Importas iš 1C automatiniam išmontavimui: likučiai ir brūkšniniai kodai be dublikatų

Ketvirtasis to paties CRM atvejo tyrimas Olego automobilių išmontavimo versle „Audi Resource“ Lucke. Paskutinį kartą įdiegėme kelių valiutų apskaitą pagal jo paties formulę. Šį kartą iššūkis buvo kitoks: sinchronizuoti sandėlį su 1C, kurią verslas naudoja jau daugelį metų, neliečiant pačios sistemos ir nereikalaujant niekam persikvalifikuoti.

Šiuos patobulinimus išsamiai aptarsime savo Telegram kanale.

Kodėl Olego automobilių išmontavimo įmonė nepaliko 1C?

Trumpai tariant: „1C“ sukaupė metų metus apskaitos, mokesčių ir balanso duomenų, o rizika ką nors sugadinti visiškai migruojant į kitą sistemą nusveria senosios sąsajos nepatogumus – todėl apskaitos sistemą palikome tokią, kokia ji yra, ir sinchronizavome duomenis su ja.

Daugeliui įmonių, kurios dešimtmečius saugojo apskaitą, „1C“ yra visų apskaitos, mokesčių ataskaitų ir balansų istorijos namai jau keletą metų. Perėjimas prie kitos sistemos yra rizikingas: perkėlimo metu kažkas gali pasimesti, buhalteris turi iš naujo mokytis, o sandėlis gali būti išsklaidytas kartu su faktiniais skaičiais.

Todėl Olego sprendimas buvo sujungti abi sistemas: 1C lieka apskaitos sistema, o „Audi Resource CRM“ produktus ir likučius iš jos gauna automatiškai – be rankinio perkėlimo.

Kaip CRM žino, kad produktas iš 1C yra tas pats?

Trumpai tariant: CRM identifikuoja produktą pagal jo vidinį 1C GUID – techninį identifikatorių, kuris nesikeičia, kai keičiasi straipsnio numeris ar kodas, – todėl pernumeravus kodus 1C, tam pačiam produktui CRM nesukuriama antra kortelė.

1C sistemoje kodai ir SKU laikui bėgant keičiasi: produktai perkeliami į kitą kategoriją, inventorizacijos metu numeruojami kitaip arba sujungiami. Jei CRM sistema remtųsi kodu, kiekvienas toks pakeitimas sukurtų dublikatą. Vietoj to, sistema naudoja vidinį 1C techninį identifikatorių (GUID), kuris niekada nesikeičia produktui, ir naudoja jį produktui identifikuoti perkraunant.

Įkeliant iš „Excel“ skaičiuoklės, stulpelis „Kodas“ atlieka šio identifikatoriaus vaidmenį: tai nuolatinis eilutės raktas, pagal kurį pakartotinis įkėlimas identifikuoja produktą ir atnaujina jo kortelę nesukuriant naujos.

Kurie laukai perkeliami iš 1C, o kurie lieka CRM?

Trumpai tariant: pavadinimas, numeris, gamintojas, kaina, kategorija, svoris, matmenys ir aprašymas siunčiami iš 1C į CRM, tačiau tuščias laukas 1C sistemoje neperrašo jau užpildyto lauko CRM sistemoje – sistema ima duomenis tik tuo atveju, jei jie iš tikrųjų egzistuoja.

Laukų sąrašas ir kiekvieno taisyklė:

1. Pavadinimas, numeris, gamintojas, kaina, kategorija, svoris ir matmenys, aprašymas – imami iš 1C su kiekvienu kroviniu.
2. Tuščias laukas 1C sistemoje neištrina užpildyto lauko CRM sistemoje. Jei vadovas rankiniu būdu pridėjo aprašymą CRM sistemoje ir laukas 1C sistemoje yra tuščias, įkėlus jį, jis nebus ištrintas.
3. CRM sistema automatiškai nustato automobilio markę ir modelį pagal produkto pavadinimą, tačiau tik pirmą kartą sukuriant kortelę. Vėliau šis laukas neperskaičiuojamas kiekvieną kartą įkeliant kortelę.

