Tuo 1C:stä automaattista purkamista varten: jäännökset ja viivakoodit ilman kaksoiskappaleita

Neljäs tapaustutkimus samasta CRM:stä Olegin autopurkamolle, Audi Resourcelle, Lutskissa. Viime kerralla otimme käyttöön monivaluuttaisen kirjanpidon hänen omalla kaavallaan. Tällä kertaa haaste oli erilainen: varaston synkronointi 1C:n kanssa, jota yritys on käyttänyt jo vuosia, koskematta itse järjestelmään tai vaatimatta kenenkään uudelleenkoulutusta.

Keskustelemme näistä parannuksista tarkemmin Telegram kanavallamme.

Miksi Olegin autopurkamo ei lähtenyt 1C:stä?

Lyhyesti sanottuna: 1C:llä on kertynyt vuosien kirjanpito-, vero- ja tasetietoja, ja riski rikkoutua jonkin asian aikana täydellisen migraation aikana toiseen järjestelmään on suurempi kuin vanhan käyttöliittymän aiheuttama haitta – joten jätimme kirjanpitojärjestelmän sellaisenaan ja synkronoimme tiedot sen kanssa.

Monille yrityksille, jotka ovat säilyttäneet kirjanpitoa vuosikymmeniä, 1C on ollut kaiken kirjanpidon, veroraportoinnin ja tasehistorian koti useiden vuosien ajalta. Järjestelmästä toiseen siirtymiseen liittyy riskejä: jotain saattaa kadota siirron aikana, kirjanpitäjän on koulutettava uudelleen ja varasto voi hajaantua siirron aikana yhdessä todellisten lukujen kanssa.

Siksi Olegin ratkaisu oli yhdistää molemmat järjestelmät: 1C pysyy kirjanpitojärjestelmänä ja Audi Resource CRM vastaanottaa tuotteet ja saldot siitä automaattisesti – ilman manuaalista siirtoa.

Mistä CRM tietää, että 1C:n tuote on sama?

Lyhyesti sanottuna: CRM tunnistaa tuotteen sen sisäisen 1C GUID:n avulla – teknisen tunnisteen, joka ei muutu artikkelinumeron tai koodin muuttuessa – joten koodien uudelleennumerointi 1C:ssä ei luo toista korttia samalle tuotteelle CRM:ssä.

1C:n koodit ja SKU:t muuttuvat ajan myötä: tuotteita siirretään eri kategoriaan, ne numeroidaan eri tavalla inventoinnin aikana tai nimikkeitä yhdistetään. Jos CRM käyttäisi koodia, jokainen tällainen muutos loisi kopion. Sen sijaan järjestelmä käyttää sisäistä 1C:n teknistä tunnistetta (GUID), joka ei koskaan muutu tuotteelle, ja käyttää sitä tuotteen tunnistamiseen uudelleenladattaessa.

Excel-laskentataulukosta ladattaessa "Koodi"-sarake toimii tämän tunnisteen roolissa: se on pysyvä riviavain, jonka avulla toistuva lataus tunnistaa tuotteen ja päivittää sen kortin luomatta uutta.

Mitkä kentät siirretään 1C:stä ja mitkä jäävät CRM:ään?

Lyhyesti sanottuna: nimi, numero, valmistaja, hinta, kategoria, paino, mitat ja kuvaus lähetetään 1C:stä CRM:ään, mutta tyhjä kenttä 1C:ssä ei korvaa CRM:ssä jo täytettyä kenttää – järjestelmä ottaa tiedot vain, jos ne todella ovat olemassa.

Kenttien luettelo ja kunkin sääntö:

1. Nimi, numero, valmistaja, hinta, kategoria, paino ja mitat, kuvaus - otetaan 1C:stä jokaisen kuorman mukana.
2. Tyhjä kenttä 1C:ssä ei poista täytettyä kenttää CRM:ssä. Jos esimies on lisännyt kuvauksen manuaalisesti CRM:ään ja kenttä on tyhjä 1C:ssä, sen lataaminen ei poista sitä.
3. CRM määrittää auton merkin ja mallin automaattisesti tuotenimen perusteella, mutta vasta kortin ensimmäisellä luontikerralla. Tämän jälkeen tätä kenttää ei lasketa uudelleen joka kerta, kun kortti ladataan.

