Uvoz iz 1C za rastavljanje automobila: ostaci i barkodovi bez duplikata

Četvrta studija slučaja istog CRM-a za Olegov posao rastavljanja automobila, Audi Resource, Luck. Prošli put smo implementirali viševalutno računovodstvo koristeći njegovu vlastitu formulu. Ovaj put izazov je bio drugačiji: sinkronizacija skladišta s 1C-om, koji tvrtka koristi već dugi niz godina, bez diranja samog sustava ili potrebe za prekvalifikacijom.

O ovim poboljšanjima detaljno ćemo raspravljati na našem Telegram kanalu.

Zašto Olegova tvrtka za rastavljanje automobila nije napustila 1C?

Ukratko: 1C je godinama akumulirao računovodstvene, porezne i bilančne podatke, a rizik od kvara nečega tijekom potpune migracije na drugi sustav nadmašuje neugodnosti starog sučelja - stoga smo računovodstveni sustav ostavili kakav jest i sinkronizirali podatke s njim.

Za mnoga poduzeća koja desetljećima vode evidenciju, 1C je već nekoliko godina dom cjelokupne računovodstvene, porezne evidencije i povijesti bilance. Prelazak na drugi sustav nosi rizike: nešto se može izgubiti tijekom migracije, računovođa se mora prekvalificirati, a skladište se može raspršiti tijekom tranzicije, zajedno sa stvarnim brojkama.

Stoga je Olegovo rješenje bilo kombinirati oba sustava: 1C ostaje računovodstveni sustav, a Audi Resource CRM automatski prima proizvode i stanja iz njega - bez ručnog prijenosa.

Kako CRM zna da je proizvod iz 1C isti?

Ukratko: CRM identificira proizvod prema njegovom internom 1C GUID-u - tehničkom identifikatoru koji se ne mijenja kada se promijeni broj artikla ili šifra - tako da prenumeriranje šifri u 1C ne stvara drugu karticu za isti proizvod u CRM-u.

Kodovi i SKU-ovi u 1C mijenjaju se tijekom vremena: proizvodi se premještaju u drugu kategoriju, drugačije se numeriraju tijekom inventure ili se artikli spajaju. Ako bi se CRM oslanjao na kod, svaka takva promjena stvorila bi duplikat. Umjesto toga, sustav koristi interni 1C tehnički identifikator (GUID), koji se nikada ne mijenja za proizvod, i koristi ga za identifikaciju proizvoda prilikom ponovnog učitavanja.

Prilikom učitavanja iz Excel proračunske tablice, stupac "Kod" igra ulogu ovog identifikatora: ovo je trajni ključ retka kojim ponovljeno učitavanje identificira proizvod i ažurira njegovu karticu bez stvaranja nove.

Koja se polja prenose iz 1C, a koja ostaju u CRM-u?

Ukratko: naziv, broj, proizvođač, cijena, kategorija, težina, dimenzije i opis šalju se iz 1C u CRM, ali prazno polje u 1C ne prepisuje ono koje je već popunjeno u CRM-u - sustav uzima podatke samo ako oni stvarno postoje.

Popis polja i pravilo za svako:

1. Naziv, broj, proizvođač, cijena, kategorija, težina i dimenzije, opis - preuzeto iz 1C sa svakim utovarom.
2. Prazno polje u 1C ne briše popunjeno polje u CRM-u. Ako je menadžer ručno dodao opis u CRM, a polje je prazno u 1C, prijenos ga neće izbrisati.
3. CRM automatski određuje marku i model automobila iz naziva proizvoda, ali samo prilikom prvog kreiranja kartice. Nakon toga, ovo se polje ne preračunava svaki put kada se kartica učita.

Ova logika štiti ručne skladišne operacije: voditelj može pojasniti ili dodati nešto u CRM-u, a sljedeća sinkronizacija s 1C to neće prebrisati.

Kako CRM izračunava stanje prilikom ponovnog uplata?

Ukratko: prvo učitavanje postavlja stanje točno kao u 1C, a zatim CRM uzima u obzir samo promjenu stanja od prethodnog učitavanja - to štiti od dvostrukih otpisa tijekom prodaje, koji se događaju različitim stopama u različitim sustavima.

Pogreška u logici salda izravno utječe na troškove, pa je u Audi Resource CRM-u strukturirana ovako:

1. Prvo učitavanje postavlja količinu robe točno kao u 1C - početnu točku.
2. Svako sljedeće preuzimanje samo provjerava promjenu stanja u 1C od prethodnog puta.
3. Prodaja obrađena u CRM-u, ali još nije knjižena u 1C, ne vraća se u skladište prilikom sljedećeg učitavanja. Nakon knjiženja u 1C, neće se ponovno otpisati.
4. Isto vrijedi i za povrate.
5. Stavke koje više nisu dostupne u 1C uklanjaju se iz skladišta u CRM-u. To je uvijek slučaj za 1C sigurnosne kopije; prilikom učitavanja iz Excela za to se koristi zaseban potvrdni okvir "potpuni popis".

