Λογιστική και ένα ηλεκτρονικό κατάστημα με 30.000 προϊόντα: η μελέτη περίπτωσης Vertexelektro

Ένας πελάτης στον οποίο παραδώσαμε το λογιστικό σύστημα και το ηλεκτρονικό κατάστημα lpkelektro.cz τον Ιούνιο, μας σύστησε στους συνεργάτες του. Ένας από αυτούς, η τσεχική εταιρεία Vertexelektro, μας προσέγγισε με απόλυτη εμπιστοσύνη πριν από την πρώτη κλήση. Το έργο ήταν μεγαλύτερο: λογιστική, τήρηση βιβλίων και ένα ηλεκτρονικό κατάστημα λιανικής πώλησης με 30.000 προϊόντα.

Οι αναλύσεις τέτοιων έργων δημοσιεύονται πλήρως στο κανάλι - από την πρώτη σύντομη παρουσίαση έως την τελική πράξη: κανάλι Telegram.

Πώς η σύσταση ενός πελάτη οδήγησε σε ένα έργο 30.000 προϊόντων

Τον Μάιο και τον Ιούνιο, δημιουργήσαμε ένα λογιστικό σύστημα και ένα ηλεκτρονικό κατάστημα για το lpkelektro.cz σε μόλις ένα μήνα. Το αποτέλεσμα ξεπέρασε τις προσδοκίες του πελάτη και μας σύστησαν αμέσως στους συναδέλφους και τους συνεργάτες τους. Ένας από αυτούς είναι η Vertexelektro.

Η διαφορά από μια ψυχρή παραγγελία ήταν αισθητή από την πρώτη κιόλας στιγμή. Ο διευθυντής που μας σύστησε είχε ήδη δει τα αποτελέσματα της δουλειάς μας στην πράξη και η Vertexelektro δεν αφιέρωσε πολύ χρόνο στον έλεγχο του εργολάβου, όπως συμβαίνει συνήθως σε έργα αυτής της κλίμακας.

Τι χρειαζόταν η Vertexelektro

Η Vertexelektro πωλεί οικιακά και μικρά ηλεκτρονικά είδη μέσω λιανικής πώλησης και του ιδιόκτητου καταστήματος. Η γκάμα των προϊόντων της περιλαμβάνει περίπου 30.000 είδη. Χρειάζονταν τρία αλληλένδετα στοιχεία: ένα λογιστικό σύστημα, μια βιτρίνα για τους πελάτες και ακριβείς υπολογισμοί ΦΠΑ για δύο διαφορετικά φορολογικά καθεστώτα ταυτόχρονα.

Χωρίς ένα ενιαίο σύστημα, αυτές οι τρεις εργασίες θα είχαν διεκπεραιωθεί ξεχωριστά. Ο λογιστής θα είχε ενοποιήσει χειροκίνητα τις πωλήσεις από την οθόνη, ενώ οι υπολογισμοί ΦΠΑ για ορισμένα προϊόντα που υπόκεινται σε ειδική μεταχείριση θα είχαν διεκπεραιωθεί σε ξεχωριστό υπολογιστικό φύλλο εκτός του συστήματος. Σχεδιάσαμε τη λογιστική, την τήρηση βιβλίων και την οθόνη από την αρχή ως ένα ενιαίο σύστημα με κοινόχρηστα δεδομένα.

Δημιουργήστε το ηλεκτρονικό σας κατάστημα με την Τεχνητή Νοημοσύνη 1001site

Πώς λειτουργεί η λογιστική με δύο καθεστώτα ΦΠΑ ταυτόχρονα;

Ορισμένες συναλλαγές στο σύστημα Vertexelektro διεκπεραιώνονται βάσει ενός ειδικού καθεστώτος, γνωστού στην Τσεχική Δημοκρατία ως "§ 90": Ο ΦΠΑ υπολογίζεται νόμιμα μόνο επί του περιθωρίου κέρδους μεταξύ αγοράς και πώλησης. Το λογιστικό σύστημα (CRM) ims.vertexelektro.cz διαχειρίζεται αυτό το καθεστώς και τον τυπικό ΦΠΑ 21% ξεχωριστά, αλλά στο πλαίσιο ενός ενιαίου προγράμματος — ο λογιστής δεν χρειάζεται ξεχωριστούς πίνακες για αυτό.

