Računovodstvo in spletna trgovina s 30.000 izdelki: študija primera Vertexetro

Stranka, za katero smo junija dobavili računovodski sistem in spletno trgovino lpkelektro.cz, nas je priporočila svojim partnerjem. Eden od njih, češko podjetje Vertexelektro, se je na nas obrnilo s popolnim zaupanjem že pred prvim klicem. Naloga je bila obsežnejša: računovodstvo, vodenje knjigovodstva in spletna trgovina za maloprodajo s 30.000 izdelki.

Analize takšnih projektov so v celoti objavljene na kanalu - od prvega povzetka do končnega dejanja: Telegram kanal.

Kako je priporočilo stranke privedlo do projekta s 30.000 izdelki

Maja in junija smo v samo enem mesecu zgradili računovodski sistem in spletno trgovino za lpkelektro.cz. Rezultat je presegel pričakovanja naročnika, ki nas je takoj priporočil svojim kolegom in partnerjem. Eden od njih je Vertexetro.

Razlika v primerjavi s hladnim naročilom je bila opazna že v prvi minuti. Vodja, ki nas je priporočil, je že videl rezultate našega dela v praksi, Vertexetro pa ni porabil veliko časa za natančno preverjanje izvajalca, kot je značilno za projekte tega obsega.

Kaj je Vertexelekto potreboval

Vertexetro prodaja gospodinjsko in malo elektroniko prek maloprodaje in lastne trgovine; njegova ponudba izdelkov obsega približno 30.000 artiklov. Potrebne so bile tri medsebojno povezane komponente: računovodski sistem, trgovina za stranke in natančni izračuni DDV za dva različna davčna režima hkrati.

Brez enotnega sistema bi se te tri naloge obravnavale ločeno. Računovodja bi ročno konsolidiral prodajo iz prikaza, medtem ko bi se izračuni DDV za nekatere izdelke, za katere velja posebna obravnava, obravnavali v ločeni preglednici zunaj sistema. Računovodstvo, knjigovodstvo in prikaz smo že od začetka zasnovali kot enoten sistem s skupnimi podatki.

Zgradite svojo spletno trgovino z umetno inteligenco 1001site

Kako računovodstvo deluje z dvema režimoma DDV hkrati?

Nekatere transakcije v sistemu Vertexelektro se obdelujejo po posebnem režimu, ki je na Češkem znan kot "§ 90": DDV se zakonito obračunava le od marže med nakupom in prodajo. Računovodski sistem (CRM) ims.vertexeelektro.cz ta režim in standardni 21-odstotni DDV upravlja ločeno, vendar znotraj enega programa – računovodja za to ne potrebuje ločenih tabel.

Zgornji posnetek zaslona prikazuje mesečno poročilo o DDV. Na levi je standardni 21-odstotni davčni režim (davek na polno ceno), na desni je posebni režim (davek samo na maržo), povzetek pa je»Skupaj za mesec« – kaj je treba predložiti računovodji. Brez te razlike bi računovodja ročno preračunal vsako prodajo in se vsakič odločil, kateri režim bo uporabil.

Podobno logiko za ločene izračune smo že implementirali v študiji primera lpkelektro.cz. Tam je bila glavna naloga hkratno obračunavanje več skladišč.

Analitika in prilagajanje dokumentov na enem mestu

Vodja podjetja Vertexetro vidi prihodke, nakupe, marže, donose in denar na enem samem zaslonu z datumskim grafikonom, namesto da bi te številke združil iz ločenih poročil. Podatki o podjetju, natisnjeni na računih in dobavnicah, se prav tako vnesejo v to nadzorno ploščo.

Razdelek s poročili (v vmesniku»Sestavy«) ponuja tri razdelke: dobavitelje in njihovo prodajo, vrednost zalog in mesečni DDV – vsak z enim samim klikom vodi do podrobnega poročila. Spodnji graf prikazuje dinamiko blagajne, prihodkov, donosov in skupnega dobička po dnevih za izbrano obdobje.

Ločen zaslon z nastavitvami nadzoruje, kaj kupec vidi na računu: logotip podjetja, bančne podatke, številko bančnega računa za plačila z bančnim nakazilom in privzeto stopnjo DDV. To je enkratna nastavitev, vendar bi bilo brez nje treba vsak dokument obdelati ročno.

Kako je vitrina Vertexetro videti v očeh strank?

Predstavitev vertexelektro.cz je mobilni katalog s kategorijami gospodinjskih aparatov, funkcijo iskanja in dvema možnostma brskanja: standardnim virom in navigacijo s potegom, podobno kot v aplikacijah za zmenke. Kupci izberejo kategorijo z ikono na vrhu in brskajo po izdelkih v priročni obliki.

Posnetek zaslona prikazuje odprto kategorijo»Mali gospodinjski aparati« brez navedenih izdelkov. V času pregleda je bil projekt v zaključni fazi testiranja vmesnika – nalaganje celotnega kataloga s 30.000 artikli je bilo opravljeno kot ločen korak po dostavi. Trgovina in CRM delujeta na podlagi istih podatkov: kar računovodja v CRM-ju vidi kot zalogo, stranka v katalogu vidi kot izdelke.

Razvoj po meri ali že pripravljen način»Spletna trgovina« – katerega izbrati?

Razvoj po meri, kot je Vertexetrov, je potreben, kadar spletne trgovine ni mogoče ločiti od računovodske in davčne logike. Že pripravljen način»Spletna trgovina« je primeren, če potrebujete spletno trgovino z nakupovalno košarico in obdelavo naročil, računovodski sistem pa je mogoče zunanje povezati prek API-ja – programskega vmesnika, ki omogoča samodejno izmenjavo podatkov med obema sistemoma.

