Contabilidade e uma loja online com 30.000 produtos: o estudo de caso da Vertexelektro

Um cliente para quem implementamos o sistema de contabilidade e a loja online lpkelektro.cz em junho nos recomendou a seus parceiros. Um deles, a empresa tcheca Vertexelektro, nos procurou com total confiança mesmo antes do primeiro contato. A tarefa era grande: contabilidade, escrituração e uma loja online para varejo com 30.000 produtos.

As análises desses projetos são publicadas na íntegra no canal - desde o briefing inicial até a conclusão: Canal Telegram.

Como a recomendação de um cliente levou a um projeto com 30.000 produtos

Em maio e junho, desenvolvemos um sistema de contabilidade e uma loja online para a lpkelektro.cz em apenas um mês. O resultado superou as expectativas do cliente, que imediatamente nos recomendou a seus colegas e parceiros, incluindo a Vertexelektro.

A diferença em relação a um pedido sem avaliação prévia foi notável desde o primeiro minuto. O gerente que nos recomendou já havia visto os resultados do nosso trabalho na prática, e a Vertexelektro não perdeu muito tempo analisando o contratado, como é típico em projetos dessa escala.

O que a Vertexelektro precisava

A Vertexelektro vende eletrodomésticos e pequenos eletrônicos por meio de lojas físicas e online; sua linha de produtos inclui aproximadamente 30.000 itens. Três componentes inter-relacionados eram necessários: um sistema de contabilidade, uma loja virtual para clientes e cálculos precisos de IVA para dois regimes tributários diferentes simultaneamente.

Sem um sistema unificado, essas três tarefas teriam sido tratadas separadamente. O contador teria que consolidar manualmente as vendas a partir do sistema, enquanto os cálculos de IVA para certos produtos sujeitos a tratamento especial teriam que ser feitos em uma planilha separada, fora do sistema. Desde o início, projetamos a contabilidade, a escrituração e o sistema como um único sistema com dados compartilhados.

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Como funciona a contabilidade com dois regimes de IVA simultâneos?

Algumas transações no sistema Vertexelektro são processadas sob um regime especial conhecido na República Tcheca como "§ 90": o IVA é calculado legalmente apenas sobre a margem de lucro entre a compra e a venda. O sistema de contabilidade (CRM) ims.vertexelektro.cz gerencia esse regime e o IVA padrão de 21% separadamente, mas dentro de um único programa — o contador não precisa de tabelas separadas para isso.

A captura de tela acima mostra um relatório mensal de IVA. À esquerda, está o regime tributário padrão de 21% (imposto sobre o preço total), à direita, o regime especial (imposto apenas sobre a margem de lucro) e a coluna de resumo é o "Total do mês" — o que deve ser enviado ao contador. Sem essa distinção, o contador teria que recalcular manualmente cada venda e decidir qual regime aplicar em cada caso.

Já implementamos uma lógica semelhante para cálculos separados no estudo de caso da lpkelektro.cz. Nesse caso, a principal tarefa era contabilizar vários armazéns simultaneamente.

Análises e personalização de documentos em um só lugar

O gerente da Vertexelektro visualiza receita, compras, margens, devoluções e fluxo de caixa em uma única tela com um gráfico baseado em datas, em vez de combinar esses dados de relatórios separados. Os dados da empresa impressos em faturas e notas de entrega também são inseridos neste painel.

A seção de relatórios ("Sestavy" na interface) oferece três seções: fornecedores e suas vendas, valor do estoque e IVA mensal — cada uma delas leva a um relatório detalhado com um único clique. O gráfico abaixo mostra a dinâmica do caixa, da receita, das devoluções e do lucro total por dia para o período selecionado.

Uma tela de configurações separada controla o que o comprador vê na fatura: o logotipo da empresa, os dados bancários, o número da conta bancária para pagamentos por transferência bancária e a taxa de IVA padrão. Essa configuração é feita apenas uma vez, mas sem ela, cada documento teria que ser processado manualmente.

Qual é a aparência da vitrine da Vertexelektro para os clientes?

A vitrine da vertexelektro.cz é um catálogo móvel com categorias de eletrodomésticos, função de busca e duas opções de navegação: um feed padrão e uma navegação por gestos, semelhante a aplicativos de relacionamento. Os compradores selecionam uma categoria usando o ícone na parte superior e navegam pelos produtos em um formato prático.

A captura de tela mostra a categoria "Eletrodomésticos de Pequeno Porte" aberta, sem nenhum produto listado. No momento da análise, o projeto estava na fase final de testes de interface — o upload completo do catálogo com 30.000 itens foi concluído como uma etapa separada após a entrega. A loja virtual e o CRM operam com os mesmos dados: o que o contador vê como estoque no CRM, o cliente vê como produtos no catálogo.

Desenvolvimento personalizado ou um modelo de "Loja Online" pronto para uso – qual escolher?

Um desenvolvimento personalizado como o da Vertexelektro é necessário quando a loja virtual não pode ser separada de sua lógica contábil e tributária. O modo "Loja Online" pronto para uso é adequado se você precisa de uma loja virtual com carrinho de compras e processamento de pedidos, e o sistema contábil pode ser conectado externamente por meio de uma API — uma interface de software que permite que os dois sistemas troquem dados automaticamente.

