aspekata, ovaj projekt imao je i marketinšku komponentu: klijent nas je kontaktirao bez ijednog hladnog poziva - na preporuku kolege koji je već bio naš klijent. Usmena predaja nadograđena je na prethodni projekt: isporuka je bila na vrijeme, a rezultat funkcionira. Nije bila potrebna zasebna reklamna kampanja.

Za koga je ovaj pristup računovodstvu i online trgovinama prikladan?

Ova integracija računovodstva, knjigovodstva i prodajnog mjesta prikladna je za maloprodajna poduzeća s velikim asortimanom proizvoda i jedinstvenom poreznom ili skladišnom logikom - upravo tamo gdje unaprijed izgrađeno rješenje ne zadovoljava u potpunosti potrebe. Ako je zadatak jednostavniji i potreban je samo prodajno mjesto s košaricom i informacijama o narudžbi, a računovodstveni sustav je već uspostavljen ili uopće nije potreban, prilagođeni razvoj ovog opsega nije potreban.

1. Trgovci s robom pod različitim poreznim režimima (redovni PDV i poseban režim § 90 s izračunom na temelju marže) trebaju CRM koji zasebno izračunava oba režima.
2. Katalog koji sadrži desetke tisuća artikala, koji moraju odgovarati skladišnim zalihama, zahtijeva sustav prikaza i računovodstva temeljen na istim podacima.
3. Jednostavan katalog bez takve logike - brže je izraditi web stranicu na 1001site AI-u i zasebno povezati postojeći računovodstveni sustav.

Pitanja čitatelja

Što je poseban PDV režim "§ 90" u Vertexetro CRM-u i zašto je potreban?

Neke transakcije u Vertexetro sustavu obrađuju se prema posebnom režimu poznatom u Češkoj kao "§ 90": prema zakonu, PDV se obračunava samo na maržu između kupnje i prodaje. CRM zasebno izračunava standardni režim od 21% i ovaj poseban režim i ne miješa ih. Bez toga, računovođa bi morao ručno knjižiti prodaju između dva sustava.

Je li moguće brže izraditi katalog od 30 000 proizvoda nego s razvojem po narudžbi?

Da, ako je katalog jednostavno izložba proizvoda, bez ugrađenog računovodstvenog sustava za određeni poslovni proces. 1001site AI popunjava katalog pomoću poveznice na staru web stranicu, feed ili tablicu i objavljuje stranicu za 2-7 minuta. Razvoj po narudžbi, poput Vertexetrovog, potreban je kada se trgovina mora besprijekorno integrirati sa svojim računovodstvenim sustavom i posebnim poreznim režimom.

Po čemu se prilagođeni CRM s računovodstvom razlikuje od gotovog načina rada "Online trgovina" 1001site AI-ja?

1001site AI je model spreman za upotrebu: web stranica s košaricom za kupnju, narudžbom i sustavom plaćanja sastavlja se pomoću stila i poveznice, a vanjski računovodstveni sustav može se povezati s njom putem API-ja. S Vertexetro CRM-om je suprotno: računovodstveni sustav, knjigovodstvo i trgovina izgrađeni su od nule za specifičnu poreznu i skladišnu logiku; za ovu kombinaciju ne postoji gotov predložak.

Zašto je izložba na snimci zaslona prazna? Projekt uostalom ima 30 000 proizvoda.

U vrijeme ove recenzije, projekt je bio u završnoj fazi testiranja - lansiranje je još uvijek bilo korak udaljeno. Odjeljak "Mali kućanski aparati" na snimci zaslona je otvoren bez ikakvih proizvoda: ovo je testna verzija sučelja prije učitavanja skupnog kataloga; trgovina još nije bila popunjena.

Izvori

• Objava autora na Telegram kanalu: https://t.me/promtvibeadd/442
• Prethodni projekt na koji se poziva u objavi (lpkelektro.cz): https://t.me/promtvibeadd/378
• Izložba za kupce: https://vertexelektro.cz/
• CRM za klijente (javna stranica za prijavu): https://ims.vertexelektro.cz/
• 1001site AI način rada online trgovine: https://1001site.com/wiki/mode-shop/

Slična računovodstvena i trgovačka logika može se pronaći u slučajevima lpkelektro.cz, tvrtke za rastavljanje automobila s ERP-om i Telegram botom, te banchem.sk, CRM-a s bazom podataka kupaca. Ako je vaš zadatak jednostavniji, 1001site AI izrađuje web stranicu ili online trgovinu iz poveznice ili opisa u nekoliko minuta i povezuje se s računovodstvenim sustavom putem API-ja.