Bez ove logike, podaci u dvama sustavima - 1C i CRM - brzo bi se razišli: ono što je prodano u CRM-u stiglo bi u 1C kao drugi otpis, a zalihe na zaslonu više ne bi odgovarale stvarnom skladištu.

Što se događa s barkodovima i ispisom etiketa?

Ukratko: barkodovi koje je 1C već dodijelio proizvodima sačuvaju se tijekom sinkronizacije - skener u skladištu pronalazi dio koristeći ih na isti način kao što bi ga pronašao u samom 1C.

Ako proizvod već ima 1C naljepnicu s barkodom (s karakterističnim prefiksom poput "2000..."), CRM ne dodjeljuje novi kod proizvodu - skener ga nastavlja tražiti koristeći stari. Istu oznaku barkoda možete ispisati odvojeno od kartice proizvoda u formatu 58x40.

U skladištu gdje su već stotine oznaka primijenjene, nema potrebe za njihovom ponovnom primjenom jednostavno zato što se podaci sada istovremeno upravljaju u dva sustava.

Što se ne može prenijeti iz 1C - i zašto?

Ukratko: usluge, kompletna roba i fotografije se ne prenose iz 1C. Razlog za fotografije je isključivo tehnički: 1C baza podataka pohranjuje samo putanje do datoteka na disku, a ne same slike.

Granice poštene sinkronizacije - tri točke:

1. Usluge se ne prenose.
2. Artikli koji su na zalihi ne prenose se u potpunosti - CRM sadrži samo ono što je stvarno na zalihi.
3. Fotografije se ne prenose — 1C baza podataka pohranjuje samo putanje do datoteka na lokalnom disku ili poslužitelju tvrtke; same slike se tamo ne pohranjuju. Mogu se prenijeti samo slike koje su fizički prisutne u bazi podataka, pa se fotografije zasebno prenose u CRM.

Odvojeno: objavljivanje proizvoda na oglasnim pločama nakon učitavanja nije automatski omogućeno - ovo je zasebna radnja unutar CRM-a, a ne posljedica uvoza iz 1C.

Kako to izgleda u CRM sučelju?

Ukratko: u postavkama Audi Resource CRM-a postoji zaseban ekran pod nazivom "Uvoz iz 1C i Excela" - ovdje možete prenijeti sigurnosnu kopiju 1C (.bak) ili tablicu pomoću gotovog predloška, a tamo je vidljiva i povijest prijenosa.

Zaslon za uvoz nudi dvije mogućnosti: prijenos Excel datoteke pomoću predloška (jedan proizvod, jedan redak, stupac "Kod" je trajni ključ) ili sigurnosna kopija 1C baze podataka, ako je konfiguriran pristup 1C poslužitelju. Pored njega nalazi se gumb s predloškom za preuzimanje i zapisnikom povijesti preuzimanja kako biste mogli vidjeti kada i što je zadnji put sinkronizirano.

Isti CRM ima gotovu integraciju s oglasnom pločom uaavto.pro: objavljivanje je besplatno, uz jedan uvjet: cijena mora biti niža nego na OLX-u, Promu i Avtoprou. U vrijeme ove studije slučaja, Audi Resource još nije integrirao oglasne ploče, ali ta je značajka već ugrađena u sučelje i može se aktivirati bez razvoja, samo jednim klikom.

Zašto uopće sinkronizirati 1C ako je lakše prebaciti se na drugi sustav?

Ukratko: sinkronizacija je praktičan međukorak. Oslobađa menadžere ručnog unosa stanja zaliha upravo sada, a zatim preuzete podatke možete koristiti za što god želite: analizu prodaje pomoću umjetne inteligencije, praćenje zadataka zaposlenika ili jednostavno održavanje ažurne web stranice i oglasnih ploča bez dupliciranja posla.

Ideja iza ove nadogradnje je jednostavna: nema potrebe za žurbom. Ako je potpuno napuštanje 1C-a neizbježno - zbog računovodstva, poreza ili straha od kvara tijekom preseljenja - prvo možete automatizirati razmjenu podataka između 1C-a i drugih sustava. Zatim s tim podacima možete raditi što god želite: neki integriraju analizu prodaje pomoću umjetne inteligencije, drugi prate učinak zaposlenika, a treći jednostavno prestaju gubiti vrijeme na ručni prijenos stanja u CRM i na web stranicu svaki tjedan.