Tämä logiikka suojaa manuaalisia varastotoimintoja: esimies voi selventää tai lisätä jotain CRM:ään, eikä seuraava synkronointi 1C:n kanssa korvaa sitä.

Miten CRM laskee saldot uudelleenlatauksen yhteydessä?

Lyhyesti sanottuna: ensimmäinen lataus asettaa saldon täsmälleen kuten 1C:ssä, ja sen jälkeen CRM ottaa huomioon vain saldomuutoksen edellisestä latauksesta – tämä suojaa kaksinkertaisilta poistoilta myynnin aikana, joita tapahtuu eri tahtiin eri järjestelmissä.

Taselogiikan virhe vaikuttaa suoraan kustannuksiin, joten Audi Resource CRM:ssä se on jäsennelty seuraavasti:

1. Ensimmäinen kuorma asettaa tavaroiden määrän täsmälleen kuten kohdassa 1C - lähtökohta.
2. Jokainen seuraava lataus tarkistaa vain 1C:n saldon muutoksen edellisestä kerrasta lähtien.
3. CRM:ssä käsiteltyä, mutta 1C:hen vielä kirjaamatonta myyntiä ei palauteta varastoon seuraavan lastauksen yhteydessä. Kun se on kirjattu 1C:hen, sitä ei enää poisteta.
4. Sama toimii palautusten kanssa.
5. 1C-varastossa ei enää ole saatavilla olevia nimikkeitä poistetaan CRM:n varastosta. Tämä pätee aina 1C-varmuuskopioihin; Excelistä ladattaessa tähän käytetään erillistä "täydellinen luettelo" -valintaruutua.

Ilman tätä logiikkaa kahden järjestelmän – 1C:n ja CRM:n – tiedot eroaisivat nopeasti toisistaan: CRM:ssä myyty tavara saapuisi 1C:hen toisena poistona, eikä näytöllä oleva varastosaldo enää vastaisi todellista varastoa.

Mitä tapahtuu viivakoodien ja etikettien tulostuksen kanssa?

Lyhyesti sanottuna: 1C:n tuotteille jo määrittämät viivakoodit säilyvät synkronoinnin aikana – varastossa oleva skanneri löytää niitä käyttävän osan samalla tavalla kuin se löytäisi sen itse 1C:stä.

Jos tuotteella on jo 1C-viivakooditarra (jossa on tyypillinen etuliite, kuten "2000..."), CRM ei anna tuotteelle uutta koodia – skanneri etsii sen edelleen vanhan koodin avulla. Voit tulostaa saman viivakooditunnisteen erikseen tuotekortista 58x40-muodossa.

Varastossa, johon on jo kiinnitetty satoja tunnisteita, niitä ei tarvitse kiinnittää uudelleen, koska tietoja hallitaan nyt samanaikaisesti kahdessa järjestelmässä.

Mitä ei voida siirtää 1C:stä - ja miksi?

Lyhyesti sanottuna: palveluita, kokonaisia tavaroita ja valokuvia ei siirretä 1C:stä. Valokuvien syy on puhtaasti tekninen: 1C-tietokanta tallentaa vain tiedostopolut levylle, ei itse kuvia.

Reilun synkronoinnin rajat - kolme pistettä:

1. Palveluita ei siirretä.
2. Varastossa olevia tuotteita ei siirretä kokonaan – CRM sisältää vain sen, mitä varastossa todella on.
3. Valokuvia ei siirretä – 1C-tietokanta tallentaa vain tiedostopolut paikalliselle asemalle tai yrityksen palvelimelle; itse kuvia ei tallenneta sinne. Vain fyysisesti tietokannassa olevat kuvat voidaan siirtää, joten valokuvat ladataan CRM-järjestelmään erikseen.

Erikseen: tuotteiden julkaiseminen keskustelupalstoilla latauksen jälkeen ei ole automaattisesti käytössä - tämä on erillinen toiminto CRM:ssä, ei seurausta 1C:stä tuonnista.

Miltä tämä näyttää CRM-käyttöliittymässä?