O modo "Loja Online" do 1001site AI pode receber produtos e estoque de um sistema de contabilidade externo por meio de uma chave de API e gerar relatórios de vendas. A diferença é que o próprio sistema de contabilidade, como o da Vertexelektro, é desenvolvido separadamente para um processo de negócios específico. O modo pronto para uso apenas se conecta a esse sistema externamente, por meio de uma API.

O resultado e o que vem a seguir

O CRM ims.vertexelektro.cz e a loja virtual vertexelektro.cz estão operacionais: o regime especial de IVA (artigo 90) é calculado automaticamente e separadamente do regime padrão. O carregamento completo do catálogo, com 30.000 itens, foi concluído em uma etapa separada após a entrega do sistema principal.

Além dos aspectos técnicos, este projeto também teve um componente de marketing: o cliente nos contatou sem uma única ligação a frio — por recomendação de um colega que já era nosso cliente. O boca a boca foi construído com base no projeto anterior: a entrega foi feita no prazo e o resultado funciona. Não foi necessária uma campanha publicitária separada.

Para quem é adequada esta abordagem à contabilidade e às lojas online?

Essa integração de contabilidade, escrituração e loja virtual é ideal para empresas de varejo com uma ampla gama de produtos e lógica tributária ou de estoque específica — justamente onde uma solução pré-fabricada não atende completamente às necessidades. Se a tarefa for mais simples e apenas uma loja virtual com carrinho de compras e informações de pedidos for necessária, e um sistema contábil já estiver implementado ou for totalmente desnecessário, um desenvolvimento personalizado dessa magnitude não se justifica.

1. Os varejistas com mercadorias sujeitas a diferentes regimes fiscais (IVA normal e o regime especial § 90 com cálculo baseado na margem de lucro) precisam de um CRM que calcule ambos os regimes separadamente.
2. Um catálogo contendo dezenas de milhares de itens, que devem corresponder ao estoque do armazém, exige um sistema de exibição e contabilização baseado nos mesmos dados.
3. Um catálogo simples, sem essa lógica — é mais rápido criar um site no 1001site AI e conectar o sistema de contabilidade existente separadamente.

Perguntas dos leitores

O que é o regime especial de IVA "§ 90" no CRM da Vertexelektro e por que ele é necessário?

Algumas transações no sistema Vertexelektro são processadas sob um regime especial conhecido na República Tcheca como "§ 90": por lei, o IVA é calculado apenas sobre a margem de lucro entre a compra e a venda. O CRM calcula o regime padrão de 21% e este regime especial separadamente, sem confundi-los. Sem isso, o contador teria que lançar manualmente as vendas entre os dois sistemas.

É possível criar um catálogo de 30.000 produtos mais rapidamente do que com desenvolvimento personalizado?

Sim, se o catálogo for simplesmente uma vitrine de produtos, sem um sistema de contabilidade integrado para um processo de negócios específico. 1001site AI preenche o catálogo usando um link para o site antigo, feed ou tabela e publica o site em 2 a 7 minutos. O desenvolvimento personalizado, como o da Vertexelektro, é necessário quando a loja virtual precisa ser integrada perfeitamente ao seu sistema de contabilidade e a um regime tributário específico.

Qual a diferença entre um CRM personalizado com recursos de contabilidade e o modo "Loja Online" pronto para uso do 1001site AI?

1001site AI é um modelo pronto para uso: um site com carrinho de compras, sistema de pedidos e pagamentos é montado usando um estilo e um link, e um sistema de contabilidade externo pode se conectar a ele via API. Com o CRM da Vertexelektro, é o oposto: o sistema de contabilidade, a escrituração contábil e a loja virtual foram construídos do zero para lógica específica de impostos e estoque; não existe um modelo pronto para essa combinação.

Por que a vitrine na captura de tela está vazia? Afinal, o projeto tem 30.000 produtos.

No momento desta análise, o projeto estava na fase final de testes — o lançamento ainda estava distante. A seção "Eletrodomésticos de Pequeno Porte" na captura de tela está aberta sem nenhum produto: esta é uma versão de teste da interface antes do upload em massa do catálogo; a loja ainda não estava abastecida.

Fontes

• Postagem do autor no canal Telegram: https://t.me/promtvibeadd/442
• O projeto anterior mencionado na postagem (lpkelektro.cz): https://t.me/promtvibeadd/378
• Portfólio de clientes: https://vertexelektro.cz/
• CRM do cliente (página de login pública): https://ims.vertexelektro.cz/
• Modo Loja Online com IA 1001site: https://1001site.com/wiki/mode-shop/

Lógicas semelhantes de contabilidade e negociação podem ser encontradas nos casos da lpkelektro.cz, uma empresa de desmanche de carros com um sistema ERP e um bot Telegram, e da banchem.sk, um CRM com um banco de dados de clientes. Se a sua tarefa for mais simples, 1001site AI cria um site ou loja virtual a partir de um link ou descrição em minutos e se conecta ao sistema de contabilidade via API.