Könyvelés és egy 30 000 terméket kínáló online áruház: a Vertexelektro esettanulmánya

Egyik ügyfelünk, akinek júniusban leszállítottuk az lpkelektro.cz könyvelőrendszert és online áruházat, minket ajánlott partnereinek. Egyikük, a cseh Vertexelektro cég, már az első hívás előtt teljes bizalommal fordult hozzánk. A feladat nagyobb volt: könyvelés, mérlegelés és egy 30 000 terméket tartalmazó online áruház kiskereskedelem számára.

Az ilyen projektek elemzéseit teljes egészében közzéteszik a csatornán – az első összefoglalótól a befejező felvonásig: Telegram csatorna.

Hogyan vezetett egy ügyfél ajánlása egy 30 000 termékből álló projekthez

Májusban és júniusban mindössze egy hónap alatt építettünk fel egy könyvelőrendszert és online áruházat az lpkelektro.cz számára. Az eredmény felülmúlta az ügyfél elvárásait, és azonnal ajánlottak minket kollégáiknak és partnereiknek. Egyikük a Vertexelektro.

A különbség egy hideg megrendeléshez képest már az első perctől érezhető volt. A minket ajánló vezető már a gyakorlatban is látta munkánk eredményét, és a Vertexelektro nem töltött sok időt a kivitelező vizsgálatával, ahogy az az ilyen léptékű projekteknél jellemző.

Amire a Vertexelektronak szüksége volt

A Vertexelektro háztartási és kiselektronikai cikkeket értékesít kiskereskedelemben és saját üzletében; termékkínálata körülbelül 30 000 terméket tartalmaz. Három egymással összefüggő komponensre volt szükség: egy könyvelőrendszerre, egy üzletre az ügyfelek számára, valamint két különböző adórendszerhez tartozó pontos áfa-számításra egyszerre.

Egységes rendszer nélkül ezt a három feladatot külön kellett volna kezelni. A könyvelő manuálisan konszolidálta volna az értékesítést a kijelzőről, míg a különleges elbánás alá eső egyes termékek áfa-számítását egy külön táblázatban, a rendszeren kívül kezeltük volna. A számvitelt, a könyvelést és a kijelzőt a kezdetektől fogva egyetlen rendszerként terveztük meg, megosztott adatokkal.

Építsd fel online áruházadat 1001site mesterséges intelligenciájával

Hogyan működik a könyvelés két áfarendszerrel egyszerre?

A Vertexelektro rendszer egyes tranzakcióit egy speciális, a Cseh Köztársaságban "§ 90" néven ismert rendszer szerint dolgozzák fel: az áfát jogilag csak a vétel és az eladás közötti haszonkulcs alapján számítják ki. Az ims.vertexelektro.cz könyvelőrendszer (CRM) ezt a rendszert és a standard 21%-os áfát külön kezeli, de egyetlen programon belül – a könyvelőnek ehhez nincs szüksége külön táblázatokra.

A fenti képernyőkép egy havi ÁFA-jelentést mutat. Bal oldalon a standard 21%-os adórendszer (a teljes árra vonatkozó adó), jobb oldalon a speciális rendszer (csak a haszonkulcsra vonatkozó adó) látható, az összesítő oszlop pedig a „Hónap összesen” – ezt kell benyújtani a könyvelőnek. E megkülönböztetés nélkül a könyvelő manuálisan újraszámolná az egyes eladásokat, és eldöntené, hogy melyik rendszert alkalmazza minden alkalommal.

Hasonló logikát implementáltunk a különálló számításokhoz az lpkelektro.cz esettanulmányban. Ott a fő feladat több raktár egyidejű elszámolása volt.

Elemzés és dokumentumok testreszabása egy helyen

A Vertexelektro vezetője egyetlen képernyőn, dátumalapú diagramon látja a bevételt, a beszerzéseket, a haszonkulcsokat, a visszaküldéseket és a készpénzt, ahelyett, hogy ezeket az adatokat különálló jelentésekből kombinálná. A számlákon és szállítóleveleken nyomtatott vállalati adatok is ezen az irányítópulton kerülnek rögzítésre.

