Εισαγωγή από 1C για αυτόματη αποσυναρμολόγηση: υπολείμματα και γραμμωτοί κώδικες χωρίς διπλότυπα

Η τέταρτη μελέτη περίπτωσης του ίδιου CRM για την επιχείρηση αποσυναρμολόγησης αυτοκινήτων του Oleg, Audi Resource, στο Lutsk. Την προηγούμενη φορά, εφαρμόσαμε λογιστική πολλαπλών νομισμάτων χρησιμοποιώντας τον δικό του τύπο. Αυτή τη φορά, η πρόκληση ήταν διαφορετική: ο συγχρονισμός της αποθήκης με το 1C, το οποίο η επιχείρηση χρησιμοποιεί εδώ και πολλά χρόνια, χωρίς να αγγίξουμε το ίδιο το σύστημα ή να απαιτήσουμε την επανεκπαίδευσή του από κάποιον.

Θα συζητήσουμε πλήρως αυτές τις βελτιώσεις στο κανάλι μας Telegram.

Γιατί η εταιρεία αποσυναρμολόγησης αυτοκινήτων του Όλεγκ δεν έφυγε από την 1C;

Εν ολίγοις: το 1C έχει συσσωρεύσει χρόνια λογιστικών, φορολογικών και ισολογιστικών δεδομένων και ο κίνδυνος να σπάσει κάτι κατά τη διάρκεια μιας πλήρους μετεγκατάστασης σε άλλο σύστημα υπερτερεί της ταλαιπωρίας της παλιάς διεπαφής - έτσι αφήσαμε το λογιστικό σύστημα ως έχει και συγχρονίσαμε τα δεδομένα με αυτό.

Για πολλές επιχειρήσεις που τηρούν αρχεία εδώ και δεκαετίες, το 1C φιλοξενεί όλα τα λογιστικά, φορολογικά στοιχεία και το ιστορικό υπολοίπων για αρκετά χρόνια. Η μετάβαση σε άλλο σύστημα ενέχει κινδύνους: κάτι μπορεί να χαθεί κατά τη μετεγκατάσταση, ο λογιστής πρέπει να επανεκπαιδευτεί και η αποθήκη μπορεί να διασκορπιστεί κατά τη μετάβαση, μαζί με τα πραγματικά στοιχεία.

Επομένως, η λύση του Oleg ήταν να συνδυάσει και τα δύο συστήματα: το 1C παραμένει το λογιστικό σύστημα και το Audi Resource CRM λαμβάνει προϊόντα και υπόλοιπα από αυτό αυτόματα - χωρίς χειροκίνητη μεταφορά.

Πώς γνωρίζει το CRM ότι το προϊόν από το 1C είναι το ίδιο;

Εν ολίγοις: Το CRM αναγνωρίζει ένα προϊόν από το εσωτερικό του 1C GUID—ένα τεχνικό αναγνωριστικό που δεν αλλάζει όταν αλλάζει ο αριθμός ή ο κωδικός του άρθρου—επομένως η επανάληψη αρίθμησης των κωδικών στο 1C δεν δημιουργεί μια δεύτερη κάρτα για το ίδιο προϊόν στο CRM.

Οι κωδικοί και οι SKU στο 1C αλλάζουν με την πάροδο του χρόνου: τα προϊόντα μετακινούνται σε διαφορετική κατηγορία, αριθμούνται διαφορετικά κατά την απογραφή ή τα είδη συγχωνεύονται. Εάν το CRM βασιζόταν στον κώδικα, κάθε τέτοια αλλαγή θα δημιουργούσε ένα αντίγραφο. Αντ' αυτού, το σύστημα χρησιμοποιεί το εσωτερικό τεχνικό αναγνωριστικό 1C (GUID), το οποίο δεν αλλάζει ποτέ για ένα προϊόν, και το χρησιμοποιεί για να αναγνωρίσει το προϊόν κατά την επαναφόρτωση.

Κατά τη φόρτωση από ένα υπολογιστικό φύλλο Excel, η στήλη "Κωδικός" παίζει τον ρόλο αυτού του αναγνωριστικού: πρόκειται για ένα μόνιμο κλειδί γραμμής με το οποίο μια επαναλαμβανόμενη φόρτωση προσδιορίζει το προϊόν και ενημερώνει την κάρτα του χωρίς να δημιουργεί νέα.

Ποια πεδία μεταφέρονται από το 1C και ποια παραμένουν στο CRM;

Με λίγα λόγια: το όνομα, ο αριθμός, ο κατασκευαστής, η τιμή, η κατηγορία, το βάρος, οι διαστάσεις και η περιγραφή αποστέλλονται από το 1C στο CRM, αλλά ένα κενό πεδίο στο 1C δεν αντικαθιστά ένα που έχει ήδη συμπληρωθεί στο CRM - το σύστημα λαμβάνει τα δεδομένα μόνο εάν υπάρχουν στην πραγματικότητα.

