Облік та інтернет-магазин на 30 000 товарів: кейс Vertexelektro

Клієнт, для якого ми у червні здали систему обліку та інтернет-магазин lpkelektro.cz, порекомендував нас партнерам. Один з них – чеська компанія Vertexelektro – прийшов до нас із повною довірою ще до першого дзвінка. Завдання було більше: облік, бухгалтерія та інтернет-магазин для роздрібної торгівлі на 30 000 найменувань товарів.

Розбори таких проектів виходять у каналі цілком – від першого брифу до фінального акту: канал у Telegram.

Як рекомендація клієнта призвела до проекту на 30 000 товарів

У травні-червні ми побудували для lpkelektro.cz систему обліку та інтернет-магазин за один місяць. Результат перевершив очікування клієнта, і той без вагань порадив нас колегам та партнерам. Один з них - Vertexelektro.

Різниця з холодним замовленням відчувалася з першої хвилини. Керівник, який нас порекомендував, вже бачив результат нашої роботи на практиці – і Vertexelektro не став довго придивлятися до підрядника, як зазвичай буває на проектах такого масштабу.

Що потрібно було Vertexelektro

Vertexelektro продає побутову та дрібну електроніку через роздріб та власну вітрину; асортимент – близько 30 000 найменувань. Потрібні були три пов'язані речі: система обліку з бухгалтерією, вітрина для покупців та коректний розрахунок ПДВ відразу за двома різними режимами оподаткування.

Без зв'язки ці завдання вирішувалися б порізно. Бухгалтер зводив продажі з вітрини вручну, а розрахунок ПДВ для частини товарів з особливим режимом вівся б окремою таблицею за межами системи. Ми відразу проектували облік, бухгалтерію та вітрину як одну систему із загальними даними.

Зібрати свій інтернет-магазин на 1001site AI

Як влаштовано облік із двома режимами ПДВ одночасно?

Частина операцій у системі Vertexelektro проведена за особливим режимом, який у Чехії називають «§ 90»: ПДВ згідно із законом вважається лише з націнки між закупівлею та продажем. Система обліку (CRM) ims.vertexelektro.cz веде цей режим і звичайний ПДВ 21% окремо, але в одній програмі окремі таблиці бухгалтеру для цього не потрібні.

На скріншоті вище – місячний звіт з ПДВ. Зліва звичайний режим 21% (податок з повної ціни), справа особливий режим (податок тільки з націнки), і зведена колонка «Разом за місяць» - що здавати бухгалтеру. Без такого поділу бухгалтер перераховував би кожен продаж вручну і щоразу вирішував, який режим до нього застосувати.

Схожу логіку окремих розрахунків ми вже збирали в кейсі lpkelektro.cz. Там головним завданням був облік відразу за кількома складами.

Аналітика та налаштування документів в одному кабінеті

Керівник Vertexelektro бачить виручку, закупівлю, маржу, повернення та касу на одному екрані з графіком по датах, замість зводити ці цифри з окремих звітів. Тут же в кабінеті задають дані компанії, які друкуються на рахунках та накладних.

Розділ звітів («Sestavy» в інтерфейсі) дає три блоки: продавці та їх продаж, вартість складу та місячний ПДВ – кожен веде до детального звіту одним кліком. Графік нижче показує динаміку каси, виручки, повернень та підсумкового прибутку на днях вибраного періоду.

Окремий екран налаштувань відповідає за те, що бачить покупець на рахунку: логотип компанії, реквізити, номер рахунку для оплати переказом та ставку ПДВ за замовчуванням. Це разове налаштування, але без нього кожен документ довелося б оформляти вручну.

Який вигляд має вітрина Vertexelektro для покупців?

Вітрина vertexelektro.cz - мобільний каталог з категоріями побутової техніки, пошуком та двома способами перегляду: звичайною стрічкою та свайпом, як у додатках знайомств. Покупець обирає категорію іконкою зверху та гортає товари у зручному для нього форматі.

На скріншоті відкрито категорію «Малі побутові прилади» без товарів. Проект на момент розбору був на стадії завершення та тестування інтерфейсу – повне завантаження каталогу на 30 000 позицій робили окремим етапом після здачі. Вітрина і CRM працюють на тих самих даних: те, що бухгалтер бачить як залишок на складі в CRM, покупець бачить як товар у каталозі.

Кастомна розробка чи готовий режим «Інтернет-магазин» – що вибрати?

Кастомна технологія, як у Vertexelektro, потрібна, коли вітрину не можна відірвати від своєї логіки обліку та оподаткування. Готовий режим Інтернет-магазин підходить, якщо потрібна вітрина з кошиком і замовленням, а систему обліку можна підключити зовні через API - програмний інтерфейс, по якому дві системи обмінюються даними автоматично.

