Comptabilité et boutique en ligne de 30 000 produits: l’étude de cas Vertexelektro

Un client pour lequel nous avons livré le système comptable et la boutique en ligne lpkelektro.cz en juin nous a recommandés à ses partenaires. L'un d'eux, la société tchèque Vertexelektro, nous a contactés en toute confiance avant même notre premier échange téléphonique. La mission était plus importante: la comptabilité, la tenue des livres et une boutique en ligne proposant 30 000 produits.

Les analyses de ces projets sont publiées intégralement sur la chaîne - du brief initial à l'acte final: chaîne Telegram.

Comment la recommandation d'un client a mené à un projet de 30 000 produits

En mai et juin, nous avons développé un système comptable et une boutique en ligne pour lpkelektro.cz en un mois seulement. Le résultat a dépassé les attentes du client, qui nous a immédiatement recommandés à ses collègues et partenaires, dont Vertexelektro.

La différence avec une commande classique s'est fait sentir dès la première minute. Le responsable qui nous a recommandés avait déjà constaté la qualité de notre travail, et Vertexelektro n'a pas passé beaucoup de temps à examiner le prestataire, comme c'est souvent le cas pour les projets de cette envergure.

Ce dont Vertexelektro avait besoin

Vertexelektro commercialise des appareils électroniques grand public et de petite taille via des points de vente et sa propre boutique; son catalogue comprend environ 30 000 références. Trois éléments interdépendants étaient nécessaires: un système comptable, une plateforme de vente en ligne et des calculs de TVA précis pour deux régimes fiscaux différents, simultanément.

Sans système unifié, ces trois tâches auraient été gérées séparément. Le comptable aurait consolidé manuellement les ventes affichées, tandis que les calculs de TVA pour certains produits soumis à un traitement particulier auraient été effectués dans un tableur externe au système. Nous avons conçu dès le départ la comptabilité, la tenue des livres et l'affichage comme un système unique avec des données partagées.

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Comment fonctionne la comptabilité avec deux régimes de TVA simultanés?

Certaines transactions du système Vertexelektro sont traitées selon un régime particulier, appelé « § 90» en République tchèque: la TVA est légalement calculée uniquement sur la marge entre l’achat et la vente. Le système comptable (CRM) ims.vertexelektro.cz gère ce régime et la TVA standard à 21 % séparément, mais au sein d’un seul et même programme; le comptable n’a donc pas besoin de tables distinctes.

La capture d'écran ci-dessus présente un rapport mensuel de TVA. À gauche figure le régime standard à 21 % (TVA sur le prix total), à droite le régime spécial (TVA uniquement sur la marge), et la colonne récapitulative indique le « Total du mois»: le montant à transmettre au comptable. Sans cette distinction, le comptable devrait recalculer manuellement chaque vente et déterminer le régime applicable à chaque fois.

Nous avons déjà implémenté une logique similaire pour des calculs distincts dans l'étude de cas lpkelektro.cz. Dans ce cas, la principale tâche consistait à comptabiliser simultanément plusieurs entrepôts.

Analyses et personnalisation des documents au même endroit

Le responsable de Vertexelektro visualise le chiffre d'affaires, les achats, les marges, les retours et la trésorerie sur un seul écran, sous forme de graphique chronologique, au lieu de compiler ces données issues de rapports distincts. Les informations figurant sur les factures et les bons de livraison sont également intégrées à ce tableau de bord.

La section « Rapports» (« Sestavy» dans l’interface) propose trois sections: fournisseurs et leurs ventes, valeur des stocks et TVA mensuelle. Chaque section donne accès à un rapport détaillé en un seul clic. Le graphique ci-dessous illustre l’évolution de la caisse, du chiffre d’affaires, des retours et du bénéfice total par jour pour la période sélectionnée.

Un écran de paramètres distinct permet de contrôler les informations affichées à l'acheteur sur la facture: le logo de l'entreprise, les coordonnées bancaires, le numéro de compte bancaire pour les virements et le taux de TVA par défaut. Ce paramétrage est unique; sans lui, chaque document devrait être traité manuellement.

À quoi ressemble la vitrine Vertexelektro pour les clients?

Le site vertexelektro.cz est un catalogue mobile proposant des catégories d'électroménager, une fonction de recherche et deux options de navigation: un flux classique et une navigation par glissement, similaire aux applications de rencontre. Les utilisateurs sélectionnent une catégorie à l'aide de l'icône en haut de l'écran et parcourent les produits de manière intuitive.

La capture d'écran montre la catégorie « Petit électroménager» ouverte, sans aucun produit affiché. Au moment de cette évaluation, le projet était en phase finale de tests d'interface; le chargement complet du catalogue (30 000 articles) a été effectué ultérieurement, séparément. La boutique en ligne et le CRM utilisent les mêmes données: ce que le comptable voit comme stock dans le CRM, le client le voit comme produit dans le catalogue.

Développement sur mesure ou mode « Boutique en ligne» prêt à l'emploi: lequel choisir?

Un développement sur mesure comme celui de Vertexelektro est nécessaire lorsque la boutique en ligne est indissociable de sa logique comptable et fiscale. Le mode « Boutique en ligne» prêt à l'emploi convient si vous avez besoin d'une boutique avec panier d'achat et traitement des commandes, et si votre système comptable peut être connecté via une API (interface logicielle permettant l'échange automatique de données entre les deux systèmes).

