Grāmatvedība un tiešsaistes veikals ar 30 000 produktiem: Vertexelektro gadījuma izpēte

Klients, kuram jūnijā piegādājām grāmatvedības sistēmu un interneta veikalu lpkelektro.cz, ieteica mūs saviem partneriem. Viens no viņiem, Čehijas uzņēmums Vertexelektro, vērsās pie mums ar pilnīgu pārliecību jau pirms pirmā zvana. Uzdevums bija plašāks: grāmatvedība, uzskaite un interneta veikals mazumtirdzniecībai ar 30 000 precēm.

Šādu projektu analīzes tiek pilnībā publicētas kanālā — no pirmā īsā apraksta līdz pēdējam cēlienam: Telegram kanāls.

Kā klienta ieteikums noveda pie 30 000 produktu projekta

Maijā un jūnijā mēs izveidojām grāmatvedības sistēmu un interneta veikalu uzņēmumam lpkelektro.cz tikai viena mēneša laikā. Rezultāts pārsniedza klienta cerības, un viņi nekavējoties ieteica mūs saviem kolēģiem un partneriem. Viens no viņiem ir Vertexelektro.

Atšķirība no auksta pasūtījuma bija manāma jau no pirmās minūtes. Vadītājs, kurš mūs ieteica, jau bija redzējis mūsu darba rezultātus praksē, un Vertexelektro neveltīja daudz laika darbuzņēmēja pārbaudei, kā tas ir raksturīgi šāda mēroga projektiem.

Kas bija nepieciešams Vertexelektro

Vertexelektro pārdod mājsaimniecības un mazo elektroniku mazumtirdzniecībā un savā veikalā; tā produktu klāstā ir aptuveni 30 000 preču. Bija nepieciešamas trīs savstarpēji saistītas komponentes: grāmatvedības sistēma, veikals klientiem un precīzi PVN aprēķini diviem dažādiem nodokļu režīmiem vienlaikus.

Bez vienotas sistēmas šie trīs uzdevumi tiktu veikti atsevišķi. Grāmatvedis manuāli konsolidētu pārdošanas apjomus no displeja, savukārt PVN aprēķini noteiktiem produktiem, kuriem piemēro īpašu režīmu, tiktu veikti atsevišķā izklājlapā ārpus sistēmas. Mēs jau no paša sākuma izstrādājām grāmatvedību, uzskaiti un displeja sistēmu kā vienotu sistēmu ar koplietotiem datiem.

Izveidojiet savu tiešsaistes veikalu ar 1001site mākslīgo intelektu

Kā grāmatvedība darbojas ar diviem PVN režīmiem vienlaikus?

Daži darījumi Vertexelektro sistēmā tiek apstrādāti saskaņā ar īpašu režīmu, kas Čehijas Republikā pazīstams kā "§ 90": PVN juridiski tiek aprēķināts tikai no uzcenojuma starp pirkumu un pārdošanu. Grāmatvedības sistēma (CRM) ims.vertexelektro.cz pārvalda šo režīmu un standarta 21% PVN atsevišķi, bet vienas programmas ietvaros — grāmatvedim šim nolūkam nav nepieciešamas atsevišķas tabulas.

Iepriekš redzamajā ekrānuzņēmumā ir redzama ikmēneša PVN atskaite. Kreisajā pusē ir standarta 21 % nodokļu režīms (nodoklis no pilnas cenas), labajā pusē ir īpašais režīms (nodoklis tikai no uzcenojuma), un kopsavilkuma kolonna ir “Kopā mēnesī” — summa, kas jāiesniedz grāmatvedim. Bez šīs atšķirības grāmatvedis manuāli pārrēķinātu katru pārdošanas darījumu un katru reizi izlemtu, kuru režīmu piemērot.

Līdzīgu loģiku atsevišķiem aprēķiniem mēs jau ieviesām lpkelektro.cz gadījuma izpētē. Tur galvenais uzdevums bija vienlaikus uzskaitīt vairākas noliktavas.

Analītika un dokumentu pielāgošana vienuviet

Vertexelektro vadītājs ieņēmumus, pirkumus, peļņas normas, atgriešanas un skaidru naudu redz vienā ekrānā ar uz datumiem balstītu diagrammu, nevis apvieno šos skaitļus no atsevišķām atskaitēm. Šajā informācijas panelī tiek ievadīti arī uzņēmuma dati, kas izdrukāti rēķinos un piegādes pavadzīmēs.