Режим «Інтернет-магазин» 1001site AI вміє отримувати товари та залишки від зовнішньої системи обліку по API-ключу та повідомляти їй про продаж у відповідь. Різниця в тому, що саму систему обліку, як у Vertexelektro, будують окремо – під конкретний бізнес-процес. Готовий режим лише підключається до такої розробки зовні через API.

Результат і що далі

CRM ims.vertexelektro.cz та вітрина vertexelektro.cz працюють: особливий режим ПДВ § 90 вважається автоматично та окремо від звичайного. Повне завантаження каталогу на 30 000 позицій було винесено в окремий етап після здачі основної системи.

Окрім техніки, цей проект має маркетингову сторону: замовник звернувся без жодного холодного контакту - за рекомендацією колеги, який вже був нашим клієнтом. Сарафанне радіо тут трималося на минулому проекті: здали вчасно, результат працює. Окремої рекламної кампанії для цього не потрібно.

Кому підходить такий підхід до обліку та інтернет-магазину?

Така зв'язка обліку, бухгалтерії та вітрини підходить роздрібному бізнесу з великим асортиментом та нестандартною логікою оподаткування чи складу – саме там, де коробкове рішення не покриває завдання цілком. Якщо завдання простіше і потрібна лише вітрина з кошиком та замовленням, а система обліку вже є чи не потрібна зовсім, кастомна розробка такого масштабу не потрібна.

1. Різниця з товарами на різних режимах оподаткування (звичайний ПДВ та особливий режим § 90 з розрахунком від націнки) - потрібна CRM, яка вважає обидва режими окремо.
2. Каталог на десятки тисяч позицій, який має збігатися із залишками на складі, - потрібні вітрина та облік на одних даних.
3. Простий каталог без такої логіки – швидше зібрати сайт на 1001site AI та підключити існуючу систему обліку окремо.

Запитання читачів

Що за особливий режим ПДВ § 90 в CRM Vertexelektro і навіщо він потрібен?

Частину операцій у системі Vertexelektro проведено за особливим режимом, який у Чехії називають «§ 90»: ПДВ за законом вважають лише з націнки між закупівлею та продажем. Звичайний режим 21% і цей особливий режим CRM вважає окремо і не плутає між собою - без цього бухгалтеру довелося б розносити продажі за двома системами вручну.

Чи можна зібрати каталог на 30 000 товарів швидше за кастомну розробку?

Так, якщо каталог - це просто вітрина з товарами, без убудованої системи обліку під конкретний бізнес-процес. 1001site AI наповнює каталог за посиланням на старий сайт, фід або таблицю та публікує сайт за 2-7 хвилин. Кастомна технологія, як у Vertexelektro, потрібна, коли вітрина має бути нерозривно пов'язана зі своєю бухгалтерією та особливим режимом оподаткування.

Чим кастомна CRM із бухгалтерією відрізняється від готового режиму «Інтернет-магазин» 1001site AI?

1001site AI - це готовий режим: сайт із кошиком, замовленням та оплатою збирається за стилем та посиланням, а зовнішня система обліку може підключатися до нього за API. З CRM Vertexelektro все навпаки: систему обліку, бухгалтерію та вітрину будували з нуля під конкретну логіку оподаткування та складу, готового шаблону для такої зв'язки немає.

Чому на скріншоті вітрини порожньо - адже проект про 30 000 товарів?

Проект на момент цього розбору був на стадії завершення та тестування – до запуску залишався ще крок. Розділ «Малі побутові прилади» на скріншоті відкритий без товарів: це тестове складання інтерфейсу перед масовим завантаженням каталогу, магазин ще не був наповнений.

Джерела

• Посада автора в Telegram -каналі: https://t.me/promtvibeadd/442
• Попередній проект, на який посилається пост (lpkelektro.cz): https://t.me/promtvibeadd/378
• Вітрина клієнта: https://vertexelektro.cz/
• CRM клієнта (публічна сторінка входу): https://ims.vertexelektro.cz/
• Режим "Інтернет-магазин" 1001site AI: https://1001site.com/wiki/mode-shop/

Схожа логіка обліку та торгівлі - у кейсах lpkelektro.cz, авторозбірки з ERP і Telegram -ботом і CRM з базою клієнтів banchem.sk. Якщо ваше завдання простіше - 1001site AI збирає сайт або інтернет-магазин за посиланням або описом за кілька хвилин, а систему обліку підключає через API.