Le mode « Boutique en ligne» de 1001site AI peut recevoir les produits et les stocks d'un système comptable externe via une clé API et générer des rapports de ventes. La différence réside dans le fait que le système comptable lui-même, à l'instar de celui de Vertexelektro, est conçu spécifiquement pour un processus métier particulier. Le mode prêt à l'emploi, quant à lui, se connecte uniquement à un tel système externe, via une API.

Le résultat et la suite

Le système CRM ims.vertexelektro.cz et la boutique en ligne vertexelektro.cz sont opérationnels: le régime de TVA spécial (article 90) est calculé automatiquement et séparément du régime normal. L’importation complète du catalogue de 30 000 articles a été effectuée ultérieurement, après la mise en service du système principal.

Au-delà des aspects techniques, ce projet comportait également un volet marketing: le client nous a contactés spontanément, sur recommandation d’un collègue déjà client. Le bouche-à-oreille s’est construit sur le projet précédent: la livraison a été effectuée dans les délais et le résultat est concluant. Aucune campagne publicitaire supplémentaire n’a été nécessaire.

À qui convient cette approche de la comptabilité et des boutiques en ligne?

Cette intégration de la comptabilité, de la gestion des livres et de la boutique en ligne est idéale pour les commerces de détail proposant une large gamme de produits et une gestion spécifique des taxes ou des stocks – précisément là où une solution standard ne répond pas pleinement aux besoins. Si la tâche est plus simple et qu'une simple boutique en ligne avec panier et informations sur les commandes suffit, et qu'un système comptable est déjà en place ou n'est pas nécessaire, un développement sur mesure de cette envergure n'est pas requis.

1. Les détaillants dont les marchandises sont soumises à des régimes fiscaux différents (TVA ordinaire et régime spécial § 90 avec calcul basé sur la marge) ont besoin d'un CRM qui calcule les deux régimes séparément.
2. Un catalogue contenant des dizaines de milliers d'articles, qui doivent correspondre au stock de l'entrepôt, nécessite un système d'affichage et de comptabilité basé sur les mêmes données.
3. Un simple catalogue sans une telle logique — il est plus rapide de créer un site web sur 1001site AI et de connecter séparément le système comptable existant.

Questions des lecteurs

Qu’est-ce que le régime de TVA spécial « § 90» dans Vertexelektro CRM et pourquoi est-il nécessaire?

Certaines transactions du système Vertexelektro sont traitées selon un régime particulier, appelé « § 90» en République tchèque: la TVA est légalement calculée uniquement sur la marge entre l’achat et la vente. Le CRM calcule séparément le taux normal de 21 % et ce régime particulier, sans les confondre. Sans cela, le comptable devrait saisir manuellement les ventes entre les deux systèmes.

Est-il possible de constituer un catalogue de 30 000 produits plus rapidement qu’avec un développement sur mesure?

Oui, si le catalogue sert uniquement à présenter les produits, sans système comptable intégré pour un processus métier spécifique. 1001site AI alimente le catalogue à partir d'un lien vers l'ancien site web, flux RSS ou tableau, et publie le site en 2 à 7 minutes. Un développement sur mesure, comme celui proposé par Vertexelektro, est nécessaire lorsque la boutique en ligne doit être parfaitement intégrée à son système comptable et à un régime fiscal particulier.

En quoi un CRM personnalisé avec comptabilité diffère-t-il du mode « Boutique en ligne» prêt à l'emploi de 1001site AI?

1001site AI est une solution clé en main: un site web avec panier d'achat, système de commande et de paiement est créé à l'aide d'un style et d'un lien, et un système comptable externe peut s'y connecter via une API. Avec le CRM de Vertexelektro, c'est l'inverse: le système comptable, la gestion des livres et la boutique en ligne ont été développés sur mesure pour répondre à des besoins spécifiques en matière de fiscalité et de gestion d'entrepôt; il n'existe aucun modèle préétabli pour cette combinaison.

Pourquoi la vitrine est-elle vide sur la capture d'écran? Le projet compte pourtant 30 000 produits.

Au moment de cette évaluation, le projet était en phase finale de test; le lancement était encore imminent. La section « Petit électroménager» visible sur la capture d’écran est ouverte et vide: il s’agit d’une version de test de l’interface avant le chargement complet du catalogue; la boutique n’était pas encore approvisionnée.

Sources

• Publication de l'auteur sur Telegram: https://t.me/promtvibeadd/442
• Le projet précédent mentionné dans le message (lpkelektro.cz): https://t.me/promtvibeadd/378
• Présentation client: https://vertexelektro.cz/
• CRM client (page de connexion publique): https://ims.vertexelektro.cz/
• Mode boutique en ligne IA 1001site: https://1001site.com/wiki/mode-shop/

On retrouve une logique comptable et commerciale similaire chez lpkelektro.cz, une entreprise de démantèlement automobile dotée d'un ERP et d'un bot Telegram, et chez banchem.sk, un CRM avec une base de données clients. Pour des besoins plus simples, 1001site AI crée un site web ou une boutique en ligne à partir d'un lien ou d'une description en quelques minutes et se connecte au système comptable via une API.