Ši logika apsaugo rankines sandėlio operacijas: vadovas gali patikslinti arba pridėti ką nors CRM sistemoje, o kita sinchronizacija su 1C to neperrašys.

Kaip CRM apskaičiuoja likučius perkraunant?

Trumpai tariant: pirmojo pakrovimo metu likutis nustatomas tiksliai taip pat, kaip ir 1C, o tada CRM atsižvelgia tik į likučio pokytį nuo ankstesnio pakrovimo – tai apsaugo nuo dvigubų nurašymų pardavimo metu, kurie skirtingose sistemose vyksta skirtingu greičiu.

Balanso logikos klaida tiesiogiai veikia išlaidas, todėl „Audi Resource CRM“ sistemoje ji suskirstyta taip:

1. Pirmasis krovinys nustato prekių kiekį tiksliai taip, kaip 1C - pradinį tašką.
2. Kiekvienas vėlesnis atsisiuntimas patvirtina tik 1C balanso pokytį nuo ankstesnio karto.
3. CRM sistemoje apdorotas, bet dar neįregistruotas 1C sandėlyje pardavimas kitą kartą pakrovus negrąžinamas į sandėlį. Įregistruotas 1C sandėlyje, jis nebus nurašytas dar kartą.
4. Tas pats veikia ir grąžinimams.
5. Prekės, kurių nebegalima įsigyti 1C sistemoje, pašalinamos iš sandėlio CRM sistemoje. Tai visada taikoma 1C atsarginėms kopijoms; įkeliant iš „Excel“, tam naudojamas atskiras žymimasis langelis „pilnas sąrašas“.

Be šios logikos duomenys dviejose sistemose – 1C ir CRM – greitai išsiskirtų: tai, kas buvo parduota CRM sistemoje, į 1C patektų kaip antras nurašymas, o ekrane rodomas atsargų kiekis nebeatitiktų tikrojo sandėlio kiekio.

Kas vyksta su brūkšniniais kodais ir etikečių spausdinimu?

Trumpai tariant: brūkšniniai kodai, kuriuos 1C jau priskyrė gaminiams, sinchronizavimo metu išsaugomi – sandėlyje esantis skaitytuvas randa detalę, naudodamas juos, taip pat, kaip rastų ją pačioje 1C.

Jei produktas jau turi 1C brūkšninio kodo lipduką (su būdingu prefiksu, pvz., „2000...“), CRM sistema produktui nepriskiria naujo kodo – skaitytuvas ir toliau jį randa naudodamas senąjį. Tą pačią brūkšninio kodo etiketę galite atsispausdinti atskirai nuo produkto kortelės 58x40 formatu.

Sandėlyje, kuriame jau buvo pritvirtinta šimtai etikečių, jų nereikia pakartotinai pritvirtinti, nes duomenys dabar tvarkomi dviejose sistemose vienu metu.

Ko negalima perkelti iš 1C – ir kodėl?

Trumpai tariant: paslaugos, pilnos prekės ir nuotraukos iš 1C neperkeliamos. Nuotraukų priežastis yra grynai techninė: 1C duomenų bazėje saugomi tik diske esančių failų keliai, o ne patys vaizdai.

Sąžiningos sinchronizacijos ribos – trys taškai:

1. Paslaugos nėra perkeliamos.
2. Sandėlyje esančios prekės nėra perkeliamos pilnai – CRM sistemoje yra tik tai, kas iš tikrųjų yra sandėlyje.
3. Nuotraukos neperkeliamos – 1C duomenų bazėje saugomi tik keliai į failus vietiniame diske arba įmonės serveryje; patys vaizdai ten nesaugomi. Galima perkelti tik fiziškai duomenų bazėje esančius vaizdus, todėl nuotraukos į CRM įkeliamos atskirai.

Atskirai: produktų publikavimas skelbimų lentose po įkėlimo nėra automatiškai įgalintas – tai atskiras veiksmas CRM sistemoje, o ne importavimo iš 1C pasekmė.

