Účtovníctvo a internetový obchod s 30 000 produktmi: prípadová štúdia Vertexetro

Klient, ktorému sme v júni dodali účtovný systém a internetový obchod lpkelektro.cz, nás odporučil svojim partnerom. Jeden z nich, česká spoločnosť Vertexelektro, sa na nás obrátila s úplnou dôverou ešte pred prvým telefonátom. Úloha bola rozsiahlejšia: účtovníctvo, vedenie účtovných kníh a internetový obchod pre maloobchod s 30 000 produktmi.

Analýzy takýchto projektov sú publikované v plnom znení na kanáli - od prvého zadania až po záverečný akt: Telegram kanál.

Ako odporúčanie klienta viedlo k projektu s 30 000 produktmi

V máji a júni sme pre lpkelektro.cz za jediný mesiac vybudovali účtovný systém a internetový obchod. Výsledok predčil očakávania klienta a okamžite nás odporučili svojim kolegom a partnerom. Jedným z nich je aj Vertexetro.

Rozdiel oproti objednávke za studena bol badateľný už od prvej minúty. Manažér, ktorý nás odporučil, už videl výsledky našej práce v praxi a Vertexetro nevenovalo veľa času skúmaniu dodávateľa, ako je to typické pre projekty tohto rozsahu.

Čo Vertexelekto potreboval

Spoločnosť Vertexelektro predáva domácu a malú elektroniku prostredníctvom maloobchodu a vlastnej predajne; jej sortiment zahŕňa približne 30 000 položiek. Boli potrebné tri vzájomne prepojené komponenty: účtovný systém, predajňa pre zákazníkov a presné výpočty DPH pre dva rôzne daňové režimy súčasne.

Bez jednotného systému by sa tieto tri úlohy riešili samostatne. Účtovník by manuálne konsolidoval predaj zo zobrazovania, zatiaľ čo výpočty DPH pre určité produkty, na ktoré sa vzťahuje osobitný režim, by sa spracovávali v samostatnej tabuľke mimo systému. Účtovníctvo, vedenie účtovných kníh a zobrazovanie sme od začiatku navrhli ako jeden systém so zdieľanými údajmi.

Vytvorte si svoj online obchod s umelou inteligenciou 1001site

Ako funguje účtovníctvo s dvoma režimami DPH súčasne?

Niektoré transakcie v systéme Vertexeelektro sú spracované v rámci špeciálneho režimu, ktorý je v Českej republike známy ako „§ 90“: DPH sa zo zákona vypočítava iba z prirážky medzi nákupom a predajom. Účtovný systém (CRM) ims.vertexeelektro.cz spravuje tento režim a štandardnú 21 % DPH samostatne, ale v rámci jedného programu – účtovník na to nepotrebuje samostatné tabuľky.

Snímka obrazovky vyššie zobrazuje mesačný výkaz DPH. Vľavo je štandardný 21 % daňový režim (daň z plnej ceny), vpravo je špeciálny režim (daň iba z prirážky) a súhrnný stĺpec je „Celkom za mesiac“ – čo sa má predložiť účtovníkovi. Bez tohto rozlišovania by účtovník manuálne prepočítaval každý predaj a zakaždým rozhodoval, ktorý režim použije.

Podobnú logiku pre samostatné výpočty sme už implementovali v prípadovej štúdii lpkelektro.cz. Tam bola hlavnou úlohou účtovať o viacerých skladoch súčasne.

Analytika a prispôsobenie dokumentov na jednom mieste

Manažér spoločnosti Vertexetro vidí tržby, nákupy, marže, výnosy a hotovosť na jednej obrazovke s grafom založeným na dátumoch, namiesto toho, aby tieto údaje kombinoval zo samostatných prehľadov. Do tohto panela sa zadávajú aj údaje o spoločnosti vytlačené na faktúrach a dodacích listoch.

