Apskaita ir internetinė parduotuvė su 30 000 produktų: „Vertexelektro“ atvejo analizė

Klientas, kuriam birželį pristatėme apskaitos sistemą ir internetinę parduotuvę lpkelektro.cz, rekomendavo mus savo partneriams. Vienas iš jų, Čekijos įmonė „Vertexelektro“, kreipėsi į mus visiškai užtikrintai dar prieš pirmąjį skambutį. Užduotis buvo didesnė: apskaita, buhalterinė apskaita ir internetinė parduotuvė mažmeninei prekybai su 30 000 prekių.

Tokių projektų analizės yra skelbiamos pilnai kanale – nuo pirmosios santraukos iki paskutinio veiksmo: Telegram kanalas.

Kaip kliento rekomendacija paskatino 30 000 produktų projektą

Gegužės ir birželio mėnesiais vos per mėnesį sukūrėme apskaitos sistemą ir internetinę parduotuvę bendrovei „lpkelektro.cz“. Rezultatas pranoko kliento lūkesčius ir jis iš karto rekomendavo mus savo kolegoms ir partneriams. Vienas iš jų yra „Vertexelektro“.

Skirtumas nuo šalto užsakymo buvo pastebimas nuo pat pirmos minutės. Mus rekomendavę vadovai jau buvo matę mūsų darbo rezultatus praktiškai, o „Vertexelektro“ neskyrė daug laiko rangovo tikrinimui, kaip įprasta tokio masto projektams.

Ko reikėjo „Vertexelektro“

„Vertexelektro“ parduoda buitinius ir smulkius elektronikos gaminius mažmeninėje prekyboje ir savo parduotuvėje; jos asortimentą sudaro apie 30 000 prekių. Reikėjo trijų tarpusavyje susijusių komponentų: apskaitos sistemos, parduotuvės klientams ir tikslių PVM skaičiavimų dviem skirtingiems mokesčių režimams vienu metu.

Be vieningos sistemos šios trys užduotys būtų tvarkomos atskirai. Buhalteris būtų rankiniu būdu konsolidavęs pardavimus iš ekrano, o PVM skaičiavimai tam tikriems produktams, kuriems taikomas specialus režimas, būtų tvarkomi atskiroje skaičiuoklėje už sistemos ribų. Apskaitą, buhalteriją ir ekraną nuo pat pradžių sukūrėme kaip vieną sistemą su bendrais duomenimis.

Sukurkite savo internetinę parduotuvę su 1001site dirbtiniu intelektu

Kaip apskaita veikia su dviem PVM režimais vienu metu?

Kai kurios „Vertexelektro“ sistemos operacijos apdorojamos pagal specialų režimą, Čekijos Respublikoje vadinamą „§ 90“: PVM teisiškai skaičiuojamas tik nuo antkainio tarp pirkimo ir pardavimo. Apskaitos sistema (CRM) ims.vertexelektro.cz šį režimą ir standartinį 21 % PVM valdo atskirai, tačiau vienoje programoje – buhalteriui tam nereikia atskirų lentelių.

Aukščiau pateiktoje ekrano kopijoje rodoma mėnesinė PVM ataskaita. Kairėje pusėje pateiktas standartinis 21 % mokesčių režimas (mokestis nuo visos kainos), dešinėje – specialus režimas (mokestis tik nuo antkainio), o suvestinės stulpelis yra „Iš viso už mėnesį“ – tai, ką pateikti buhalteriui. Be šio skirtumo buhalteris rankiniu būdu perskaičiuotų kiekvieną pardavimą ir kiekvieną kartą nuspręstų, kurį režimą taikyti.

Panašią logiką atskiriems skaičiavimams jau įdiegėme „lpkelektro.cz“ atvejo analizėje. Ten pagrindinė užduotis buvo vienu metu apskaityti kelis sandėlius.

Analizė ir dokumentų pritaikymas vienoje vietoje

„Vertexelektro“ vadovas pajamas, pirkimus, pelno maržas, grąžinimus ir grynuosius pinigus mato viename ekrane su datomis pagrįstu grafiku, o ne jungia šiuos skaičius iš atskirų ataskaitų. Šioje ataskaitų suvestinėje taip pat įvedami įmonės duomenys, atspausdinti sąskaitose faktūrose ir važtaraščiuose.