Kaip tai atrodo CRM sąsajoje?

Trumpai: „Audi Resource CRM“ nustatymuose yra atskiras ekranas pavadinimu „Importuoti iš 1C ir „Excel““ – čia galite įkelti 1C atsarginę kopiją (.bak) arba lentelę naudodami paruoštą šabloną, ten pat matoma ir įkėlimo istorija.

Importavimo ekrane siūlomos dvi parinktys: įkelti „Excel“ failą naudojant šabloną (vienas produktas, viena eilutė, stulpelis „Kodas“ yra nuolatinis raktas) arba 1C duomenų bazės atsarginę kopiją, jei sukonfigūruota prieiga prie 1C serverio. Šalia yra mygtukas su atsisiunčiamu šablonu ir atsisiuntimų istorijos žurnalu, kad galėtumėte matyti, kada ir kas paskutinį kartą buvo sinchronizuota.

Ta pati CRM sistema turi jau paruoštą integraciją su „uaavto.pro“ skelbimų lenta: skelbimų talpinimas nemokamas, su viena sąlyga: kaina turi būti mažesnė nei „OLX“, „Prom“ ir „Avtopro“. Šio atvejo analizės metu „Audi Resource“ dar nebuvo integravusi skelbimų lentų, tačiau ši funkcija jau yra integruota į sąsają ir gali būti aktyvuota be kūrimo, vos vienu spustelėjimu.

Kodėl apskritai sinchronizuoti 1C, jei lengviau pereiti prie kitos sistemos?

Trumpai tariant: sinchronizavimas yra praktiškas tarpinis žingsnis. Jis šiuo metu atleidžia vadovus nuo rankinio atsargų likučių įvedimo, o atsisiųstus duomenis galima naudoti bet kokiems tikslams: pardavimų analizei naudojant dirbtinį intelektą, darbuotojų užduočių stebėjimui arba tiesiog atnaujintos svetainės ir darbo skelbimų lentų palaikymui nedubliuojant darbo.

Šio atnaujinimo idėja paprasta: nereikia skubėti. Jei visiškai atsisakyti „1C“ neišvengiama – dėl apskaitos, mokesčių ar baimės ką nors sugadinti persikraustymo metu – pirmiausia galite automatizuoti duomenų mainus tarp „1C“ ir kitų sistemų. Tada su šiais duomenimis galite daryti ką norite: vieni integruoja dirbtinio intelekto pardavimų analizę, kiti stebi darbuotojų našumą, o dar kiti tiesiog nustoja švaistyti laiką rankiniu būdu perkeldami likučius į CRM ir svetainę kiekvieną savaitę.

Jei turite panašią užduotį – perkelti duomenis iš 1C į modernią apskaitos sistemą su dirbtinio intelekto analize – atvejo autorius gali pritaikyti šią sinchronizaciją jūsų duomenų bazei.

Kuo tai skiriasi nuo trijų ankstesnių to paties CRM atvejų?

Trumpai tariant: platforma visais keturiais atvejais yra ta pati, tačiau kiekvieną kartą konkrečiam klientui pridedamas konkretus funkcijų rinkinys – nuo detalės atpažinimo pagal nuotrauką iki sinchronizavimo su 1C.

Pastarieji du atvejai skirti tam pačiam klientui: pirmiausia „Audi Resource“ buvo įdiegta kelių valiutų apskaita, o vėliau, atskiro atnaujinimo būdu, sinchronizacija su 1C. Platformos pagrindas lieka nepakitęs: ji vienu metu sprendžia vieną konkrečią užduotį, be nereikalingų modulių, kurie užgriozdintų sandėlį.

Jei jums reikia paprastesnės svetainės su katalogu ir užsakymų priėmimu per Telegram ir WhatsApp – be 1C sinchronizavimo ar pasirinktinės atsargų logikos – galite ją sukurti naudodami 1001site “ dirbtinį intelektą. Jūs pasirenkate stilių, dirbtinis intelektas užpildo svetainę pagal jūsų nuorodą ar aprašymą, o „Internetinės parduotuvės“ režimas valdo krepšelį ir užsakymus be registracijos.

