Kirjanpito ja 30 000 tuotteen verkkokauppa: Vertexelektro-tapaustutkimus

Asiakas, jolle toimitimme kirjanpitojärjestelmän ja verkkokaupan lpkelektro.cz kesäkuussa, suositteli meitä kumppaneilleen. Yksi heistä, tšekkiläinen Vertexelektro-yritys, otti meihin yhteyttä täysin luottavaisin mielin jo ennen ensimmäistä yhteydenottoa. Tehtävä oli laajempi: kirjanpito, tilinpäätös ja vähittäiskaupan verkkokauppa, jossa on 30 000 tuotetta.

Tällaisten projektien analyysit julkaistaan kokonaisuudessaan kanavalla – ensimmäisestä briefistä viimeiseen näytökseen: Telegram kanava.

Kuinka asiakkaan suositus johti 30 000 tuotteen projektiin

Touko- ja kesäkuussa rakensimme lpkelektro.cz:lle kirjanpitojärjestelmän ja verkkokaupan vain kuukaudessa. Tulos ylitti asiakkaan odotukset, ja he suosittelivat meitä välittömästi kollegoilleen ja yhteistyökumppaneilleen. Yksi heistä on Vertexelektro.

Ero kylmään tilaukseen oli huomattava heti ensimmäisestä minuutista lähtien. Meitä suositellut esimies oli jo nähnyt työmme tulokset käytännössä, eikä Vertexelektro käyttänyt paljon aikaa urakoitsijan tarkkailuun, kuten tämän kokoluokan projekteissa on tyypillistä.

Mitä Vertexelektro tarvitsi

Vertexelektro myy kodin- ja pienelektroniikkaa sekä vähittäiskaupan että oman myymälänsä kautta; sen tuotevalikoimaan kuuluu noin 30 000 tuotetta. Tarvittiin kolme toisiinsa liittyvää komponenttia: kirjanpitojärjestelmä, myymälä asiakkaille ja tarkat arvonlisäverolaskelmat kahdelle eri verojärjestelmälle samanaikaisesti.

Ilman yhtenäistä järjestelmää nämä kolme tehtävää olisi hoidettu erikseen. Kirjanpitäjä olisi konsolidoinut myynnit manuaalisesti näytöltä, kun taas tiettyjen erityiskohtelun alaisten tuotteiden ALV-laskelmat olisi hoidettu erillisessä laskentataulukossa järjestelmän ulkopuolella. Suunnittelimme kirjanpidon, laskutoimitukset ja näytön alusta alkaen yhdeksi järjestelmäksi, jossa data oli jaettu.

Rakenna verkkokauppasi 1001site -tekoälyn avulla

Miten kirjanpito toimii kahden arvonlisäverojärjestelmän kanssa samanaikaisesti?

Jotkin Vertexelektro-järjestelmän tapahtumat käsitellään Tšekin tasavallassa "§ 90": ALV lasketaan lain mukaan vain oston ja myynnin välisestä katteesta. Kirjanpitojärjestelmä (CRM) ims.vertexelektro.cz hallinnoi tätä järjestelmää ja vakiomuotoista 21 %:n ALV:tä erikseen, mutta yhden ohjelman sisällä – kirjanpitäjä ei tarvitse tätä varten erillisiä taulukoita.

Yllä olevassa kuvakaappauksessa on kuukausittainen ALV-raportti. Vasemmalla on normaali 21 %:n verojärjestelmä (vero täydestä hinnasta), oikealla on erityisjärjestelmä (vero vain katteesta) ja yhteenvetosarakkeessa on "Kuukauden yhteensä" – se, mikä toimitetaan kirjanpitäjälle. Ilman tätä erottelua kirjanpitäjä laskisi jokaisen myynnin manuaalisesti uudelleen ja päättäisi, mitä järjestelmää sovelletaan joka kerta.

Toteutimme jo samanlaisen logiikan erillisille laskelmille lpkelektro.cz- tapaustutkimuksessa. Siellä päätehtävänä oli useiden varastojen samanaikainen kirjanpito.

Analytiikka ja dokumenttien mukauttaminen yhdessä paikassa

Vertexelektron esimies näkee liikevaihdon, ostot, katteet, palautukset ja käteisen yhdellä näytöllä päivämääräpohjaisen kaavion avulla sen sijaan, että yhdistäisi nämä luvut erillisistä raporteista. Myös laskuilla ja toimitusluetteloilla tulostetut yrityksen tiedot syötetään tälle kojelaudalle.