Ataskaitų skiltyje („Sestavy“ sąsajoje) yra trys skyriai: tiekėjai ir jų pardavimai, atsargų vertė ir mėnesinis PVM – kiekvienas iš jų vienu spustelėjimu leidžia peržiūrėti išsamią ataskaitą. Žemiau pateiktoje diagramoje rodoma kasos aparato, pajamų, grąžinimų ir bendro pelno dinamika pagal dieną pasirinktu laikotarpiu.

Atskirame nustatymų ekrane kontroliuojama, ką pirkėjas mato sąskaitoje faktūroje: įmonės logotipą, banko duomenis, banko sąskaitos numerį mokėjimams banko pavedimu ir numatytąjį PVM tarifą. Tai vienkartinis nustatymas, tačiau be jo kiekvieną dokumentą reikėtų apdoroti rankiniu būdu.

Kaip „Vertexelektro“ vitrina atrodo klientams?

„vertexelektro.cz“ vitrina – tai mobilusis katalogas su buitinės technikos kategorijomis, paieškos funkcija ir dviem naršymo parinktimis: standartiniu srautu ir braukimu pagrįsta navigacija, panašia į pažinčių programėles. Pirkėjai pasirenka kategoriją naudodami viršuje esančią piktogramą ir patogiu formatu peržiūri produktus.

Ekrano kopijoje matyti atidaryta kategorija „Smulkūs buitiniai prietaisai“, kurioje nėra jokių produktų. Peržiūros metu projektas buvo paskutiniame sąsajos testavimo etape – visas 30 000 prekių katalogo įkėlimas buvo atliktas atskiru žingsniu po pristatymo. Vitrina ir CRM sistema veikia su tais pačiais duomenimis: tai, ką buhalteris CRM sistemoje mato kaip atsargas, klientas kataloge mato kaip produktus.

Individualus kūrimas ar jau paruoštas „internetinės parduotuvės“ režimas – kurį pasirinkti?

Individualus sprendimas, kaip „Vertexelektro“ kuriamas, reikalingas, kai vitrinos negalima atskirti nuo apskaitos ir mokesčių logikos. Paruoštas „Internetinės parduotuvės“ režimas tinka, jei jums reikia vitrinos su pirkinių krepšeliu ir užsakymų apdorojimu, o apskaitos sistemą galima prijungti išoriškai per API – programinės įrangos sąsają, leidžiančią dviem sistemoms automatiškai keistis duomenimis.

1001site “ dirbtinio intelekto „Internetinės parduotuvės“ režimas gali gauti produktus ir atsargas iš išorinės apskaitos sistemos per API raktą ir mainais teikti pardavimų ataskaitas. Skirtumas tas, kad pati apskaitos sistema, kaip ir „Vertexelektro“ sistema, yra sukurta atskirai konkrečiam verslo procesui. Paruošto naudoti režimas prie tokios sistemos jungiamas tik išoriškai, per API.

Rezultatas ir kas toliau

„ims.vertexelektro.cz“ CRM ir „vertexelektro.cz“ vitrina veikia: specialus PVM režimas (§ 90) apskaičiuojamas automatiškai ir atskirai nuo standartinio režimo. Visas 30 000 prekių katalogo įkėlimas buvo atliktas atskiru etapu, pristačius pagrindinę sistemą.

Be techninių aspektų, šis projektas turėjo ir rinkodaros komponentą: klientas susisiekė su mumis be jokio šalto skambučio – kolegos, kuris jau buvo mūsų klientas, rekomendacija. Žmonių atsiliepimai buvo paremti ankstesniu projektu: pristatymas buvo atliktas laiku, o rezultatas – puikus. Atskiros reklamos kampanijos nereikėjo.

Kam tinka toks apskaitos ir internetinių parduotuvių tvarkymo būdas?

Ši apskaitos, buhalterijos ir vitrinos integracija tinka mažmeninės prekybos įmonėms, turinčioms didelį produktų asortimentą ir unikalią mokesčių ar sandėlio logiką – būtent ten, kur iš anksto sukurtas sprendimas nevisiškai patenkina poreikį. Jei užduotis yra paprastesnė ir reikia tik vitrinos su pirkinių krepšeliu ir užsakymo informacija, o apskaitos sistema jau yra įdiegta arba jos visai nereikia, tokio masto individualaus kūrimo nereikia.