A jelentések rész (a felületen a „Sestavy”) három részt kínál: szállítók és értékesítéseik, készletérték és havi ÁFA – mindegyikből egyetlen kattintással részletes jelentés érhető el. Az alábbi grafikon a pénztárgép, a bevétel, a visszáruk és a teljes nyereség dinamikáját mutatja naponta a kiválasztott időszakra vonatkozóan.

Egy külön beállítási képernyő szabályozza, hogy mit lát a vevő a számlán: a céglogót, a banki adatokat, a banki átutalásos fizetésekhez használt bankszámlaszámot és az alapértelmezett áfakulcsot. Ez egy egyszeri beállítás, de enélkül minden dokumentumot manuálisan kellene feldolgozni.

Hogyan néz ki a Vertexelektro vitrin a vásárlók számára?

A vertexelektro.cz bemutatója egy mobil katalógus, amely háztartási gépek kategóriáit, keresési funkciót és két böngészési lehetőséget kínál: egy standard hírfolyamot és egy húzással vezérelhető navigációt, hasonlóan a társkereső alkalmazásokhoz. A vásárlók a felső ikon segítségével választhatnak ki egy kategóriát, és kényelmes formátumban böngészhetnek a termékek között.

A képernyőképen a „Kis háztartási gépek” kategória látható megnyitva, termékek listázása nélkül. Az áttekintés időpontjában a projekt a felület tesztelésének utolsó szakaszában volt – a 30 000 tételből álló teljes katalógusfeltöltés a kiszállítás után külön lépésként történt. Az üzlet és a CRM ugyanazon adatok alapján működik: amit a könyvelő készletként lát a CRM-ben, azt a vevő termékekként látja a katalógusban.

Egyedi fejlesztés vagy kész "Online áruház" mód – melyiket válasszam?

Egyedi fejlesztésre, mint a Vertexelektro fejlesztése, akkor van szükség, ha az üzlethelyiség nem választható el a számviteli és adózási logikájától. Az előre elkészített „Online áruház” mód akkor megfelelő, ha olyan üzlethelyiségre van szüksége, amelyen bevásárlókosár és rendelésfeldolgozás is található, és a számviteli rendszer külsőleg csatlakoztatható egy API-n keresztül – ez egy olyan szoftveres interfész, amely lehetővé teszi a két rendszer automatikus adatcseréjét.

1001site mesterséges intelligencia intelligenciájának „Online áruház” módja API-kulcson keresztül képes termékeket és készleteket fogadni egy külső könyvelési rendszertől, és cserébe értékesítési jelentéseket készíteni. A különbség az, hogy maga a könyvelési rendszer, akárcsak a Vertexelektro rendszere, külön épül fel egy adott üzleti folyamathoz. A használatra kész mód csak külsőleg, API-n keresztül csatlakozik egy ilyen rendszerhez.

Az eredmény és a következő lépés

Az ims.vertexelektro.cz CRM és a vertexelektro.cz webáruház működik: a különleges áfaszabályozás (§ 90) kiszámítása automatikusan és a standard szabályozástól függetlenül történik. A 30 000 tételes teljes katalógusfeltöltés egy külön lépésben történt meg a fő rendszer leszállítása után.

A technikai aspektusokon túl a projektnek marketing összetevője is volt: az ügyfél egyetlen hideghívás nélkül keresett meg minket – egy már ügyfelünknek számító kolléga ajánlására. A szájhagyomány az előző projektre épült: a szállítás időben érkezett, az eredmény pedig működik. Külön reklámkampányra nem volt szükség.

Kinek alkalmas ez a könyvelési és online áruházi megközelítés?

A könyvelés, a könyvelés és az üzlethelyiségek integrációja alkalmas olyan kiskereskedelmi vállalkozások számára, amelyek széles termékválasztékkal és egyedi adózási vagy raktári logikával rendelkeznek – pontosan ott, ahol egy előre elkészített megoldás nem elégíti ki teljes mértékben az igényeket. Ha a feladat egyszerűbb, és csak egy bevásárlókosárral és rendelési információkkal ellátott üzlethelyiségre van szükség, és a könyvelési rendszer már létezik, vagy egyáltalán nincs rá szükség, akkor ilyen léptékű egyedi fejlesztésre nincs szükség.