Atskaišu sadaļā (saskarnē — "Sestavy") ir pieejamas trīs sadaļas: piegādātāji un to pārdošanas apjomi, krājumu vērtība un ikmēneša PVN — katra no tām ar vienu klikšķi ļauj piekļūt detalizētam pārskatam. Zemāk redzamajā grafikā ir parādīta kases aparāta, ieņēmumu, atgriešanas un kopējās peļņas dinamika pa dienām atlasītajā periodā.

Atsevišķs iestatījumu ekrāns kontrolē to, ko pircējs redz rēķinā: uzņēmuma logotipu, bankas datus, bankas konta numuru maksājumiem ar bankas pārskaitījumu un noklusējuma PVN likmi. Šis ir vienreizējs iestatījums, taču bez tā katrs dokuments būtu jāapstrādā manuāli.

Kā Vertexelektro vitrīna izskatās klientiem?

Vertexelektro.cz vitrīna ir mobilais katalogs ar sadzīves tehnikas kategorijām, meklēšanas funkciju un divām pārlūkošanas iespējām: standarta plūsmu un navigāciju ar pirkstu pārvilkšanu, līdzīgi kā iepazīšanās lietotnēs. Pircēji izvēlas kategoriju, izmantojot ikonu augšpusē, un ērti pārlūko produktus.

Ekrānuzņēmumā redzama atvērta kategorija “Mazās mājsaimniecības ierīces”, kurā nav norādīti produkti. Pārskatīšanas laikā projekts atradās saskarnes testēšanas noslēguma posmā — pilna kataloga augšupielāde ar 30 000 precēm tika pabeigta kā atsevišķs solis pēc piegādes. Veikala vitrīna un klientu attiecību sistēma (CRM) darbojas ar vieniem un tiem pašiem datiem: to, ko grāmatvedis CRM sistēmā redz kā krājumus, klients katalogā redz kā produktus.

Pielāgota izstrāde vai gatavs "tiešsaistes veikala" režīms – kuru izvēlēties?

Pielāgota izstrāde, piemēram, Vertexelektro izstrādātā, ir nepieciešama, ja veikalu nevar atdalīt no tā grāmatvedības un nodokļu loģikas. Gatavais "tiešsaistes veikala" režīms ir piemērots, ja jums ir nepieciešams veikals ar iepirkumu grozu un pasūtījumu apstrādi, un grāmatvedības sistēmu var savienot ārēji, izmantojot API — programmatūras saskarni, kas ļauj abām sistēmām automātiski apmainīties ar datiem.

1001site mākslīgā intelekta "tiešsaistes veikala" režīms var saņemt produktus un krājumus no ārējas grāmatvedības sistēmas, izmantojot API atslēgu, un pretī ziņot par pārdošanas apjomiem. Atšķirība ir tāda, ka pati grāmatvedības sistēma, tāpat kā Vertexelektro sistēma, tiek veidota atsevišķi konkrētam biznesa procesam. Lietošanai gatavais režīms pieslēdzas šādai sistēmai tikai ārēji, izmantojot API.

Rezultāts un kas tālāk

ims.vertexelektro.cz CRM un vertexelektro.cz veikals darbojas: īpašais PVN režīms (§ 90) tiek aprēķināts automātiski un atsevišķi no standarta režīma. Pilna kataloga augšupielāde ar 30 000 precēm tika veikta atsevišķā solī pēc galvenās sistēmas piegādes.

Papildus tehniskajiem aspektiem šim projektam bija arī mārketinga komponente: klients sazinājās ar mums bez neviena aukstā zvana — pēc kolēģa, kurš jau bija mūsu klients, ieteikuma. Mutvārdu reklāma balstījās uz iepriekšējo projektu: piegāde bija laikā, un rezultāts bija atbilstošs. Atsevišķa reklāmas kampaņa nebija nepieciešama.

Kam šī pieeja grāmatvedībai un tiešsaistes veikaliem ir piemērota?

Šī grāmatvedības, uzskaites un vitrīnas integrācija ir piemērota mazumtirdzniecības uzņēmumiem ar plašu produktu klāstu un unikālu nodokļu vai noliktavas loģiku — tieši tur, kur iepriekš izstrādāts risinājums pilnībā neapmierina vajadzības. Ja uzdevums ir vienkāršāks un nepieciešams tikai vitrīna ar iepirkumu grozu un pasūtījuma informāciju, un grāmatvedības sistēma jau ir ieviesta vai vispār nav nepieciešama, šāda mēroga pielāgota izstrāde nav nepieciešama.

