Sistema di contabilità mensile per un negozio online: il caso studio di lpkelektro.cz

Il 30 maggio siamo stati contattati da un'azienda ceca che vende elettrodomestici restituiti legalmente dai clienti entro 15 giorni. L'azienda offre un'ampia gamma di prodotti, dispone di magazzini sparsi in tutta la Repubblica Ceca e la contabilità era gestita manualmente. Nel giro di un mese, abbiamo creato per loro un sistema contabile aziendale centralizzato e lo abbiamo integrato con il loro negozio online, lpkelektro.cz, tuttora attivo e funzionante.

Analizziamo questi progetti nel nostro canale: come funzionano dall'interno, cosa è andato storto e cosa ha funzionato. Puoi iscriverti qui: Canale Telegram.

Qual era la missione di lpkelektro.cz?

Realizzare un sistema contabile per una rete di magazzini, collegarlo a una piattaforma online, automatizzare le vendite al dettaglio (registratori di cassa), impostare analisi approfondite e connettere apparecchiature di vendita al dettaglio come scanner di codici a barre e stampanti. Il tutto rispettando una scadenza ristretta.

I requisiti iniziali erano impegnativi: una vasta gamma di prodotti, un centro di distribuzione e magazzini in diverse città della Repubblica Ceca. Le attrezzature venivano vendute tramite punti vendita al dettaglio e non esisteva ancora un canale online completo, che doveva essere creato e integrato con la contabilità.

Senza la vendita al dettaglio, l'analisi dei dati e le attrezzature, il sistema contabile rimarrebbe un semplice database, inutile per i venditori sul campo. Lo screenshot qui sopra mostra il pannello di amministrazione mobile: ogni prodotto ha il proprio stato, magazzino, marchio e categoria, tutti ricercabili tramite codice a barre o numero di serie direttamente dal telefono del venditore.

Cosa è stato costruito in un mese: contabilità, negozio, vendita al dettaglio, attrezzature

In un mese, abbiamo completato quattro livelli di un unico progetto: il modulo contabile, il negozio online, la sezione relativa alle attrezzature per la vendita al dettaglio e i test. Non ci sono state pause tra le fasi. Ecco come si è svolto il progetto:

1. 05.06 - Le specifiche tecniche sono state approvate.
2. 14 giugno - completato il modulo più difficile: contabilità di magazzino e di prodotto.
3. 25 giugno – La piattaforma online lpkelektro.cz è stata completata. I test sono proseguiti in parallelo durante tutto questo periodo; non si è trattato di una fase separata alla fine.
4. 30.06 - Il cliente ha firmato il certificato di completamento dei lavori.

Dalla richiesta del 30 maggio alla firma dell'accordo il 30 giugno, è trascorso esattamente un mese per realizzare un sistema contabile per la vendita al dettaglio distribuita e un negozio online perfettamente funzionante. Il modulo preconfigurato consolida immediatamente i principali indicatori in un'unica schermata. Non condivideremo qui i dati effettivi del pannello di controllo del cliente: si tratta dei loro dati operativi, non dei nostri.

Come funzionano l'analisi dei dati e l'automazione nel settore retail

La dashboard e i grafici sono creati a partire dagli stessi dati che il cassiere visualizza alla cassa: saldi di magazzino, vendite e resi vengono raccolti automaticamente in un unico luogo. Oltre alle schede con le metriche, sono presenti grafici che mostrano le vendite giornaliere e le cinque categorie principali del mese.

Per un'azienda con più punti vendita, l'automazione si traduce esattamente in questo: non c'è bisogno di chiamare ogni negozio per chiedere informazioni sulle scorte, non c'è bisogno di riconciliare fogli di calcolo a fine giornata, tutto è visibile da un'unica dashboard.

Un'analisi tecnica dettagliata di tutte le funzioni è disponibile nel video qui sotto.

Hai bisogno di uno sviluppo personalizzato o è sufficiente la soluzione predefinita?

Un progetto come quello di lpkelektro.cz è un sistema contabile progettato su misura da zero, adattato alle esigenze specifiche di un'azienda: dalla logica di magazzino ai registratori di cassa e alle attrezzature per la vendita al dettaglio. Se gestite un negozio al dettaglio simile con più sedi e disponete già (o state sviluppando) un sistema contabile, probabilmente avrete bisogno di un'integrazione personalizzata analoga.