Το παραπάνω στιγμιότυπο οθόνης δείχνει μια μηνιαία αναφορά ΦΠΑ. Στα αριστερά βρίσκεται το τυπικό φορολογικό καθεστώς 21% (φόρος επί της πλήρους τιμής), στα δεξιά βρίσκεται το ειδικό καθεστώς (μόνο φόρος επί της προσαύξησης) και η στήλη σύνοψης είναι "Σύνολο για τον μήνα"—τι πρέπει να υποβληθεί στον λογιστή. Χωρίς αυτήν τη διάκριση, ο λογιστής θα υπολόγιζε εκ νέου χειροκίνητα κάθε πώληση και θα αποφάσιζε ποιο καθεστώς θα εφαρμόσει κάθε φορά.

Έχουμε ήδη εφαρμόσει μια παρόμοια λογική για ξεχωριστούς υπολογισμούς στη μελέτη περίπτωσης lpkelektro.cz. Εκεί, η κύρια εργασία ήταν η ταυτόχρονη λογιστική καταγραφή αρκετών αποθηκών.

Αναλυτικά στοιχεία και προσαρμογή εγγράφων σε ένα μέρος

Ο διευθυντής της Vertexelektro βλέπει τα έσοδα, τις αγορές, τα περιθώρια κέρδους, τις επιστροφές και τα μετρητά σε μία μόνο οθόνη με ένα γράφημα βάσει ημερομηνιών, αντί να συνδυάζει αυτά τα στοιχεία από ξεχωριστές αναφορές. Τα δεδομένα της εταιρείας που εκτυπώνονται σε τιμολόγια και δελτία παράδοσης καταχωρούνται επίσης σε αυτόν τον πίνακα ελέγχου.

Η ενότητα αναφορών ("Sestavy" στη διεπαφή) προσφέρει τρεις ενότητες: προμηθευτές και οι πωλήσεις τους, αξία αποθέματος και μηνιαίος ΦΠΑ—κάθε μία οδηγεί σε μια λεπτομερή αναφορά με ένα μόνο κλικ. Το παρακάτω γράφημα δείχνει τη δυναμική της ταμειακής μηχανής, των εσόδων, των επιστροφών και του συνολικού κέρδους ανά ημέρα για την επιλεγμένη περίοδο.

Μια ξεχωριστή οθόνη ρυθμίσεων ελέγχει τι βλέπει ο αγοραστής στο τιμολόγιο: το λογότυπο της εταιρείας, τα στοιχεία του τραπεζικού λογαριασμού, τον αριθμό τραπεζικού λογαριασμού για τις πληρωμές μέσω τραπεζικής μεταφοράς και τον προεπιλεγμένο συντελεστή ΦΠΑ. Αυτή είναι μια εφάπαξ ρύθμιση, αλλά χωρίς αυτήν, κάθε έγγραφο θα έπρεπε να υποβάλλεται σε χειροκίνητη επεξεργασία.

Πώς φαίνεται η βιτρίνα Vertexelektro στους πελάτες;

Η βιτρίνα vertexelektro.cz είναι ένας κατάλογος για κινητά με κατηγορίες οικιακών συσκευών, μια λειτουργία αναζήτησης και δύο επιλογές περιήγησης: μια τυπική ροή και μια πλοήγηση με σάρωση, παρόμοια με τις εφαρμογές γνωριμιών. Οι αγοραστές επιλέγουν μια κατηγορία χρησιμοποιώντας το εικονίδιο στο επάνω μέρος και περιηγούνται στα προϊόντα σε μια βολική μορφή.

Το στιγμιότυπο οθόνης δείχνει την κατηγορία "Μικρές Οικιακές Συσκευές" ανοιχτή, χωρίς να αναφέρονται προϊόντα. Κατά τη στιγμή της αξιολόγησης, το έργο βρισκόταν στα τελικά στάδια της δοκιμής διεπαφής—η πλήρης μεταφόρτωση του καταλόγου 30.000 ειδών ολοκληρώθηκε ως ξεχωριστό βήμα μετά την παράδοση. Η βιτρίνα και το CRM λειτουργούν με τα ίδια δεδομένα: αυτό που ο λογιστής βλέπει ως απόθεμα στο CRM, ο πελάτης βλέπει ως προϊόντα στον κατάλογο.