Lyhyesti: Audi Resource CRM -asetuksissa on erillinen näyttö nimeltä "Tuo 1C:stä ja Excelistä" - tähän voit ladata 1C-varmuuskopion (.bak) tai taulukon valmiin mallin avulla, ja myös lataushistoria on näkyvissä siellä.

Tuonti-näytössä on kaksi vaihtoehtoa: Excel-tiedoston lataaminen mallipohjan avulla (yksi tuote, yksi rivi, "Koodi"-sarake on pysyvä avain) tai 1C-tietokannan varmuuskopio, jos 1C-palvelimen käyttöoikeus on määritetty. Sen vieressä on painike, jossa on ladattava mallipohja ja lataushistorian loki, jotta näet milloin ja mitä viimeksi synkronoitiin.

Samassa CRM:ssä on valmis integraatio uavto.pro-ilmoitustaulun kanssa: ilmoitusten julkaiseminen on ilmaista yhdellä ehdolla: hinnan on oltava alhaisempi kuin OLX:ssä, Promissa ja Avtoprossa. Tämän tapaustutkimuksen tekohetkellä Audi Resource ei ollut vielä integroinut ilmoitustauluja, mutta ominaisuus on jo sisäänrakennettu käyttöliittymään ja se voidaan aktivoida ilman kehitystä, yhdellä napsautuksella.

Miksi synkronoida 1C ollenkaan, jos on helpompi vaihtaa toiseen järjestelmään?

Lyhyesti sanottuna: synkronointi on käytännöllinen välivaihe. Se vapauttaa esimiehet varastosaldojen manuaalisesta syöttämisestä heti, ja sitten ladattuja tietoja voidaan käyttää mihin tahansa haluat: myynnin analysointiin tekoälyn avulla, työntekijöiden tehtävien seurantaan tai yksinkertaisesti ajan tasalla olevan verkkosivuston ja työpaikkailmoitustaulujen ylläpitoon ilman työn päällekkäisyyttä.

Tämän päivityksen idea on yksinkertainen: asioiden kanssa ei tarvitse kiirehtiä. Jos 1C:stä on pakko luopua kokonaan – kirjanpidon, verojen tai muuton aikana tapahtuvan rikkoutumisen pelon vuoksi – voit ensin automatisoida tiedonvaihdon 1C:n ja muiden järjestelmien välillä. Sen jälkeen voit tehdä näillä tiedoilla mitä haluat: jotkut integroivat tekoälyyn perustuvan myyntianalyysin, toiset seuraavat työntekijöiden suoriutumista ja jotkut yksinkertaisesti lopettavat ajan tuhlaamisen manuaalisesti saldojen siirtämiseen CRM-järjestelmään ja verkkosivustolle joka viikko.

Jos sinulla on samanlainen tehtävä – tiedon siirtäminen 1C:stä moderniin tekoälyanalyysiä hyödyntävään kirjanpitojärjestelmään – tapauksen tekijä voi räätälöidä tämän synkronoinnin tietokantaasi varten.

Miten tämä eroaa kolmesta aiemmasta saman CRM:n tapauksesta?

Lyhyesti sanottuna: alusta on sama kaikissa neljässä tapauksessa, mutta joka kerta tiettyyn asiakkaaseen lisätään tietty toimintojoukko – osan tunnistamisesta valokuvan avulla synkronointiin 1C:n kanssa.

Kaksi viimeistä tapausta koskevat samaa asiakasta: ensin Audi Resourcelle otettiin käyttöön monivaluuttakirjanpito ja sitten erillisellä päivityksellä synkronointi 1C:n kanssa. Alustan perusta pysyy muuttumattomana: se ratkaisee yhden tietyn tehtävän kerrallaan ilman tarpeettomia moduuleja, jotka sotkisivat varastoa.

Jos tarvitset yksinkertaisemman verkkosivuston, jossa on luettelo ja tilausten vastaanotto Telegram ja WhatsApp kautta – ilman 1C-synkronointia tai mukautettua varastologiikkaa – voit rakentaa sen käyttämällä 1001site -tekoälyä. Sinä valitset tyylin, tekoäly täyttää sivuston linkkisi tai kuvauksesi perusteella, ja "Verkkokauppa"-tila hallitsee ostoskoria ja tilauksia ilman rekisteröitymistä.

