Importálás az 1C-ből automatikus szétszereléshez: maradványok és vonalkódok duplikátumok nélkül

Oleg autószerelő vállalkozása, az Audi Resource, Luck, ugyanazon CRM negyedik esettanulmánya. Legutóbb a saját képlete alapján vezettük be a többpénznemes könyvelést. Ezúttal más volt a kihívás: a raktár szinkronizálása az 1C-vel, amelyet a vállalkozás már évek óta használ, anélkül, hogy magához a rendszerhez hozzányúlnánk, vagy bárkit újra kellene képezni.

Ezeket a fejlesztéseket teljes egészében megvitatjuk a Telegram csatornánkon.

Miért nem hagyta el Oleg autóbontó cége az 1C-t?

Röviden: az 1C évekre visszanyúló számviteli, adózási és mérlegadatokat halmozott fel, és egy másik rendszerre való teljes migráció során a tönkremenetel kockázata meghaladja a régi felület kellemetlenségeit – ezért a számviteli rendszert úgy hagytuk, ahogy van, és szinkronizáltuk vele az adatokat.

Sok olyan vállalkozás számára, amely évtizedek óta vezet nyilvántartásokat, az 1C az összes könyvelési, adóbevallási és mérlegelőzmény otthona több éven át. Egy másik rendszerre való áttérés kockázatokkal jár: valami elveszhet az átállás során, a könyvelőnek újra kell képeznie magát, és a raktár szétszóródhat az átállás során, a tényleges adatokkal együtt.

Ezért Oleg megoldása a két rendszer kombinálása volt: az 1C továbbra is a számviteli rendszer marad, az Audi Resource CRM pedig automatikusan – manuális átutalás nélkül – kapja meg tőle a termékeket és az egyenlegeket.

Honnan tudja a CRM, hogy az 1C-ből származó termék ugyanaz?

Röviden: a CRM a belső 1C GUID-ja alapján azonosítja a terméket – ez egy technikai azonosító, amely nem változik a cikkszám vagy a kód változásakor –, így az 1C-ben a kódok újraszámozása nem hoz létre második kártyát ugyanahhoz a termékhez a CRM-ben.

Az 1C-ben található kódok és SKU-k idővel változnak: a termékek átkerülnek egy másik kategóriába, a leltározás során más számozást kapnak, vagy a tételek összevonásra kerülnek. Ha a CRM a kódra támaszkodna, minden ilyen módosítás duplikációt hozna létre. Ehelyett a rendszer a belső 1C technikai azonosítót (GUID) használja, amely soha nem változik egy termék esetében, és ezt használja a termék azonosítására az újratöltéskor.

Excel táblázatból történő betöltéskor a „Kód” oszlop játssza ennek az azonosítónak a szerepét: ez egy állandó sorkulcs, amellyel az ismételt betöltés azonosítja a terméket, és frissíti a kártyáját anélkül, hogy újat hozna létre.

Mely mezők kerülnek át az 1C-ből, és melyek maradnak a CRM-ben?

Röviden: a név, darabszám, gyártó, ár, kategória, súly, méretek és leírás az 1C-ből a CRM-be kerül, de az 1C-ben lévő üres mező nem írja felül a CRM-ben már kitöltött mezőt – a rendszer csak akkor veszi át az adatot, ha az valóban létezik.

Mezők listája és az egyes mezők szabályai:

1. Név, darabszám, gyártó, ár, kategória, súly és méretek, leírás - minden rakománynál az 1C-ből veszik.
2. Egy üres mező az 1C-ben nem törli a kitöltött mezőt a CRM-ben. Ha egy vezető manuálisan adott hozzá egy leírást a CRM-ben, és a mező üres az 1C-ben, akkor a feltöltés nem törli azt.
3. A CRM automatikusan meghatározza az autó márkáját és modelljét a terméknév alapján, de csak a kártya első létrehozásakor. Ezt követően ez a mező nem kerül újraszámításra minden kártyafeltöltéskor.