1. Azoknak a kiskereskedőknek, akiknek az árui különböző adórendszerek (normál ÁFA és a 90. § szerinti különleges rendszer, a haszonkulcson alapuló számítással) alá esnek, olyan CRM-re van szükségük, amely mindkét rendszert külön számítja ki.
2. Egy több tízezer tételt tartalmazó katalógus, amelynek meg kell egyeznie a raktári készlettel, ugyanazon adatokon alapuló megjelenítési és könyvelési rendszert igényel.
3. Egy egyszerű katalógus ilyen logika nélkül – gyorsabb egy weboldalt felépíteni 1001site AI- n, és külön csatlakoztatni a meglévő könyvelési rendszert.

Olvasói kérdések

Mi a "§ 90" szerinti különleges áfaszabályozás a Vertexelektro CRM-ben, és miért van rá szükség?

A Vertexelektro rendszer egyes tranzakcióit egy speciális, a Cseh Köztársaságban "§ 90" néven ismert szabályozás szerint dolgozzák fel: a törvény értelmében az áfát csak a vétel és az eladás közötti haszonkulcs alapján számítják ki. A CRM külön számítja ki a standard 21%-os szabályozást és ezt a speciális szabályozást, és nem keveri össze a kettőt. Enélkül a könyvelőnek manuálisan kellene könyvelnie az értékesítéseket a két rendszer között.

Lehetséges gyorsabban létrehozni egy 30 000 termékből álló katalógust, mint egyedi fejlesztéssel?

Igen, ha a katalógus egyszerűen egy termékbemutató, beépített számviteli rendszer nélkül egy adott üzleti folyamathoz. 1001site mesterséges intelligenciája a régi weboldalra, hírcsatornára vagy táblázatra mutató hivatkozás segítségével tölti fel a katalógust, és 2-7 perc alatt közzéteszi az oldalt. Egyedi fejlesztésre, mint amilyen a Vertexelektroé, akkor van szükség, ha a kirakatot zökkenőmentesen kell integrálni a számviteli rendszerével és egy speciális adórendszerrel.

Miben különbözik egy egyedi CRM könyveléssel 1001site AI előre konfigurált "Online áruház" módjától?

1001site mesterséges intelligencia egy használatra kész modell: egy bevásárlókosárral, rendelési és fizetési rendszerrel ellátott weboldalt egy stílus és link segítségével állítanak össze, és egy külső könyvelőrendszer API-n keresztül tud ehhez csatlakozni. A Vertexelektro CRM-jével pont fordított a helyzet: a könyvelőrendszert, a könyvelést és az üzlethelyiséget a nulláról építették fel, adott adózási és raktári logikához igazodva; ehhez a kombinációhoz nincs kész sablon.

Miért üres a képernyőképen látható bemutató? Végül is a projektnek 30 000 terméke van.

Ezen áttekintés idején a projekt a tesztelés utolsó szakaszában volt – az indítás még egy lépésnyire volt. A képernyőképen a „Kisgépek” rész termékek nélkül van nyitva: ez a felület tesztverziója a tömeges katalógus feltöltése előtt; az áruház még nem volt feltöltve.

Források

• A szerző bejegyzése Telegram csatornán: https://t.me/promtvibeadd/442
• A bejegyzésben hivatkozott korábbi projekt (lpkelektro.cz): https://t.me/promtvibeadd/378
• Ügyfél bemutató: https://vertexelektro.cz/
• Ügyfél CRM (nyilvános bejelentkezési oldal): https://ims.vertexelektro.cz/
• 1001site AI online áruház mód: https://1001site.com/wiki/mode-shop/

Hasonló számviteli és kereskedési logikát találhatunk az lpkelektro.cz, egy ERP-vel és Telegram bottal rendelkező autóbontó cég, valamint a banchem.sk, egy ügyféladatbázissal rendelkező CRM esetében. Ha a feladat egyszerűbb, 1001site AI percek alatt weboldalt vagy online áruházat épít egy linkből vagy leírásból, és API-n keresztül csatlakozik a számviteli rendszerhez.