Προσαρμοσμένη ανάπτυξη ή μια έτοιμη λειτουργία "Ηλεκτρονικού Καταστήματος" – ποια να επιλέξω;

Μια προσαρμοσμένη ανάπτυξη όπως αυτή της Vertexelektro είναι απαραίτητη όταν η βιτρίνα δεν μπορεί να διαχωριστεί από τη λογική λογιστικής και φορολογίας της. Η έτοιμη λειτουργία "Ηλεκτρονικού Καταστήματος" είναι κατάλληλη εάν χρειάζεστε μια βιτρίνα με καλάθι αγορών και επεξεργασία παραγγελιών, και το λογιστικό σύστημα μπορεί να συνδεθεί εξωτερικά μέσω ενός API - μιας διεπαφής λογισμικού που επιτρέπει στα δύο συστήματα να ανταλλάσσουν αυτόματα δεδομένα.

Η λειτουργία "Ηλεκτρονικό Κατάστημα" του 1001site AI μπορεί να λαμβάνει προϊόντα και αποθέματα από ένα εξωτερικό λογιστικό σύστημα μέσω ενός κλειδιού API και να αναφέρει τις πωλήσεις σε αντάλλαγμα. Η διαφορά είναι ότι το ίδιο το λογιστικό σύστημα, όπως και του Vertexelektro, έχει κατασκευαστεί ξεχωριστά για μια συγκεκριμένη επιχειρηματική διαδικασία. Η λειτουργία έτοιμη προς χρήση συνδέεται με ένα τέτοιο σύστημα μόνο εξωτερικά, μέσω ενός API.

Το αποτέλεσμα και τι ακολουθεί

Το CRM και το ηλεκτρονικό κατάστημα vertexelektro.cz λειτουργούν: το ειδικό καθεστώς ΦΠΑ (§ 90) υπολογίζεται αυτόματα και ξεχωριστά από το τυπικό καθεστώς. Η πλήρης μεταφόρτωση στον κατάλογο 30.000 ειδών ολοκληρώθηκε σε ξεχωριστό βήμα μετά την παράδοση του κύριου συστήματος.

Πέρα από τις τεχνικές πτυχές, αυτό το έργο είχε και ένα στοιχείο μάρκετινγκ: ο πελάτης επικοινώνησε μαζί μας χωρίς ούτε ένα τηλεφώνημα —μετά από σύσταση ενός συναδέλφου που ήταν ήδη πελάτης μας. Η προφορική διαφήμιση βασίστηκε στο προηγούμενο έργο: η παράδοση ήταν στην ώρα της και το αποτέλεσμα λειτουργεί. Δεν απαιτήθηκε ξεχωριστή διαφημιστική καμπάνια.

Σε ποιους απευθύνεται αυτή η προσέγγιση στη λογιστική και τα ηλεκτρονικά καταστήματα;

Αυτή η ενσωμάτωση λογιστικής, τήρησης βιτρινών και βιτρίνας είναι κατάλληλη για επιχειρήσεις λιανικής πώλησης με μεγάλη γκάμα προϊόντων και μοναδική φορολογική ή αποθηκική λογική — ακριβώς όταν μια προκατασκευασμένη λύση δεν καλύπτει πλήρως την ανάγκη. Εάν η εργασία είναι απλούστερη και χρειάζεται μόνο μια βιτρίνα με καλάθι αγορών και πληροφορίες παραγγελίας, και ένα λογιστικό σύστημα είναι ήδη σε ισχύ ή δεν χρειάζεται καθόλου, δεν απαιτείται προσαρμοσμένη ανάπτυξη αυτής της κλίμακας.

1. Οι λιανοπωλητές με αγαθά που υπάγονται σε διαφορετικά φορολογικά καθεστώτα (κανονικός ΦΠΑ και το ειδικό καθεστώς § 90 με υπολογισμό βάσει του περιθωρίου κέρδους) χρειάζονται ένα CRM που υπολογίζει και τα δύο καθεστώτα ξεχωριστά.
2. Ένας κατάλογος που περιέχει δεκάδες χιλιάδες είδη, τα οποία πρέπει να ταιριάζουν με το απόθεμα της αποθήκης, απαιτεί ένα σύστημα απεικόνισης και λογιστικής που βασίζεται στα ίδια δεδομένα.
3. Ένας απλός κατάλογος χωρίς τέτοια λογική—είναι πιο γρήγορο να δημιουργήσετε έναν ιστότοπο με τεχνητή νοημοσύνη 1001site και να συνδέσετε ξεχωριστά το υπάρχον λογιστικό σύστημα.