Se il tuo progetto è più semplice e ti serve un negozio online con prodotti, carrello e gestione degli ordini, e disponi già di un sistema contabile o intendi aggiungerne uno in seguito, non è necessario costruire tutto da zero. Nella modalità "Negozio online" di 1001site AI, un sistema contabile esterno può caricare prodotti e saldi di magazzino sul sito web tramite una chiave API, e il sito web risponde generando report di vendita. La differenza sta nell'approccio: mentre lpkelektro.cz richiedeva un mese di sviluppo e un team interno, qui è possibile realizzare un sito web nello stile desiderato in 2-7 minuti, e l'integrazione con il sistema contabile può essere personalizzata a partire dalla modalità esistente.

Crea un negozio online con l'intelligenza artificiale 1001site

Come mai sei riuscito a farlo in un mese?

Il team di gestione di lpkelektro.cz ha risposto a tutte le domande e richieste entro un'ora. Hanno tenuto riunioni con i loro contabili e addetti alle vendite, hanno approfondito ogni dettaglio tecnico e hanno persino lavorato di sabato. Il sistema è stato testato durante tutto il processo, non solo al momento dell'accettazione finale.

Senza il coinvolgimento del cliente, la mole di lavoro da svolgere in un mese sarebbe stata incredibilmente ardua, persino per un team di sviluppo esperto.

Risultato

Il negozio lpkelektro.cz è aperto: potete acquistare elettrodomestici fin da subito. Il sistema contabile monitora l'inventario in tutti i magazzini, i punti vendita al dettaglio effettuano le vendite tramite registratori di cassa collegati e la direzione può visualizzare i dati analitici su un'unica dashboard.

Per chi è adatto questo approccio?

Domande dei lettori

È possibile creare un sistema contabile e un negozio online in un mese?

In questo caso, sì, ma con un elevato coinvolgimento del cliente: quest'ultimo ha approvato le specifiche e risposto alle domande entro un'ora, ha tenuto riunioni con contabili e addetti alle vendite e ha testato il sistema in parallelo con lo sviluppo. Senza un tale impegno da parte del cliente, un mese per un sistema contabile destinato a una catena di magazzini e a un negozio è irrealistico.

Come vengono collegate le apparecchiature per la vendita al dettaglio, come gli scanner di codici a barre e le stampanti?

L'apparecchiatura viene configurata per uno specifico sistema contabile durante la fase di implementazione: questo fa parte dello sviluppo personalizzato, non esiste una funzionalità predefinita per tale integrazione sul sito web. Se hai bisogno semplicemente di un negozio online con carrello e gestione degli ordini, questa integrazione non è necessaria.

È possibile gestire i dati di più magazzini in un unico sistema?

Sì, questo faceva parte del progetto lpkelektro.cz: i magazzini sono sparsi in tutta la Repubblica Ceca e il sistema doveva visualizzare l'inventario di ciascuno. La modalità "Negozio online" pronta all'uso di 1001site AI supporta anche più magazzini (ubicazioni) nella scheda prodotto.

In che cosa si differenzia da un sito web predefinito offerto da 1001site AI?

1001site AI crea un sito web o un negozio online in base allo stile e all'URL in 2-7 minuti, e un sistema contabile esterno si connette ad esso tramite API: carica prodotti e inventario e il sito web genera report di vendita. Il caso di lpkelektro.cz presenta una sfida diversa: il sistema contabile stesso è stato creato da zero per un'azienda specifica. Un sistema di questo tipo non può essere configurato utilizzando un website builder: si tratta di un progetto separato e personalizzato.

Fonti

• Il post dell'autore sul canale Telegram: https://t.me/promtvibeadd/378
• Analisi video delle funzioni del sistema su YouTube: https://youtu.be/FSA0-8H2Xk4
• Negozio clienti: https://lpkelektro.cz/
• Modalità Negozio Online AI 1001site, sezione Gestione Magazzino: https://1001site.com/wiki/mode-shop/

Abbiamo analizzato un progetto: una logica simile si applica a Vertexelektro e a un'azienda di smantellamento auto con un sistema ERP e Telegram. Per un'attività più semplice, 1001site AI crea un sito web o un negozio online basandosi su un link o una descrizione e si connette al sistema contabile tramite un'API.