Uvoz iz 1C za razstavljanje avtomobilov: ostanki in črtne kode brez dvojnikov

Četrta študija primera istega CRM-ja za Olegovo podjetje za razstavljanje avtomobilov, Audi Resource, Lutsk. Nazadnje smo uvedli večvalutno računovodstvo po njegovi lastni formuli. Tokrat je bil izziv drugačen: sinhronizacija skladišča z 1C, ki ga podjetje uporablja že vrsto let, ne da bi se dotaknili samega sistema ali zahtevali od kogar koli prekvalifikacijo.

O teh izboljšavah bomo podrobneje razpravljali v našem Telegram kanalu.

Zakaj Olegovo podjetje za razstavljanje avtomobilov ni zapustilo 1C?

Skratka: 1C je nabral leta računovodskih, davčnih in bilančnih podatkov, tveganje, da bi se kaj pokvarilo med popolno selitvijo na drug sistem, pa odtehta nevšečnosti starega vmesnika – zato smo računovodski sistem pustili takšen, kot je, in podatke sinhronizirali z njim.

Za mnoga podjetja, ki že desetletja vodijo evidence, je 1C že več let dom vsega računovodstva, davčnega poročanja in zgodovine bilanc. Prehod na drug sistem prinaša tveganja: med selitvijo se lahko kaj izgubi, računovodja se mora prekvalificirati, skladišče pa se lahko med prehodom razprši skupaj z dejanskimi številkami.

Zato je bila Olegova rešitev združitev obeh sistemov: 1C ostaja računovodski sistem, Audi Resource CRM pa samodejno prejema izdelke in stanja iz njega – brez ročnega prenosa.

Kako CRM ve, da je izdelek iz 1C enak?

Skratka: CRM identificira izdelek po njegovem internem 1C GUID-u – tehničnem identifikatorju, ki se ne spremeni, ko se spremeni številka artikla ali koda – zato preštevilčenje kod v 1C ne ustvari druge kartice za isti izdelek v CRM-ju.

Kode in SKU-ji v 1C se sčasoma spreminjajo: izdelki se premaknejo v drugo kategorijo, med popisom inventure dobijo drugačno številko ali pa se artikli združijo. Če bi se CRM zanašal na kodo, bi vsaka taka sprememba ustvarila dvojnik. Namesto tega sistem uporablja interni tehnični identifikator 1C (GUID), ki se za izdelek nikoli ne spremeni, in ga uporablja za identifikacijo izdelka pri ponovnem nalaganju.

Pri nalaganju iz Excelove preglednice stolpec»Koda« igra vlogo tega identifikatorja: to je trajni ključ vrstice, s katerim ponovljeno nalaganje identificira izdelek in posodobi njegovo kartico, ne da bi ustvarilo novo.

Katera polja se prenesejo iz 1C in katera ostanejo v CRM?

Skratka: ime, številka, proizvajalec, cena, kategorija, teža, dimenzije in opis se pošljejo iz 1C v CRM, vendar prazno polje v 1C ne prepiše že izpolnjenega polja v CRM - sistem podatke sprejme le, če dejansko obstajajo.

Seznam polj in pravilo za vsako:

1. Ime, številka, proizvajalec, cena, kategorija, teža in dimenzije, opis - vzeto iz 1C z vsakim tovorom.
2. Prazno polje v 1C ne izbriše izpolnjenega polja v CRM. Če je vodja ročno dodal opis v CRM in je polje v 1C prazno, ga nalaganje ne bo izbrisalo.
3. CRM samodejno določi znamko in model avtomobila iz imena izdelka, vendar le ob prvem ustvarjanju kartice. Posledično se to polje ne preračunava vsakič, ko se kartica naloži.

Ta logika ščiti ročne operacije skladišča: vodja lahko v CRM-ju nekaj pojasni ali doda, naslednja sinhronizacija z 1C pa tega ne bo prepisala.

Kako CRM izračuna stanje pri ponovnem nalaganju?

Skratka: pri prvem nalaganju se stanje nastavi natanko tako kot v 1C, nato pa CRM upošteva le spremembo stanja od prejšnjega nalaganja – to ščiti pred dvojnimi odpisi med prodajo, ki se v različnih sistemih pojavljajo z različnimi hitrostmi.

Napaka v logiki bilance neposredno vpliva na stroške, zato je v Audi Resource CRM strukturirana takole:

1. Prva obremenitev nastavi količino blaga točno tako kot v 1C - izhodišče.
2. Vsak naslednji prenos samo preveri spremembo stanja v 1C od prejšnjega.
3. Prodaja, ki je bila obdelana v CRM-ju, vendar še ni bila knjižena v 1C, se ob naslednjem nalaganju ne vrne v skladišče. Ko je knjižena v 1C, ne bo več odpisana.
4. Enako velja za vračila.
5. Artikli, ki niso več na voljo v 1C, se odstranijo iz skladišča v CRM. To vedno velja za varnostne kopije 1C; pri nalaganju iz Excela se za to uporablja ločeno potrditveno polje»celoten seznam«.