Način»Spletna trgovina« sistema 1001site AI lahko prek API ključa prejema izdelke in zaloge iz zunanjega računovodskega sistema ter v zameno poroča o prodaji. Razlika je v tem, da je sam računovodski sistem, tako kot sistem Vertexetro, zgrajen ločeno za določen poslovni proces. Način, ki je pripravljen za uporabo, se s takim sistemom poveže le zunanje, prek API-ja.

Rezultat in kaj sledi

CRM ims.vertexeelektro.cz in trgovina vertexeelektro.cz delujeta: posebni režim DDV (§ 90) se izračuna samodejno in ločeno od standardnega režima. Celotno nalaganje kataloga s 30.000 artikli je bilo opravljeno v ločenem koraku po dobavi glavnega sistema.

Poleg tehničnih vidikov je imel ta projekt tudi trženjsko komponento: stranka nas je kontaktirala brez enega samega hladnega klica – na priporočilo kolega, ki je bil že naša stranka. Ustno izročilo je bilo zasnovano na prejšnjem projektu: dobava je bila pravočasna in rezultat deluje. Ločena oglaševalska kampanja ni bila potrebna.

Za koga je primeren ta pristop k računovodstvu in spletnim trgovinam?

Ta integracija računovodstva, knjigovodstva in prodajnega prostora je primerna za maloprodajna podjetja z veliko ponudbo izdelkov in edinstveno davčno ali skladiščno logiko – ravno tam, kjer vnaprej izdelana rešitev ne zadosti v celoti potrebam. Če je naloga preprostejša in je potrebna le prodajna površina z nakupovalno košarico in podatki o naročilu, računovodski sistem pa je že vzpostavljen ali sploh ni potreben, razvoj po meri v takšnem obsegu ni potreben.

1. Trgovci na drobno z blagom v različnih davčnih režimih (redni DDV in posebni režim § 90 z izračunom na podlagi marže) potrebujejo CRM, ki oba režima izračunava ločeno.
2. Katalog, ki vsebuje več deset tisoč artiklov, ki se morajo ujemati z zalogo v skladišču, zahteva sistem prikaza in računovodstva, ki temelji na istih podatkih.
3. Preprost katalog brez takšne logike – hitreje je zgraditi spletno stran na 1001site AI in ločeno povezati obstoječi računovodski sistem.

Vprašanja bralcev

Kaj je poseben režim DDV "§ 90" v Vertexetro CRM in zakaj je potreben?

Nekatere transakcije v sistemu Vertexelektro se obdelujejo po posebnem režimu, ki je na Češkem znan kot "§ 90": po zakonu se DDV obračunava le od marže med nakupom in prodajo. CRM izračuna standardni 21-odstotni režim in ta posebni režim ločeno in ju ne zamenjuje. Brez tega bi moral računovodja ročno knjižiti prodajo med obema sistemoma.

Ali je mogoče zgraditi katalog s 30.000 izdelki hitreje kot z razvojem po meri?

Da, če je katalog zgolj predstavitev izdelkov, brez vgrajenega računovodskega sistema za določen poslovni proces. 1001site AI napolni katalog s povezavo do starega spletnega mesta, vira ali tabele in objavi spletno mesto v 2–7 minutah. Razvoj po meri, kot je Vertexetro, je potreben, kadar je treba trgovino brezhibno integrirati z računovodskim sistemom in posebnim davčnim režimom.

Kakšna je razlika med prilagojenim CRM-jem z računovodstvom in že pripravljenim načinom»Spletna trgovina« 1001site AI?

1001site AI je model, ki je pripravljen za uporabo: spletna stran z nakupovalno košarico, sistemom za naročila in plačila je sestavljena z uporabo sloga in povezave, zunanji računovodski sistem pa se lahko nanjo poveže prek API-ja. Pri Vertexetrovem CRM-ju je ravno obratno: računovodski sistem, knjigovodstvo in trgovina so bili zgrajeni iz nič za specifično davčno in skladiščno logiko; za to kombinacijo ni vnaprej pripravljene predloge.

Zakaj je vitrina na posnetku zaslona prazna? Navsezadnje ima projekt 30.000 izdelkov.

V času te recenzije je bil projekt v zadnji fazi testiranja – do lansiranja je bilo še vedno le korak. Razdelek»Mali gospodinjski aparati« na posnetku zaslona je odprt brez kakršnih koli izdelkov: to je testna različica vmesnika pred nalaganjem kataloga v velikem obsegu; trgovina še ni bila napolnjena.

Viri

• Avtorjeva objava na Telegram kanalu: https://t.me/promtvibeadd/442
• Prejšnji projekt, na katerega se sklicuje objava (lpkelektro.cz): https://t.me/promtvibeadd/378
• Predstavitev za stranke: https://vertexelektro.cz/
• CRM za stranke (javna prijavna stran): https://ims.vertexelektro.cz/
• Način spletne trgovine 1001site AI: https://1001site.com/wiki/mode-shop/

Podobno računovodsko in trgovalno logiko lahko najdemo v primerih lpkelektro.cz, podjetja za razstavljanje avtomobilov z ERP in Telegram botom, ter banchem.sk, CRM z bazo podatkov o strankah. Če je vaša naloga preprostejša, 1001site AI v nekaj minutah zgradi spletno mesto ali spletno trgovino iz povezave ali opisa in se prek API-ja poveže z računovodskim sistemom.