1. Mažmenininkams, kurių prekėms taikomi skirtingi mokesčių režimai (įprastas PVM ir specialusis 90 straipsnio režimas su skaičiavimu pagal antkainį), reikia CRM, kuris skaičiuoja abu režimus atskirai.
2. Katalogui, kuriame yra dešimtys tūkstančių prekių, kurios turi atitikti sandėlio atsargas, reikalinga rodymo ir apskaitos sistema, pagrįsta tais pačiais duomenimis.
3. Paprastas katalogas be tokios logikos – greičiau sukurti svetainę naudojant 1001site “ dirbtinį intelektą ir atskirai prijungti esamą apskaitos sistemą.

Skaitytojų klausimai

Kas yra specialus PVM režimas „§ 90“ „Vertexelektro CRM“ sistemoje ir kodėl jis reikalingas?

Kai kurie „Vertexelektro“ sistemos sandoriai apdorojami pagal specialų režimą, Čekijos Respublikoje vadinamą „§ 90“: pagal įstatymą PVM skaičiuojamas tik nuo antkainio tarp pirkimo ir pardavimo. CRM sistema atskirai apskaičiuoja standartinį 21 % režimą ir šį specialųjį režimą ir jų nepainioja. Be to, buhalteris turėtų rankiniu būdu registruoti pardavimus tarp dviejų sistemų.

Ar įmanoma sukurti 30 000 produktų katalogą greičiau nei naudojant individualų kūrimą?

Taip, jei katalogas yra tiesiog produktų demonstravimas be integruotos apskaitos sistemos konkrečiam verslo procesui. 1001site dirbtinis intelektas užpildo katalogą naudodamas nuorodą į seną svetainę, informacijos srautą ar lentelę ir paskelbia svetainę per 2–7 minutes. Individualus kūrimas, kaip „Vertexelektro“, reikalingas, kai vitrina turi būti sklandžiai integruota su jos apskaitos sistema ir specialiu mokesčių režimu.

Kuo skiriasi pritaikyta CRM su apskaita nuo 1001site AI“ jau paruošto „internetinės parduotuvės“ režimo?

1001site dirbtinis intelektas yra paruoštas naudoti modelis: svetainė su pirkinių krepšeliu, užsakymų ir mokėjimo sistema surenkama naudojant stilių ir nuorodą, o išorinė apskaitos sistema gali prie jos prisijungti per API. Su „Vertexelektro“ CRM yra priešingai: apskaitos sistema, buhalterija ir vitrina buvo sukurti nuo nulio, atsižvelgiant į konkrečią mokesčių ir sandėlio logiką; šiam deriniui nėra paruošto šablono.

Kodėl ekrano kopijoje demonstracinė dalis tuščia? Juk projekte yra 30 000 produktų.

Šios apžvalgos metu projektas buvo paskutiniame testavimo etape – iki paleidimo dar buvo likę nedaug laiko. Ekrano kopijoje esanti skiltis „Smulkūs buitiniai prietaisai“ atidaryta be jokių produktų: tai yra bandomoji sąsajos versija prieš masinį katalogo įkėlimą; parduotuvė dar nebuvo užpildyta.

Šaltiniai

• Autoriaus įrašas Telegram kanale: https://t.me/promtvibeadd/442
• Ankstesnis įraše minimas projektas (lpkelektro.cz): https://t.me/promtvibeadd/378
• Kliento demonstracinė versija: https://vertexelektro.cz/
• Kliento CRM (viešas prisijungimo puslapis): https://ims.vertexelektro.cz/
• 1001site dirbtinio intelekto internetinės parduotuvės režimas: https://1001site.com/wiki/mode-shop/

Panašią apskaitos ir prekybos logiką galima rasti „lpkelektro.cz“, automobilių ardymo įmonės su ERP ir Telegram robotu, ir „banchem.sk“, CRM su klientų duomenų baze, atvejais. Jei jūsų užduotis paprastesnė, 1001site AI“ per kelias minutes sukuria svetainę ar internetinę parduotuvę iš nuorodos ar aprašymo ir prisijungia prie apskaitos sistemos per API.