Kam tinka tokio tipo sinchronizavimas su 1C?

Trumpai tariant: šis paketas tinka įmonėms, kurios vienu metu atitinka kelias iš toliau nurodytų sąlygų, o ne tiems, kurie tiesiog naudoja 1C.

Derinys prasmingas, jei turite abu:

1. Apskaita 1C sistemoje buvo tvarkoma jau daugelį metų, todėl pereiti prie kitos sistemos yra rizikinga arba tiesiog nebūtina.
2. Likučiai keičiasi kiekvieną dieną, ir niekas neturi laiko rankiniu būdu jų kopijuoti CRM sistemoje ar svetainėje.
3. Produktai jau turi 1C brūkšninius kodus, ir aš nenoriu jų vėl klijuoti sandėlyje.
4. Būtina, kad tie patys duomenys būtų skelbiami tiek svetainėje, tiek skelbimų lentose be rankinio darbo.

Jei iš šio sąrašo aktualus tik paprastas tinklalapis su viena valiuta ir užsakymų priėmimu, be sinchronizacijos su 1C, tokį paketą galima surinkti 1001site dirbtinio intelekto „Internetinės parduotuvės“ režimu be individualaus kūrimo.

Skaitytojų klausimai

Kas nutiks, jei du kartus atsisiųsite tą pačią 1C atsarginę kopiją?

CRM nesukurs antros produkto kortelės. Produktas identifikuojamas pagal vidinį 1C GUID (Excel programoje – pagal stulpelį „Kodas“), todėl pakartotinis įkėlimas atnaujina esamą įrašą ir nesukuria dublikato.

Ar produktų nuotraukos bus perkeltos iš 1C?

Ne. 1C duomenų bazėje saugomi tik diske esančių failų keliai, o ne patys vaizdai, todėl nuotraukų perkelti neįmanoma – jos į CRM įkeliamos atskirai.

Ar man reikia atsisakyti 1C, kad gaučiau modernų sandėlį ir svetainę?

Nr. 1C išlieka apskaitos sistema, o CRM sinchronizuojasi su ja iš viršaus: ji ima atsargas ir likučius, o apskaita ir įprastos ataskaitos 1C išlieka.

Kuo ši byla skiriasi nuo trijų ankstesnių, susijusių su ta pačia CRM?

Pirmieji trys atvejai apėmė detalių atpažinimą pagal nuotrauką ir balsą (Adamas), automobilių kainas ir sąskaitas faktūras (Aleksandras) ir kelių valiutų apskaitą (Olegas). Šis atvejis susijęs su duomenų perkėlimu iš 1C be migracijos ir rankinio likučių įvedimo.

Šaltiniai

• Autoriaus įrašas Telegram kanale: https://t.me/promtvibeadd/456
• Ankstesnis atvejis: kelių valiutų apskaita tam pačiam automobilių ardymo aikštynui („Audi Resource“): https://1001site.com/blog/multivalyutnyj-uchet-dlya-avtorazborki/
• Atvejis: ERP + svetainė + Telegram “ robotas automobilių išmontavimui (razborkaua.pro): https://1001site.com/blog/erp-sajt-telegram-bot-ii-dlya-avtorazborki/
• Atvejo analizė: Automobilių išmontavimas. Automobilių kainos ir sąskaitos faktūros: https://1001site.com/blog/avtomatizaciya-avtorazborki/
• 1001site dirbtinio intelekto internetinės parduotuvės režimas, atsargų valdymas: https://1001site.com/wiki/mode-shop/

Kiti tos pačios CRM patobulinimai yra „razborkaua.pro“ ir „Audi Resource“ kelių valiutų apskaitos atvejų analizėse. O jei jūsų įmonė neturi 1C ir savo logistikos, 1001site AI“ sukuria svetainę su katalogu ir užsakymų priėmimu per Telegram ir WhatsApp vos per kelias minutes, be duomenų sinchronizavimo.