Ez a logika védi a manuális raktári műveleteket: a vezető pontosíthat vagy hozzáadhat valamit a CRM-ben, és a következő, 1C-vel való szinkronizálás nem írja felül azt.

Hogyan számolja ki a CRM az egyenlegeket feltöltéskor?

Röviden: az első feltöltés pontosan úgy állítja be az egyenleget, mint az 1C-ben, és ezután a CRM csak az előző feltöltéstől való egyenlegváltozást veszi figyelembe – ez véd az értékesítés során előforduló dupla leírások ellen, amelyek különböző rendszerekben eltérő ütemben történnek.

Az egyenleglogikai hiba közvetlenül befolyásolja a költségeket, ezért az Audi Resource CRM-ben a következőképpen van strukturálva:

1. Az első rakomány pontosan az 1C-hez hasonlóan állítja be az áruk mennyiségét - a kiindulási pontot.
2. Minden további letöltés csak az 1C egyenlegének az előző alkalom óta bekövetkezett változását ellenőrzi.
3. A CRM-ben feldolgozott, de az 1C-ben még nem könyvelt értékesítés a következő berakodáskor nem kerül vissza a raktárba. Az 1C-ben könyvelés után nem kerül újra leírásra.
4. Ugyanez működik a visszaküldéseknél is.
5. Az 1C-ben már nem elérhető tételek eltávolításra kerülnek a raktárból a CRM-ben. Ez mindig így van az 1C biztonsági mentéseknél; Excelből való betöltéskor erre egy külön "teljes lista" jelölőnégyzetet használnak.

E logika nélkül a két rendszer – az 1C és a CRM – adatai gyorsan eltérnének egymástól: a CRM-ben eladott áruk második leírásként érkeznének meg az 1C-be, és a kijelzőn látható készlet már nem egyezne meg a tényleges raktárkészlettel.

Mi a helyzet a vonalkódokkal és a címkenyomtatással?

Röviden: az 1C által a termékekhez már hozzárendelt vonalkódok a szinkronizálás során megőrződnek – a raktárban lévő szkenner ugyanúgy megtalálja a használó alkatrészt, mint magában az 1C-ben.

Ha egy terméken már van 1C vonalkód matrica (jellegzetes előtaggal, például "2000..."), a CRM nem rendel hozzá új kódot a termékhez – a szkenner továbbra is a régi kóddal keresi meg azt. Ugyanezt a vonalkód címkét külön is kinyomtathatja a termékkártyáról 58x40 formátumban.

Egy olyan raktárban, ahol már több száz címkét helyeztek el, nincs szükség azok újbóli alkalmazására, egyszerűen azért, mert az adatokat most már két rendszerben kezelik egyszerre.

Mit nem lehet átvinni az 1C-ből - és miért?

Röviden: szolgáltatások, komplett áruk és fényképek nem kerülnek át az 1C-ből. A fényképek oka tisztán technikai: az 1C adatbázis csak a lemezen lévő fájlok elérési útját tárolja, magukat a képeket nem.

A tisztességes szinkronizáció határai - három pont:

1. A szolgáltatások nem kerülnek átruházásra.
2. A raktáron lévő tételek nem kerülnek teljes egészében áthelyezésre – a CRM csak a ténylegesen raktáron lévő tételeket tartalmazza.
3. A fényképek nem kerülnek átvitelre – az 1C adatbázis csak a helyi meghajtón vagy a céges szerveren található fájlok elérési útját tárolja; magukat a képeket ott nem tárolja. Csak az adatbázisban fizikailag jelen lévő képek vihetők át, így a fényképek külön kerülnek feltöltésre a CRM-be.

Külön: a termékek feltöltés utáni üzenőfalakon való közzététele nem engedélyezett automatikusan - ez egy külön művelet a CRM-en belül, nem az 1C-ből történő importálás következménye.