Raporttiosiossa (käyttöliittymässä "Sestavy") on kolme osiota: toimittajat ja heidän myyntinsä, varastoarvo ja kuukausittainen arvonlisävero – joista jokainen johtaa yksityiskohtaiseen raporttiin yhdellä napsautuksella. Alla oleva kaavio näyttää kassan, liikevaihdon, palautusten ja kokonaisvoiton dynamiikan päivittäin valitulta ajanjaksolta.

Erillinen asetusnäyttö määrittää, mitä ostaja näkee laskulla: yrityksen logon, pankkitiedot, tilisiirtomaksujen tilinumeron ja oletusarvonlisäverokannan. Tämä on kertaluonteinen asetus, mutta ilman sitä jokainen asiakirja olisi käsiteltävä manuaalisesti.

Miltä Vertexelektro-vitriini näyttää asiakkaille?

Vertexelektro.cz-esittely on mobiililuettelo, jossa on kodinkonekategorioita, hakutoiminto ja kaksi selausvaihtoehtoa: vakiosyöte ja pyyhkäisypohjainen navigointi, joka muistuttaa deittisovelluksia. Ostajat valitsevat kategorian yläreunassa olevaa kuvaketta ja selaavat tuotteita kätevässä muodossa.

Kuvakaappauksessa näkyy avoimena "Pienet kodinkoneet" -kategoria, jossa ei ole listattuja tuotteita. Arviointihetkellä projekti oli käyttöliittymätestauksen loppuvaiheessa – 30 000 tuotteen koko luettelon lataus suoritettiin erillisenä vaiheena toimituksen jälkeen. Myymälä ja asiakkuudenhallintajärjestelmä toimivat samoilla tiedoilla: mitä kirjanpitäjä näkee varastona CRM:ssä, asiakas näkee tuotteina luettelossa.

Mukautettu kehitys vai valmis "verkkokauppa"-tila – kumman valita?

Vertexelektron kaltainen räätälöity kehitys on tarpeen, kun myymälää ei voida erottaa sen kirjanpito- ja verotuslogiikasta. Valmis "Verkkokauppa"-tila sopii, jos tarvitset myymälän, jossa on ostoskori ja tilausten käsittely, ja kirjanpitojärjestelmä voidaan yhdistää ulkoisesti API:n kautta – ohjelmistorajapinnan, jonka avulla kaksi järjestelmää voivat vaihtaa tietoja automaattisesti.

1001site -tekoälyn "Verkkokauppa"-tila voi vastaanottaa tuotteita ja varastoa ulkoiselta kirjanpitojärjestelmältä API-avaimen kautta ja raportoida myynnin vastineeksi. Ero on siinä, että itse kirjanpitojärjestelmä, kuten Vertexelektronkin, rakennetaan erikseen tiettyä liiketoimintaprosessia varten. Käyttövalmis tila yhdistyy tällaiseen järjestelmään vain ulkoisesti API:n kautta.

Tulos ja mitä seuraavaksi

ims.vertexelektro.cz CRM ja vertexelektro.cz-myymälä ovat toiminnassa: erityinen arvonlisäverojärjestelmä (§ 90) lasketaan automaattisesti ja erillään normaalijärjestelmästä. Koko 30 000 tuotteen luettelon lataus suoritettiin erillisessä vaiheessa pääjärjestelmän toimituksen jälkeen.

Teknisten näkökohtien lisäksi tässä projektissa oli myös markkinointikomponentti: asiakas otti meihin yhteyttä ilman yhtäkään kylmää soittoa – kollegan suosituksesta, joka oli jo asiakkaamme. Puskaradio rakentui edellisen projektin pohjalta: toimitus oli ajallaan ja tulos toimi. Erillistä mainoskampanjaa ei tarvittu.

Kenelle tämä kirjanpitoon ja verkkokauppoihin liittyvä lähestymistapa sopii?

Tämä kirjanpidon, kirjanpidon ja myymälän integrointi sopii vähittäiskaupoille, joilla on laaja tuotevalikoima ja ainutlaatuinen vero- tai varastologiikka – juuri silloin, kun valmiiksi rakennettu ratkaisu ei täysin vastaa tarpeeseen. Jos tehtävä on yksinkertaisempi ja tarvitaan vain myymälä ostoskorin ja tilaustietojen kera, ja kirjanpitojärjestelmä on jo käytössä tai sitä ei tarvita ollenkaan, tämän mittakaavan räätälöityä kehitystä ei tarvita.