Brez te logike bi se podatki v obeh sistemih – 1C in CRM – hitro razhajali: tisto, kar je bilo prodano v CRM, bi v 1C prispelo kot drugi odpis, zaloga na zaslonu pa se ne bi več ujemala z dejanskim stanjem v skladišču.

Kaj se dogaja s črtnimi kodami in tiskanjem etiket?

Skratka: črtne kode, ki jih je 1C že dodelil izdelkom, se med sinhronizacijo ohranijo - skener v skladišču najde del z njihovo uporabo na enak način, kot bi ga našel v samem 1C.

Če ima izdelek že nalepko s črtno kodo 1C (z značilno predpono, kot je "2000..."), CRM izdelku ne dodeli nove kode – skener ga še naprej išče s staro. Isto nalepko s črtno kodo lahko natisnete ločeno s kartice izdelka v formatu 58x40.

V skladišču, kjer je že nameščenih na stotine oznak, jih ni treba ponovno nameščati, preprosto zato, ker se podatki zdaj upravljajo v dveh sistemih hkrati.

Česa ni mogoče prenesti iz 1C - in zakaj?

Skratka: storitve, celotno blago in fotografije se ne prenašajo iz 1C. Razlog za fotografije je zgolj tehničen: baza podatkov 1C shranjuje le poti do datotek na disku, ne pa samih slik.

Meje poštene sinhronizacije - tri točke:

1. Storitve se ne prenesejo.
2. Artikli, ki so na zalogi, se ne prenesejo v celoti – CRM vsebuje le tisto, kar je dejansko na zalogi.
3. Fotografije se ne prenesejo – baza podatkov 1C shranjuje le poti do datotek na lokalnem disku ali strežniku podjetja; same slike se tam ne shranjujejo. Prenesejo se lahko samo slike, ki so fizično prisotne v bazi podatkov, zato se fotografije v CRM naložijo ločeno.

Ločeno: objavljanje izdelkov na oglasnih deskah po nalaganju ni samodejno omogočeno - to je ločeno dejanje znotraj CRM-ja, ne posledica uvoza iz 1C.

Kako to izgleda v vmesniku CRM?

Na kratko: v nastavitvah Audi Resource CRM je ločen zaslon z imenom "Uvozi iz 1C in Excela" - tukaj lahko naložite varnostno kopijo 1C (.bak) ali tabelo z uporabo že pripravljene predloge, tam pa je vidna tudi zgodovina nalaganja.

Zaslon za uvoz ponuja dve možnosti: nalaganje Excelove datoteke z uporabo predloge (en izdelek, ena vrstica, stolpec»Koda« je trajni ključ) ali varnostno kopijo baze podatkov 1C, če je konfiguriran dostop do strežnika 1C. Zraven je gumb s predlogo, ki jo je mogoče prenesti, in dnevnik zgodovine prenosov, da lahko vidite, kdaj in kaj je bilo nazadnje sinhronizirano.

Isti CRM ima že pripravljeno integracijo z oglasno desko uaavto.pro: objava je brezplačna, z enim pogojem: cena mora biti nižja kot na OLX, Prom in Avtopro. V času te študije primera Audi Resource še ni integriral oglasnih desk, vendar je funkcija že vgrajena v vmesnik in jo je mogoče aktivirati brez razvoja, z enim samim klikom.

Zakaj bi sploh sinhronizirali 1C, če je lažje preklopiti na drug sistem?

Skratka: sinhronizacija je praktičen vmesni korak. Vodje takoj razbremeni ročnega vnosa stanja zalog, nato pa lahko prenesene podatke uporabite za karkoli želite: analizo prodaje z umetno inteligenco, spremljanje nalog zaposlenih ali preprosto vzdrževanje posodobljene spletne strani in oglasnih desk brez podvajanja dela.

Ideja te nadgradnje je preprosta: ni treba hiteti. Če se popolni opustitvi 1C ni mogoče izogniti – zaradi računovodstva, davkov ali strahu pred okvaro med selitvijo – lahko najprej avtomatizirate izmenjavo podatkov med 1C in drugimi sistemi. Nato lahko s temi podatki počnete, kar želite: nekateri integrirajo analizo prodaje z umetno inteligenco, drugi spremljajo uspešnost zaposlenih, tretji pa preprosto nehajo izgubljati čas z ročnim prenosom stanja v CRM in na spletno mesto vsak teden.