Sekcia prehľadov (v rozhraní „Sestavy“) ponúka tri sekcie: dodávatelia a ich predaje, hodnota zásob a mesačná DPH – každá z nich vedie k podrobnej správe jediným kliknutím. Graf nižšie zobrazuje dynamiku pokladnice, tržieb, vrátených tovarov a celkového zisku podľa dňa za vybrané obdobie.

Samostatná obrazovka nastavení riadi, čo kupujúci vidí na faktúre: logo spoločnosti, bankové údaje, číslo účtu pre platby bankovým prevodom a predvolenú sadzbu DPH. Ide o jednorazové nastavenie, ale bez neho by sa každý dokument musel spracovať manuálne.

Ako vyzerá vitrína Vertexetro pre zákazníkov?

Výkladná skrinka vertexelektro.cz je mobilný katalóg s kategóriami domácich spotrebičov, funkciou vyhľadávania a dvoma možnosťami prehliadania: štandardným kanálom a navigáciou potiahnutím prsta, podobne ako v zoznamovacích aplikáciách. Nakupujúci si vyberú kategóriu pomocou ikony v hornej časti a prezerajú si produkty v pohodlnom formáte.

Snímka obrazovky zobrazuje otvorenú kategóriu „Malé domáce spotrebiče“ bez uvedených produktov. V čase kontroly bol projekt v záverečnej fáze testovania rozhrania – kompletné nahranie katalógu s 30 000 položkami bolo dokončené ako samostatný krok po dodaní. Predajňa a CRM fungujú s rovnakými údajmi: to, čo účtovník vidí ako zásoby v CRM, zákazník vidí ako produkty v katalógu.

Vývoj na mieru alebo hotový režim „Internetový obchod“ – ktorý si vybrať?

Vývoj na mieru, ako je ten od spoločnosti Vertexetro, je potrebný vtedy, keď nie je možné oddeliť predajňu od jej účtovnej a daňovej logiky. Hotový režim „Internetový obchod“ je vhodný, ak potrebujete predajňu s nákupným košíkom a informáciami o objednávkach, pričom účtovný systém je možné externe prepojiť prostredníctvom API – softvérového rozhrania, ktoré umožňuje obom systémom automatickú výmenu údajov.

Režim „Internetový obchod“ od 1001site AI dokáže prijímať produkty a zásoby z externého účtovného systému prostredníctvom API kľúča a na oplátku hlásiť predaje. Rozdiel je v tom, že samotný účtovný systém, podobne ako systém od Vertexetro, je vytvorený samostatne pre konkrétny obchodný proces. Režim pripravený na použitie sa k takémuto systému pripája iba externe, prostredníctvom API.

Výsledok a čo bude ďalej

CRM systém ims.vertexeelektro.cz a obchod vertexeelektro.cz sú v prevádzke: špeciálny režim DPH (§ 90) sa vypočítava automaticky a oddelene od štandardného režimu. Nahranie kompletného katalógu 30 000 položiek bolo dokončené v samostatnom kroku po dodaní hlavného systému.

Okrem technických aspektov mal tento projekt aj marketingovú zložku: klient nás kontaktoval bez jediného telefonátu – na odporúčanie kolegu, ktorý už bol naším klientom. Ústne odporúčanie bolo nadviazané na predchádzajúci projekt: dodanie bolo načas a výsledok funguje. Samostatná reklamná kampaň nebola potrebná.

Pre koho je tento prístup k účtovníctvu a internetovým obchodom vhodný?

Táto integrácia účtovníctva, vedenia účtovných kníh a predajne je vhodná pre maloobchodné podniky so širokým sortimentom produktov a jedinečnou daňovou alebo skladovou logikou – presne tam, kde vopred pripravené riešenie úplne nerieši potrebu. Ak je úloha jednoduchšia a je potrebná iba predajňa s nákupným košíkom a informáciami o objednávke a účtovný systém je už zavedený alebo vôbec nie je potrebný, nie je potrebný vývoj na mieru v tomto rozsahu.

