Contabilità e un negozio online con 30.000 prodotti: il caso studio di Vertexelektro

Un cliente per il quale a giugno abbiamo realizzato il sistema contabile e il negozio online lpkelektro.cz ci ha raccomandato ai suoi partner. Uno di questi, l'azienda ceca Vertexelektro, si è rivolto a noi con totale fiducia ancor prima della nostra prima telefonata. Il progetto era più ambizioso: contabilità, tenuta dei libri contabili e un negozio online per la vendita al dettaglio con 30.000 prodotti.

Le analisi di tali progetti vengono pubblicate integralmente sul canale, dal brief iniziale all'atto finale: Canale Telegram.

Come la raccomandazione di un cliente ha portato a un progetto da 30.000 prodotti

Tra maggio e giugno, abbiamo realizzato un sistema contabile e un negozio online per lpkelektro.cz in un solo mese. Il risultato ha superato le aspettative del cliente, che ci ha subito raccomandato a colleghi e partner, tra cui Vertexelektro.

La differenza rispetto a un ordine a freddo è stata evidente fin dal primo minuto. Il responsabile che ci ha raccomandato aveva già visto i risultati del nostro lavoro sul campo e Vertexelektro non ha dedicato molto tempo a esaminare l'appaltatore, come di solito accade per progetti di questa portata.

Ciò di cui Vertexelektro aveva bisogno

Vertexelektro vende elettrodomestici e piccoli apparecchi elettronici tramite vendita al dettaglio e un proprio negozio; la sua gamma di prodotti comprende circa 30.000 articoli. Erano necessari tre componenti interconnessi: un sistema contabile, un negozio online per i clienti e calcoli IVA accurati per due diversi regimi fiscali contemporaneamente.

Senza un sistema unificato, queste tre attività sarebbero state gestite separatamente. Il contabile avrebbe consolidato manualmente le vendite visualizzate, mentre i calcoli IVA per determinati prodotti soggetti a trattamento speciale sarebbero stati gestiti in un foglio di calcolo separato, esterno al sistema. Abbiamo progettato fin dall'inizio contabilità, tenuta dei libri contabili e visualizzazione come un unico sistema con dati condivisi.

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Come funziona la contabilità con due regimi IVA contemporaneamente?

Alcune transazioni nel sistema Vertexelektro vengono elaborate secondo un regime speciale noto nella Repubblica Ceca come "§ 90": l'IVA viene calcolata per legge solo sul margine di profitto tra l'acquisto e la vendita. Il sistema contabile (CRM) ims.vertexelektro.cz gestisce separatamente questo regime e l'IVA standard del 21%, ma all'interno di un unico programma: il contabile non ha bisogno di tabelle separate.

Lo screenshot qui sopra mostra un report IVA mensile. A sinistra è indicato il regime IVA standard del 21% (tassa sul prezzo pieno), a destra il regime speciale (tassa solo sul ricarico) e la colonna di riepilogo riporta il "Totale del mese", ovvero il dato da comunicare al commercialista. Senza questa distinzione, il commercialista dovrebbe ricalcolare manualmente ogni vendita e decidere di volta in volta quale regime applicare.

Abbiamo già implementato una logica simile per i calcoli separati nel caso di studio lpkelektro.cz. In quel caso, il compito principale era quello di contabilizzare simultaneamente diversi magazzini.

Analisi e personalizzazione dei documenti in un unico posto.

Il responsabile di Vertexelektro visualizza ricavi, acquisti, margini, resi e liquidità su un'unica schermata con un grafico basato sulle date, anziché dover combinare questi dati provenienti da report separati. Anche i dati aziendali stampati su fatture e bolle di consegna vengono inseriti in questa dashboard.

La sezione report ("Sestavy" nell'interfaccia) offre tre sezioni: fornitori e relative vendite, valore delle scorte e IVA mensile, ognuna delle quali consente di generare un report dettagliato con un solo clic. Il grafico sottostante mostra l'andamento giornaliero di cassa, fatturato, resi e utile totale per il periodo selezionato.

Una schermata di impostazioni separata consente di controllare ciò che l'acquirente visualizza in fattura: il logo aziendale, i dati bancari, il numero di conto corrente per i pagamenti tramite bonifico e l'aliquota IVA predefinita. Si tratta di un'impostazione da effettuare una sola volta, ma senza di essa ogni documento dovrebbe essere elaborato manualmente.

Che aspetto ha la vetrina Vertexelektro agli occhi dei clienti?

Il sito vertexelektro.cz è un catalogo mobile con categorie di elettrodomestici, una funzione di ricerca e due opzioni di navigazione: un feed standard e una navigazione tramite scorrimento, simile alle app di incontri. Gli acquirenti selezionano una categoria utilizzando l'icona in alto e sfogliano i prodotti in un formato pratico.

Lo screenshot mostra la categoria "Piccoli elettrodomestici" aperta, senza prodotti elencati. Al momento della revisione, il progetto era nelle fasi finali di test dell'interfaccia: il caricamento completo del catalogo di 30.000 articoli è stato completato in una fase separata dopo la consegna. Il negozio online e il CRM operano sugli stessi dati: ciò che il contabile vede come inventario nel CRM, il cliente lo vede come prodotti nel catalogo.

Sviluppo personalizzato o modello "Negozio online" preconfezionato: quale scegliere?