Če imate podobno nalogo – prenos podatkov iz 1C v sodoben računovodski sistem z analizo umetne inteligence – lahko avtor primera to sinhronizacijo prilagodi vaši bazi podatkov.

Kakšna je razlika med tem in tremi prejšnjimi primeri istega CRM-ja?

Skratka: platforma je za vse štiri primere enaka, vendar se vsakič za določenega odjemalca doda določen nabor funkcij - od prepoznavanja delov po fotografiji do sinhronizacije z 1C.

Zadnja dva primera sta za istega naročnika: najprej je bilo za Audi Resource implementirano večvalutno računovodstvo, nato pa je bila z ločeno nadgradnjo izvedena sinhronizacija z 1C. Osnova platforme ostaja nespremenjena: rešuje eno specifično nalogo naenkrat, brez nepotrebnih modulov, ki bi zapolnili skladišče.

Če potrebujete preprostejšo spletno stran s katalogom in sprejemanjem naročil prek Telegram in WhatsApp – brez sinhronizacije 1C ali logike zalog po meri – jo lahko zgradite z uporabo umetne inteligence 1001site. Izberete slog, umetna inteligenca napolni spletno stran na podlagi vaše povezave ali opisa, način»Spletna trgovina« pa upravlja košarico in naročila brez registracije.

Za koga je ta vrsta sinhronizacije z 1C primerna?

Skratka: ta paket je smiseln za podjetja, ki imajo hkrati izpolnjenih več spodnjih pogojev, ne pa za vse, ki preprosto uporabljajo 1C.

Kombinacija je smiselna, če imate oboje:

1. Računovodstvo se že leta vodi v 1C, prehod na drug sistem pa je tvegan ali preprosto nepotreben.
2. Stanja se spreminjajo vsak dan in nihče nima časa, da bi jih ročno podvajal v CRM ali na spletni strani.
3. Izdelki že imajo 1C črtne kode in jih v skladišču ne želim ponovno lepiti.
4. Nujno je, da so isti podatki objavljeni tako na spletni strani kot na oglasnih deskah brez ročnega dela.

Če je edina pomembna stvar s tega seznama preprosto spletno mesto z eno samo valuto in sprejemanjem naročil, brez sinhronizacije z 1C, je takšen paket mogoče sestaviti v načinu "Spletna trgovina" 1001site AI brez razvoja po meri.

Vprašanja bralcev

Kaj se zgodi, če isto varnostno kopijo 1C prenesete dvakrat?

CRM ne bo ustvaril druge kartice izdelka. Izdelek je identificiran z internim 1C GUID-jem (v Excelu s stolpcem»Koda«), zato ponovno nalaganje posodobi obstoječi zapis in ne ustvari dvojnika.

Ali bodo fotografije izdelkov prenesene iz 1C?

Ne. Baza podatkov 1C shranjuje samo poti do datotek na disku, ne pa samih slik, zato fotografij ni mogoče prenesti – v CRM se naložijo ločeno.

Ali se moram odpovedati 1C, da dobim sodobno skladišče in spletno stran?

Št. 1C ostaja računovodski sistem, CRM pa se z njim sinhronizira od zgoraj: izvaja inventuro in saldo, medtem ko računovodstvo in znana poročila v 1C ostajajo.

V čem se ta primer razlikuje od prejšnjih treh o istem CRM-ju?

Prvi trije primeri so zajemali prepoznavanje delov s fotografijo in glasom (Adam), cene avtomobilov in račune (Alexander) ter večvalutno računovodstvo (Oleg). Ta primer se nanaša na prenos podatkov iz 1C brez migracije in brez ročnega vnosa stanj.

Viri

• Avtorjeva objava na Telegram kanalu: https://t.me/promtvibeadd/456
• Predhodni primer: večvalutno računovodstvo za isto avtorazgradnjo (Audi Resource): https://1001site.com/blog/multivalyutnyj-uchet-dlya-avtorazborki/
• Primer: ERP + spletna stran + Telegram bot za razstavljanje avtomobilov (razborkaua.pro): https://1001site.com/blog/erp-sajt-telegram-bot-ii-dlya-avtorazborki/
• Študija primera: Razstavljanje avtomobilov, cene in računi za avtomobile: https://1001site.com/blog/avtomatizaciya-avtorazborki/
• Način spletne trgovine 1001site AI, nadzor zalog: https://1001site.com/wiki/mode-shop/

Druge izboljšave istega CRM-ja so v študijah primerov večvalutnega računovodstva razborkaua.pro in Audi Resource. In če vaše podjetje nima 1C in lastne logistike, vam 1001site AI v nekaj minutah, brez sinhronizacije podatkov, zgradi spletno mesto s katalogom in sprejemanjem naročil prek Telegram in WhatsApp.