1. Maloobchodníci s tovarom v rôznych daňových režimoch (bežná DPH a osobitný režim § 90 s výpočtom na základe prirážky) potrebujú CRM, ktorý vypočítava oba režimy samostatne.
2. Katalóg obsahujúci desiatky tisíc položiek, ktoré musia zodpovedať skladovým zásobám, vyžaduje systém zobrazovania a účtovníctva založený na rovnakých údajoch.
3. Jednoduchý katalóg bez takejto logiky – rýchlejšie je vytvoriť webovú stránku na 1001site AI a samostatne pripojiť existujúci účtovný systém.

Otázky čitateľov

Čo je to špeciálny režim DPH „§ 90“ vo Vertexetro CRM a prečo je potrebný?

Niektoré transakcie v systéme Vertexetro sú spracované v rámci špeciálneho režimu, ktorý je v Českej republike známy ako „§ 90“: podľa zákona sa DPH vypočítava iba z prirážky medzi nákupom a predajom. CRM vypočítava štandardný 21 % režim a tento špeciálny režim samostatne a nemýli si ich. Bez toho by účtovník musel manuálne zaúčtovať predaj medzi týmito dvoma systémami.

Je možné vytvoriť katalóg s 30 000 produktmi rýchlejšie ako pri vývoji na mieru?

Áno, ak je katalóg jednoducho prezentáciou produktov bez vstavaného účtovného systému pre konkrétny obchodný proces. 1001site AI naplní katalóg pomocou odkazu na starú webovú stránku, informačný kanál alebo tabuľku a publikuje stránku za 2 až 7 minút. Vývoj na mieru, ako napríklad od Vertexetro, je potrebný, keď je potrebné bezproblémovo integrovať predajňu s jej účtovným systémom a špeciálnym daňovým režimom.

V čom sa líši vlastný CRM s účtovníctvom od hotového režimu „Internetový obchod“ od 1001site AI?

1001site AI je model pripravený na použitie: webová stránka s nákupným košíkom, objednávkovým a platobným systémom je zostavená pomocou štýlu a odkazu a externý účtovný systém sa k nej môže pripojiť prostredníctvom API. S CRM od Vertexetro je to naopak: účtovný systém, účtovníctvo a výklad boli vytvorené od základov pre špecifickú daňovú a skladovú logiku; pre túto kombináciu neexistuje žiadna hotová šablóna.

Prečo je vitrína na snímke obrazovky prázdna? Projekt má predsa 30 000 produktov.

V čase tejto recenzie bol projekt v záverečnej fáze testovania – spustenie bolo stále len krok vpred. Sekcia „Malé spotrebiče“ na snímke obrazovky je otvorená bez akýchkoľvek produktov: ide o testovaciu verziu rozhrania pred hromadným nahraním katalógu; obchod ešte nebol naplnený.

Zdroje

• Príspevok autora na Telegram kanáli: https://t.me/promtvibeadd/442
• Predchádzajúci projekt uvedený v príspevku (lpkelektro.cz): https://t.me/promtvibeadd/378
• Prezentácia pre zákazníkov: https://vertexelektro.cz/
• CRM pre klientov (verejná prihlasovacia stránka): https://ims.vertexelektro.cz/
• Režim internetového obchodu s umelou inteligenciou 1001site: https://1001site.com/wiki/mode-shop/

Podobnú účtovnú a obchodnú logiku možno nájsť v prípade lpkelektro.cz, spoločnosti na demontáž automobilov s ERP a Telegram botom, a banchem.sk, CRM so zákazníckou databázou. Ak je vaša úloha jednoduchšia, 1001site AI vytvorí webovú stránku alebo internetový obchod z odkazu alebo popisu v priebehu niekoľkých minút a pripojí sa k účtovnému systému prostredníctvom API.