Hogy néz ez ki a CRM felületén?

Röviden: az Audi Resource CRM beállításaiban van egy külön képernyő, az úgynevezett "Importálás 1C-ből és Excelből" - itt tölthet fel egy 1C biztonsági mentést (.bak) vagy egy táblázatot egy kész sablon segítségével, és a feltöltési előzmények is ott láthatók.

Az importálási képernyő két lehetőséget kínál: feltölthet egy Excel fájlt sablonnal (egy termék, egy sor, a "Kód" oszlop egy állandó kulcs), vagy az 1C adatbázis biztonsági másolatát, ha az 1C szerverhez való hozzáférés konfigurálva van. Mellette egy gomb található a letölthető sablonnal és a letöltési előzményekkel, így láthatja, hogy mikor és mi volt utoljára szinkronizálva.

Ugyanez a CRM kész integrációval rendelkezik az uavto.pro apróhirdetési fórummal: a feladás ingyenes, egy feltétellel: az árnak alacsonyabbnak kell lennie, mint az OLX-en, a Promon és az Avtoprón. A jelen esettanulmány készítésekor az Audi Resource még nem integrálta az apróhirdetési fórumokat, de a funkció már be van építve a felületbe, és fejlesztés nélkül, egyetlen kattintással aktiválható.

Miért szinkronizáljuk egyáltalán az 1C-t, ha könnyebb átváltani egy másik rendszerre?

Röviden: a szinkronizálás egy praktikus köztes lépés. Ez mentesíti a vezetőket a készletek manuális bevitelétől, és a letöltött adatokat bármire felhasználhatják: értékesítés elemzésére mesterséges intelligencia segítségével, alkalmazotti feladatok nyomon követésére, vagy egyszerűen egy naprakész weboldal és álláshirdetési oldalak karbantartására a munka megkettőzése nélkül.

A frissítés mögötti ötlet egyszerű: nem kell sietni. Ha az 1C teljes elhagyása elkerülhetetlen – könyvelési, adózási vagy egy áthelyezés során bekövetkező törés miatt –, először automatizálhatja az adatcserét az 1C és más rendszerek között. Ezután azt tehet ezekkel az adatokkal, amit csak akar: egyesek integrálják a mesterséges intelligencián alapuló értékesítési elemzéseket, mások figyelemmel kísérik az alkalmazottak teljesítményét, és megint mások egyszerűen nem pazarolják az időt az egyenlegek heti manuális átvitelére a CRM-be és a weboldalra.

Ha hasonló feladata van – adatok átvitele az 1C-ből egy modern, mesterséges intelligencia elemzéssel rendelkező könyvelési rendszerbe –, az esettanulmány szerzője egyedileg megtervezheti ezt a szinkronizálást az adatbázisához.

Miben különbözik ez ugyanazon CRM három korábbi esetétől?

Röviden: a platform mind a négy esetben ugyanaz, de minden alkalommal egy adott funkciókészletet adnak hozzá egy adott klienshez - az alkatrész felismerésétől a fotó alapján az 1C-vel való szinkronizálásig.

Az utolsó két eset ugyanarra az ügyfélre vonatkozik: először az Audi Resource-nál valósították meg a többpénznemes elszámolást, majd egy külön frissítéssel az 1C-vel való szinkronizálást. A platform alapjai változatlanok maradtak: egyszerre egy adott feladatot old meg, felesleges modulok nélkül, amelyek elárasztanák a raktárat.

Ha egy egyszerűbb weboldalra van szükséged katalógussal és Telegram és WhatsApp keresztüli rendelésfelvétellel – 1C szinkronizálás vagy egyedi készletgazdálkodási logika nélkül –, akkor 1001site mesterséges intelligenciájával építheted fel. Te választod ki a stílust, a mesterséges intelligencia a linked vagy leírásod alapján tölti fel az oldalt, az „Online áruház” mód pedig regisztráció nélkül kezeli a kosarat és a rendeléseket.