Uno sviluppo personalizzato come quello di Vertexelektro è necessario quando il negozio online non può essere separato dalla logica contabile e fiscale. La modalità "Negozio online" predefinita è adatta se si necessita di un negozio online con carrello e gestione degli ordini, e il sistema contabile può essere collegato esternamente tramite un'API, un'interfaccia software che consente ai due sistemi di scambiarsi automaticamente i dati.

La modalità "Negozio online" di 1001site AI può ricevere prodotti e inventario da un sistema contabile esterno tramite una chiave API e, in cambio, generare report di vendita. La differenza sta nel fatto che il sistema contabile stesso, come quello di Vertexelektro, è sviluppato separatamente per uno specifico processo aziendale. La modalità "pronta all'uso" si connette a tale sistema esternamente, tramite un'API.

Il risultato e cosa succederà dopo

Il CRM ims.vertexelektro.cz e il negozio online vertexelektro.cz sono operativi: il regime IVA speciale (§ 90) viene calcolato automaticamente e separatamente dal regime ordinario. Il caricamento completo del catalogo di 30.000 articoli è stato completato in una fase separata dopo la consegna del sistema principale.

Oltre agli aspetti tecnici, questo progetto aveva anche una componente di marketing: il cliente ci ha contattato senza alcun tentativo di contatto a freddo, su consiglio di un collega che era già nostro cliente. Il passaparola si è basato sul progetto precedente: la consegna è stata puntuale e il risultato è soddisfacente. Non è stata necessaria una campagna pubblicitaria separata.

A chi è adatto questo approccio alla contabilità e ai negozi online?

Questa integrazione di contabilità, tenuta dei libri contabili e negozio online è ideale per le attività di vendita al dettaglio con un'ampia gamma di prodotti e logiche fiscali o di magazzino specifiche, ovvero laddove una soluzione predefinita non soddisfa appieno le esigenze. Se l'esigenza è più semplice e si necessita solo di un negozio online con carrello e informazioni sugli ordini, e si dispone già di un sistema contabile o non è necessario, non è richiesto uno sviluppo personalizzato di queste dimensioni.

1. I rivenditori con merci soggette a regimi fiscali differenti (IVA ordinaria e regime speciale ai sensi dell'articolo 90 con calcolo basato sul margine di profitto) necessitano di un CRM in grado di calcolare entrambi i regimi separatamente.
2. Un catalogo contenente decine di migliaia di articoli, che devono corrispondere alle giacenze di magazzino, richiede un sistema di visualizzazione e contabilità basato sugli stessi dati.
3. Un semplice catalogo senza tale logica: è più veloce creare un sito web su 1001site AI e collegare il sistema contabile esistente separatamente.

Domande dei lettori

Che cos'è il regime IVA speciale "§ 90" in Vertexelektro CRM e perché è necessario?

Alcune transazioni nel sistema Vertexelektro vengono elaborate secondo un regime speciale noto nella Repubblica Ceca come "§ 90": per legge, l'IVA viene calcolata solo sul margine di profitto tra acquisto e vendita. Il CRM calcola separatamente l'aliquota standard del 21% e questo regime speciale, senza confonderli. Senza questa funzionalità, il contabile dovrebbe registrare manualmente le vendite tra i due sistemi.

È possibile creare un catalogo di 30.000 prodotti più velocemente rispetto allo sviluppo personalizzato?

Sì, se il catalogo è semplicemente una vetrina di prodotti, senza un sistema contabile integrato per uno specifico processo aziendale. 1001site AI popola il catalogo utilizzando un link al vecchio sito web, feed o tabella e pubblica il sito in 2-7 minuti. Uno sviluppo personalizzato, come quello di Vertexelektro, è necessario quando il negozio online deve essere perfettamente integrato con il sistema contabile aziendale e con un regime fiscale particolare.

In che modo un CRM personalizzato con funzionalità di contabilità si differenzia dalla modalità "Negozio online" predefinita di 1001site AI?

1001site AI è un modello pronto all'uso: un sito web con carrello, sistema di ordini e pagamento viene assemblato utilizzando uno stile e un link, e un sistema contabile esterno può connettersi ad esso tramite un'API. Con il CRM di Vertexelektro, è l'opposto: il sistema contabile, la contabilità e il negozio online sono stati creati da zero per specifiche logiche fiscali e di magazzino; non esiste un modello predefinito per questa combinazione.

Perché la vetrina nello screenshot è vuota? Il progetto, dopotutto, contiene 30.000 prodotti.

Al momento di questa recensione, il progetto era nelle fasi finali di test: il lancio era ancora imminente. La sezione "Piccoli elettrodomestici" nello screenshot è aperta ma senza prodotti: si tratta di una versione di prova dell'interfaccia prima del caricamento massivo del catalogo; il negozio non era ancora stato popolato.

Fonti

• Il post dell'autore sul canale Telegram: https://t.me/promtvibeadd/442
• Il progetto precedente a cui si fa riferimento nel post (lpkelektro.cz): https://t.me/promtvibeadd/378
• Esempi di progetti realizzati dai clienti: https://vertexelektro.cz/
• CRM del cliente (pagina di accesso pubblica): https://ims.vertexelektro.cz/
• Modalità negozio online AI 1001site: https://1001site.com/wiki/mode-shop/

Logica contabile e commerciale simile si ritrova nei casi di lpkelektro.cz, un'azienda di demolizione auto con un sistema ERP e un bot Telegram, e di banchem.sk, un CRM con un database clienti. Se il tuo compito è più semplice, 1001site AI crea un sito web o un negozio online a partire da un link o una descrizione in pochi minuti e si connette al sistema contabile tramite API.