Ako imate sličan zadatak - prijenos podataka iz 1C u moderni računovodstveni sustav s AI analizom - autor slučaja može prilagoditi ovu sinkronizaciju za vašu bazu podataka.

Po čemu se ovo razlikuje od tri prethodna slučaja istog CRM-a?

Ukratko: platforma je ista za sva četiri slučaja, ali svaki put se za određenog klijenta dodaje određeni skup funkcija - od prepoznavanja dijelova po fotografiji do sinkronizacije s 1C.

Posljednja dva slučaja su za istog klijenta: prvo je implementirano viševalutno računovodstvo za Audi Resource, a zatim, kroz zasebnu nadogradnju, sinkronizacija s 1C. Temelj platforme ostaje nepromijenjen: rješava jedan specifičan zadatak u isto vrijeme, bez nepotrebnih modula koji bi zatrpavali skladište.

Ako vam je potrebna jednostavnija web stranica s katalogom i prihvaćanjem narudžbi putem Telegram i WhatsApp - bez 1C sinkronizacije ili prilagođene logike inventara - možete je izraditi pomoću 1001site AI. Vi birate stil, AI popunjava stranicu na temelju vaše poveznice ili opisa, a način rada "Online trgovina" upravlja košaricom i narudžbama bez registracije.

Za koga je ova vrsta sinkronizacije s 1C prikladna?

Ukratko: ovaj paket ima smisla za tvrtke koje istovremeno imaju nekoliko dolje navedenih uvjeta, a ne za bilo koga tko jednostavno koristi 1C.

Kombinacija ima smisla ako imate oboje:

1. Računovodstvo se godinama vodi u 1C-u, a prelazak na drugi sustav je rizičan ili jednostavno nepotreban.
2. Stanja se mijenjaju svaki dan i nitko nema vremena ručno ih duplicirati u CRM-u ili na web stranici.
3. Proizvodi već imaju 1C barkodove i ne želim ih ponovno lijepiti u skladištu.
4. Potrebno je da se isti podaci objavljuju i na web stranici i na oglasnim pločama bez ručnog rada.

Ako je jedino relevantno s ovog popisa jednostavna web stranica s jednom valutom i prihvaćanjem narudžbi, bez sinkronizacije s 1C, takav se paket može sastaviti u načinu rada "Online trgovina" 1001site AI-a bez prilagođenog razvoja.

Pitanja čitatelja

Što se događa ako dvaput preuzmete istu 1C sigurnosnu kopiju?

CRM neće kreirati drugu karticu proizvoda. Proizvod se identificira svojim internim 1C GUID-om (u Excelu, stupcem "Kod"), pa ponovni prijenos ažurira postojeći zapis i ne stvara duplikat.

Hoće li se fotografije proizvoda prenijeti iz 1C?

Ne. 1C baza podataka pohranjuje samo putanje do datoteka na disku, a ne same slike, tako da nema načina za prijenos fotografija - one se zasebno prenose u CRM.

Trebam li se odreći 1C-a da bih dobio moderno skladište i web stranicu?

Broj 1C ostaje računovodstveni sustav, a CRM se s njim sinkronizira odozgo: provodi inventuru i saldira, dok računovodstvo i poznata izvješća u 1C ostaju.

Po čemu se ovaj slučaj razlikuje od prethodna tri slučaja o istom CRM-u?

Prva tri slučaja obuhvaćala su prepoznavanje dijelova fotografijom i glasom (Adam), cijene automobila i fakture (Alexander) te viševalutno računovodstvo (Oleg). Ovaj se odnosi na prijenos podataka iz 1C bez migracije i bez ručnog unosa stanja.

Izvori

• Autorova objava na Telegram kanalu: https://t.me/promtvibeadd/456
• Prethodni slučaj: viševalutno računovodstvo za isto dvorište za rastavljanje automobila (Audi Resource): https://1001site.com/blog/multivalyutnyj-uchet-dlya-avtorazborki/
• Slučaj: ERP + web stranica + Telegram bot za rastavljanje automobila (razborkaua.pro): https://1001site.com/blog/erp-sajt-telegram-bot-ii-dlya-avtorazborki/
• Studija slučaja: Rastavljanje automobila, cijene i računi automobila: https://1001site.com/blog/avtomatizaciya-avtorazborki/
• 1001site AI način rada online trgovine, kontrola zaliha: https://1001site.com/wiki/mode-shop/

Druga poboljšanja istog CRM-a nalaze se u studijama slučaja viševalutnog računovodstva razborkaua.pro i Audi Resource. A ako vaše poslovanje nema 1C i vlastitu logistiku, 1001site AI izrađuje web stranicu s katalogom i prihvaćanjem narudžbi putem Telegram i WhatsApp za samo nekoliko minuta, bez sinkronizacije podataka.