Kenelle tällainen synkronointi 1C:n kanssa sopii?

Lyhyesti sanottuna: tämä paketti on järkevämpi yrityksille, joilla on useita alla olevista ehdoista samanaikaisesti, eikä kenellekään, joka käyttää vain 1C:tä.

Yhdistelmä on järkevä, jos sinulla on molemmat:

1. Kirjanpitoa on hoidettu 1C:ssä vuosia, ja siirtyminen toiseen järjestelmään on riskialtista tai yksinkertaisesti tarpeetonta.
2. Saldot muuttuvat joka päivä, eikä kenelläkään ole aikaa kopioida niitä manuaalisesti CRM-järjestelmään tai verkkosivustolle.
3. Tuotteissa on jo 1C-viivakoodit, enkä halua kiinnittää niitä uudelleen varastoon.
4. On välttämätöntä, että samat tiedot julkaistaan sekä verkkosivustolla että keskustelupalstoilla ilman manuaalista työtä.

Jos tältä listalta puuttuu vain yksinkertainen verkkosivusto, jossa on yksi valuutta ja tilausten hyväksyntä ilman synkronointia 1C:n kanssa, tällainen paketti voidaan koota 1001site -tekoälyn "Verkkokauppa" -tilassa ilman mukautettua kehitystä.

Lukijoiden kysymykset

Mitä tapahtuu, jos lataat saman 1C-varmuuskopion kahdesti?

CRM ei luo toista tuotekorttia. Tuote tunnistetaan sen sisäisellä 1C GUID:llä (Excelissä "Koodi"-sarakkeella), joten uudelleenlataus päivittää olemassa olevan tietueen eikä luo kaksoiskappaletta.

Siirretäänkö tuotekuvat 1C:stä?

Ei. 1C-tietokanta tallentaa vain tiedostopolut levylle, ei itse kuvia, joten valokuvia ei voi siirtää – ne ladataan CRM:ään erikseen.

Pitääkö minun luopua 1C:stä saadakseni modernin varaston ja verkkosivuston?

Nro 1C pysyy kirjanpitojärjestelmänä, ja CRM synkronoituu sen kanssa ylhäältä päin: se ottaa varastot ja saldot, kun taas kirjanpito ja tutut raportit 1C:ssä pysyvät.

Miten tämä tapaus eroaa kolmesta edellisestä samaa CRM:ää koskevasta tapauksesta?

Kolme ensimmäistä tapausta käsittelivät osien tunnistusta valokuvan ja äänen avulla (Adam), autojen hintoja ja laskuja (Alexander) sekä monivaluuttakirjanpitoa (Oleg). Tässä tapauksessa dataa siirretään 1C:stä ilman migraatiota ja saldojen manuaalista syöttämistä.

Lähteet

• Kirjoittajan Telegram kanavalla julkaistu viesti: https://t.me/promtvibeadd/456
• Edeltäjätapaus: saman autopurkamön monivaluuttakirjanpito (Audi Resource): https://1001site.com/blog/multivalyutnyj-uchet-dlya-avtorazborki/
• Case: ERP + verkkosivusto + Telegram botti autojen purkamiseen (razborkaua.pro): https://1001site.com/blog/erp-sajt-telegram-bot-ii-dlya-avtorazborki/
• Case-tutkimus: Autojen purkaminen, autojen hinnat ja laskut: https://1001site.com/blog/avtomatizaciya-avtorazborki/
• 1001site AI -verkkokauppatila, varastonhallinta: https://1001site.com/wiki/mode-shop/

Muita parannuksia samaan CRM-järjestelmään on razborkaua.pro- ja Audi Resource -monivaluuttakirjanpidon tapaustutkimuksissa. Ja jos yritykselläsi ei ole 1C:tä ja omaa logistiikkaa, 1001site AI rakentaa verkkosivuston, jossa on luettelo ja tilausten vastaanotto Telegram ja WhatsApp kautta, vain muutamassa minuutissa ilman tietojen synkronointia.