1. Mazumtirgotājiem, kuru preces tiek apliktas ar dažādiem nodokļu režīmiem (parasto PVN un īpašo režīmu § 90 ar aprēķinu, pamatojoties uz uzcenojumu), ir nepieciešama klientu attiecību pārvaldības sistēma (CRM), kas aprēķina abus režīmus atsevišķi.
2. Katalogam, kurā ir desmitiem tūkstošu preču, kurām jāatbilst noliktavas krājumiem, ir nepieciešama attēlošanas un uzskaites sistēma, kuras pamatā ir tie paši dati.
3. Vienkāršs katalogs bez šādas loģikas — ātrāk ir izveidot vietni, izmantojot 1001site mākslīgo intelektu, un atsevišķi pieslēgt esošo grāmatvedības sistēmu.

Lasītāju jautājumi

Kas ir īpašais PVN režīms "§ 90" Vertexelektro CRM un kāpēc tas ir nepieciešams?

Daži darījumi Vertexelektro sistēmā tiek apstrādāti saskaņā ar īpašu režīmu, kas Čehijas Republikā pazīstams kā "§ 90": saskaņā ar likumu PVN tiek aprēķināts tikai no uzcenojuma starp pirkumu un pārdošanu. CRM aprēķina standarta 21% režīmu un šo īpašo režīmu atsevišķi un nejauc tos abus. Bez tā grāmatvedim būtu manuāli jāgrāmato pārdošanas apjomi starp abām sistēmām.

Vai ir iespējams izveidot 30 000 produktu katalogu ātrāk nekā ar pielāgotu izstrādi?

Jā, ja katalogs ir vienkārši produktu prezentācija bez iebūvētas grāmatvedības sistēmas konkrētam biznesa procesam. 1001site mākslīgais intelekts aizpilda katalogu, izmantojot saiti uz veco vietni, plūsmu vai tabulu, un publicē vietni 2–7 minūšu laikā. Pielāgota izstrāde, piemēram, Vertexelektro izstrādātā, ir nepieciešama, ja veikala vitrīna ir nemanāmi jāintegrē ar tās grāmatvedības sistēmu un īpašu nodokļu režīmu.

Kā pielāgota CRM sistēma ar grāmatvedības funkciju atšķiras no 1001site AI gatavā "tiešsaistes veikala" režīma?

1001site mākslīgais intelekts ir lietošanai gatavs modelis: tīmekļa vietne ar iepirkumu grozu, pasūtījumu un maksājumu sistēmu tiek salikta, izmantojot stilu un saiti, un ārēja grāmatvedības sistēma var tai pieslēgties, izmantojot API. Ar Vertexelektro CRM ir pretēji: grāmatvedības sistēma, grāmatvedība un veikala vitrīna tika veidota no nulles, ņemot vērā konkrētu nodokļu un noliktavas loģiku; šai kombinācijai nav gatavas veidnes.

Kāpēc ekrānuzņēmumā redzamais vitrīnas logs ir tukšs? Galu galā projektā ir 30 000 produktu.

Šīs apskates laikā projekts atradās testēšanas pēdējā stadijā — palaišana vēl bija soļa attālumā. Ekrānuzņēmumā redzamā sadaļa “Mazās ierīces” ir atvērta bez jebkādiem produktiem: šī ir saskarnes testa versija pirms masveida kataloga augšupielādes; veikals vēl nebija aizpildīts.

Avoti

• Autora ieraksts Telegram kanālā: https://t.me/promtvibeadd/442
• Iepriekšējais projekts, uz kuru atsauce ir ierakstā (lpkelektro.cz): https://t.me/promtvibeadd/378
• Klientu prezentācija: https://vertexelektro.cz/
• Klienta CRM (publiska pieteikšanās lapa): https://ims.vertexelektro.cz/
• 1001site AI tiešsaistes veikala režīms: https://1001site.com/wiki/mode-shop/

Līdzīgu grāmatvedības un tirdzniecības loģiku var atrast lpkelektro.cz, automašīnu demontāžas uzņēmuma ar ERP un Telegram botu, un banchem.sk, CRM ar klientu datubāzi, gadījumos. Ja jūsu uzdevums ir vienkāršāks, 1001site AI dažu minūšu laikā izveido vietni vai tiešsaistes veikalu no saites vai apraksta un izveido savienojumu ar grāmatvedības sistēmu, izmantojot API.