Kinek alkalmas ez a fajta szinkronizáció az 1C-vel?

Röviden: ez a csomag azoknak a vállalkozásoknak hasznos, amelyeknél az alábbi feltételek közül több is egyszerre teljesül, nem pedig azoknak, akik egyszerűen csak az 1C-t használják.

A kombináció akkor értelmes, ha mindkettő megvan:

1. A könyvelést évek óta az 1C-ben végzik, és egy másik rendszerre való áttérés kockázatos vagy egyszerűen felesleges.
2. Az egyenlegek naponta változnak, és senkinek sincs ideje manuálisan lemásolni őket a CRM-ben vagy a weboldalon.
3. A termékek már rendelkeznek 1C vonalkódokkal, és nem akarom őket újra felragasztani a raktárban.
4. Szükséges, hogy ugyanazok az adatok kerüljenek fel mind a weboldalra, mind az üzenőfalakra, kézi munka nélkül.

Ha a listából csak egy egyszerű weboldal releváns egyetlen pénznemmel és megrendelések elfogadásával, 1C-vel való szinkronizálás nélkül, akkor egy ilyen csomag összeállítható 1001site AI "Online áruház" módjában egyedi fejlesztés nélkül.

Olvasói kérdések

Mi történik, ha kétszer tölti le ugyanazt az 1C biztonsági mentést?

A CRM nem hoz létre második termékkártyát. A terméket a belső 1C GUID azonosítja (Excelben a „Kód” oszlop), így az újbóli feltöltés frissíti a meglévő rekordot, és nem hoz létre duplikátumot.

Átkerülnek a termékfotók az 1C-ből?

Nem. Az 1C adatbázis csak a lemezen lévő fájlok elérési útját tárolja, magukat a képeket nem, így nincs lehetőség a fényképek átvitelére – azok külön töltődnek fel a CRM-be.

Le kell mondanom az 1C-ről, hogy modern raktárat és weboldalt kapjak?

Az 1C továbbra is a számviteli rendszer, és a CRM felülről szinkronizálódik vele: leltárt és egyenlegeket vesz fel, miközben a számvitel és az 1C-ben megszokott jelentések megmaradnak.

Miben különbözik ez az eset a három korábbitól, amelyek ugyanarról a CRM-ről szóltak?

Az első három eset az alkatrészfelismerést fénykép és hang alapján (Adam), az autóárakat és számlákat (Alexander), valamint a többpénznemes könyvelést (Oleg) érintette. Ez az eset az adatok 1C-ből történő migráció nélküli átviteléről és az egyenlegek manuális beviteléről szól.

Források

• A szerző bejegyzése Telegram csatornán: https://t.me/promtvibeadd/456
• Előző eset: többpénznemű könyvelés ugyanarra az autóbontó üzemre vonatkozóan (Audi Resource): https://1001site.com/blog/multivalyutnyj-uchet-dlya-avtorazborki/
• Esettanulmány: ERP + weboldal + Telegram bot autóbontáshoz (razborkaua.pro): https://1001site.com/blog/erp-sajt-telegram-bot-ii-dlya-avtorazborki/
• Esettanulmány: Autószerelés Autóárak és számlák: https://1001site.com/blog/avtomatizaciya-avtorazborki/
• 1001site AI online áruház mód, készletgazdálkodás: https://1001site.com/wiki/mode-shop/

Ugyanezen CRM további fejlesztései a razborkaua.pro és az Audi Resource többpénznemes könyvelési esettanulmányaiban találhatók. És ha vállalkozásának nincs 1C-je és saját logisztikája, 1001site AI mindössze néhány perc alatt, adatszinkronizálás nélkül létrehoz egy weboldalt katalógussal és rendelésfelvétellel Telegram és WhatsApp keresztül.