1. Eri verojärjestelmien alaisia tavaroita (normaali arvonlisävero ja erityisjärjestelmä § 90, jossa laskenta perustuu katteeseen) käyttävät jälleenmyyjät tarvitsevat asiakkuudenhallintajärjestelmän (CRM), joka laskee molemmat järjestelmät erikseen.
2. Kymmeniä tuhansia nimikkeitä sisältävä luettelo, jonka on vastattava varaston varastoa, vaatii samoihin tietoihin perustuvan näyttö- ja kirjanpitojärjestelmän.
3. Yksinkertainen luettelo ilman tällaista logiikkaa on nopeampi rakentaa verkkosivusto 1001site AI: lla ja liittää olemassa oleva kirjanpitojärjestelmä erikseen.

Lukijoiden kysymykset

Mikä on Vertexelektro CRM:n erityinen arvonlisäverojärjestelmä "§ 90" ja miksi sitä tarvitaan?

Jotkin Vertexelektro-järjestelmän tapahtumat käsitellään Tšekin tasavallassa erityismenettelyn mukaisesti, joka tunnetaan nimellä "§ 90": lain mukaan arvonlisävero lasketaan vain oston ja myynnin välisestä katteesta. CRM laskee normaalin 21 prosentin menettelyn ja tämän erityismenettelyn erikseen eikä sekoita niitä. Ilman tätä kirjanpitäjän olisi kirjattava myynti manuaalisesti kahden järjestelmän välillä.

Onko mahdollista rakentaa 30 000 tuotteen luettelo nopeammin kuin räätälöidyllä kehityksellä?

Kyllä, jos luettelo on pelkkä tuote-esittely ilman sisäänrakennettua kirjanpitojärjestelmää tietylle liiketoimintaprosessille. 1001site -tekoäly täyttää luettelon käyttämällä linkkiä vanhaan verkkosivustoon, syötteeseen tai taulukkoon ja julkaisee sivuston 2–7 minuutissa. Räätälöityä kehitystä, kuten Vertexelektron, tarvitaan, kun myymälä on integroitava saumattomasti kirjanpitojärjestelmään ja erityiseen verojärjestelmään.

Miten mukautettu CRM kirjanpidollisine ominaisuuksineen eroaa 1001site AI:n valmiista "Verkkokauppa"-tilasta?

1001site -tekoäly on käyttövalmis malli: verkkosivusto ostoskoreineen, tilaus- ja maksujärjestelmäineen kootaan tyylin ja linkin avulla, ja ulkoinen kirjanpitojärjestelmä voi muodostaa siihen yhteyden API:n kautta. Vertexelektron CRM:ssä tilanne on päinvastainen: kirjanpitojärjestelmä, kirjanpito ja myymälä rakennettiin alusta alkaen tiettyä vero- ja varastologiikkaa varten; tälle yhdistelmälle ei ole valmista mallipohjaa.

Miksi kuvakaappauksen esittelyalue on tyhjä? Projektissa on kuitenkin 30 000 tuotetta.

Tämän arvostelun tekohetkellä projekti oli testauksen loppuvaiheessa – julkaisu oli vielä askeleen päässä. Kuvakaappauksen "Pienet kodinkoneet" -osio on auki ilman tuotteita: tämä on käyttöliittymän testiversio ennen joukkoluettelon lataamista; kauppaa ei ollut vielä täytetty.

Lähteet

• Kirjoittajan Telegram kanavalla julkaistu viesti: https://t.me/promtvibeadd/442
• Postauksessa mainittu edellinen projekti (lpkelektro.cz): https://t.me/promtvibeadd/378
• Asiakasesittely: https://vertexelektro.cz/
• Asiakkaan CRM (julkinen kirjautumissivu): https://ims.vertexelektro.cz/
• 1001site tekoälyn verkkokauppatila: https://1001site.com/wiki/mode-shop/

Samankaltaista kirjanpito- ja kaupankäyntilogiikkaa löytyy esimerkiksi lpkelektro.cz:n, ERP- ja Telegram -botilla varustetun autopurkamon, sekä banchem.sk:n, asiakastietokannalla varustetun CRM-järjestelmän, tapauksissa. Jos tehtäväsi on yksinkertaisempi, 1001site AI rakentaa verkkosivuston tai verkkokaupan linkistä tai kuvauksesta muutamassa minuutissa ja muodostaa yhteyden kirjanpitojärjestelmään API:n kautta.