Ερωτήσεις Αναγνωστών

Τι είναι το ειδικό καθεστώς ΦΠΑ "§ 90" στο Vertexelektro CRM και γιατί είναι απαραίτητο;

Ορισμένες συναλλαγές στο σύστημα Vertexelektro διεκπεραιώνονται βάσει ενός ειδικού καθεστώτος, γνωστού στην Τσεχική Δημοκρατία ως "§ 90": βάσει νόμου, ο ΦΠΑ υπολογίζεται μόνο επί του περιθωρίου κέρδους μεταξύ αγοράς και πώλησης. Το CRM υπολογίζει το τυπικό καθεστώς 21% και αυτό το ειδικό καθεστώς ξεχωριστά και δεν τα συγχέει. Χωρίς αυτό, ο λογιστής θα έπρεπε να καταχωρεί χειροκίνητα τις πωλήσεις μεταξύ των δύο συστημάτων.

Είναι δυνατόν να δημιουργηθεί ένας κατάλογος 30.000 προϊόντων πιο γρήγορα από ό,τι με την προσαρμοσμένη ανάπτυξη;

Ναι, εάν ο κατάλογος είναι απλώς μια βιτρίνα προϊόντων, χωρίς ενσωματωμένο λογιστικό σύστημα για μια συγκεκριμένη επιχειρηματική διαδικασία. Η τεχνητή νοημοσύνη 1001site συμπληρώνει τον κατάλογο χρησιμοποιώντας έναν σύνδεσμο προς τον παλιό ιστότοπο, ροή ή πίνακα και δημοσιεύει τον ιστότοπο σε 2-7 λεπτά. Η προσαρμοσμένη ανάπτυξη, όπως αυτή της Vertexelektro, είναι απαραίτητη όταν η βιτρίνα πρέπει να ενσωματωθεί άψογα με το λογιστικό της σύστημα και ένα ειδικό φορολογικό καθεστώς.

Πώς διαφέρει ένα προσαρμοσμένο CRM με λογιστική από την έτοιμη λειτουργία "Ηλεκτρονικού Καταστήματος" του 1001site AI;

1001site AI είναι ένα έτοιμο προς χρήση μοντέλο: ένας ιστότοπος με καλάθι αγορών, παραγγελίες και σύστημα πληρωμών συναρμολογείται χρησιμοποιώντας ένα στυλ και έναν σύνδεσμο και ένα εξωτερικό λογιστικό σύστημα μπορεί να συνδεθεί σε αυτόν μέσω ενός API. Με το CRM της Vertexelektro, ισχύει το αντίθετο: το λογιστικό σύστημα, η λογιστική και η βιτρίνα δημιουργήθηκαν από την αρχή για συγκεκριμένη φορολογική και αποθηκική λογική. Δεν υπάρχει έτοιμο πρότυπο για αυτόν τον συνδυασμό.

Γιατί η βιτρίνα στο στιγμιότυπο οθόνης είναι άδεια; Το έργο έχει 30.000 προϊόντα, άλλωστε.

Κατά τη στιγμή αυτής της αξιολόγησης, το έργο βρισκόταν στα τελικά στάδια δοκιμών—η κυκλοφορία ήταν ακόμη ένα βήμα μακριά. Η ενότητα "Μικρές Συσκευές" στο στιγμιότυπο οθόνης είναι ανοιχτή χωρίς προϊόντα: πρόκειται για μια δοκιμαστική έκδοση της διεπαφής πριν από τη μαζική μεταφόρτωση του καταλόγου. Το κατάστημα δεν είχε συμπληρωθεί ακόμη.

Πηγές

• Η ανάρτηση του συγγραφέα στο κανάλι Telegram: https://t.me/promtvibeadd/442
• Το προηγούμενο έργο που αναφέρεται στην ανάρτηση (lpkelektro.cz): https://t.me/promtvibeadd/378
• Παρουσίαση πελατών: https://vertexelektro.cz/
• CRM πελατών (δημόσια σελίδα σύνδεσης): https://ims.vertexelektro.cz/
• Λειτουργία ηλεκτρονικού καταστήματος AI 1001site: https://1001site.com/wiki/mode-shop/

Παρόμοια λογιστική και εμπορική λογική μπορεί να βρεθεί στις περιπτώσεις της lpkelektro.cz, μιας εταιρείας διάλυσης αυτοκινήτων με ERP και Telegram bot, και του banchem.sk, ενός CRM με βάση δεδομένων πελατών. Εάν η εργασία σας είναι απλούστερη, 1001site AI δημιουργεί έναν ιστότοπο ή ένα ηλεκτρονικό κατάστημα από έναν σύνδεσμο ή μια περιγραφή σε λίγα λεπτά και συνδέεται με το λογιστικό σύστημα μέσω API.