Λίστα πεδίων και κανόνας για το καθένα:

1. Όνομα, αριθμός, κατασκευαστής, τιμή, κατηγορία, βάρος και διαστάσεις, περιγραφή - λαμβάνονται από το 1C με κάθε φορτίο.
2. Ένα κενό πεδίο στο 1C δεν διαγράφει ένα συμπληρωμένο πεδίο στο CRM. Εάν ένας διαχειριστής πρόσθεσε χειροκίνητα μια περιγραφή στο CRM και το πεδίο είναι κενό στο 1C, η μεταφόρτωσή του δεν θα τη διαγράψει.
3. Το CRM προσδιορίζει αυτόματα τη μάρκα και το μοντέλο του αυτοκινήτου από το όνομα του προϊόντος, αλλά μόνο την πρώτη φορά που δημιουργείται μια κάρτα. Στη συνέχεια, αυτό το πεδίο δεν υπολογίζεται ξανά κάθε φορά που φορτώνεται μια κάρτα.

Αυτή η λογική προστατεύει τις χειροκίνητες λειτουργίες της αποθήκης: ένας διαχειριστής μπορεί να διευκρινίσει ή να προσθέσει κάτι στο CRM και ο επόμενος συγχρονισμός με το 1C δεν θα το αντικαταστήσει.

Πώς υπολογίζει το CRM τα υπόλοιπα κατά την επαναφόρτωση;

Εν ολίγοις: η πρώτη φόρτωση ορίζει το υπόλοιπο ακριβώς όπως στο 1C και, στη συνέχεια, το CRM λαμβάνει υπόψη μόνο την αλλαγή υπολοίπου από την προηγούμενη φόρτωση—αυτό προστατεύει από διπλές διαγραφές κατά τη διάρκεια των πωλήσεων, οι οποίες συμβαίνουν με διαφορετικούς ρυθμούς σε διαφορετικά συστήματα.

Ένα σφάλμα στη λογική ισορροπίας επηρεάζει άμεσα το κόστος, επομένως στο Audi Resource CRM είναι δομημένο ως εξής:

1. Η πρώτη φόρτωση ορίζει την ποσότητα των αγαθών ακριβώς όπως στο 1C - το σημείο εκκίνησης.
2. Κάθε επόμενη λήψη επαληθεύει μόνο την αλλαγή στο υπόλοιπο στο 1C από την προηγούμενη φορά.
3. Μια πώληση που έχει υποβληθεί σε επεξεργασία στο CRM αλλά δεν έχει καταχωρηθεί ακόμη στο 1C δεν επιστρέφεται στην αποθήκη την επόμενη φορά που φορτώνεται. Μόλις καταχωρηθεί στο 1C, δεν θα διαγραφεί ξανά.
4. Το ίδιο ισχύει και για τις επιστροφές.
5. Τα στοιχεία που δεν είναι πλέον διαθέσιμα στο 1C αφαιρούνται από την αποθήκη στο CRM. Αυτό ισχύει πάντα για τα αντίγραφα ασφαλείας του 1C. Κατά τη φόρτωση από το Excel, χρησιμοποιείται ένα ξεχωριστό πλαίσιο ελέγχου "πλήρης λίστα" για αυτό.

Χωρίς αυτήν τη λογική, τα δεδομένα στα δύο συστήματα—1C και CRM—θα αποκλίνουν γρήγορα: ό,τι πωλούνταν στο CRM θα έφτανε στο 1C ως δεύτερη διαγραφή και το απόθεμα στην οθόνη δεν θα αντιστοιχούσε πλέον στην πραγματική αποθήκη.

Τι συμβαίνει με τους γραμμωτούς κώδικες και την εκτύπωση ετικετών;

Με λίγα λόγια: οι γραμμωτοί κώδικες που έχει ήδη αντιστοιχίσει η 1C σε προϊόντα διατηρούνται κατά τον συγχρονισμό - ο σαρωτής στην αποθήκη βρίσκει το εξάρτημα χρησιμοποιώντας τους με τον ίδιο τρόπο που θα το έβρισκε στην ίδια την 1C.

Εάν ένα προϊόν διαθέτει ήδη αυτοκόλλητο γραμμωτού κώδικα 1C (με χαρακτηριστικό πρόθεμα όπως "2000..."), το CRM δεν εκχωρεί νέο κωδικό στο προϊόν—ο σαρωτής συνεχίζει να το εντοπίζει χρησιμοποιώντας τον παλιό. Μπορείτε να εκτυπώσετε την ίδια ετικέτα γραμμωτού κώδικα ξεχωριστά από την κάρτα προϊόντος σε μορφή 58x40.

Σε μια αποθήκη όπου έχουν ήδη εφαρμοστεί εκατοντάδες ετικέτες, δεν υπάρχει λόγος να εφαρμοστούν ξανά, απλώς και μόνο επειδή τα δεδομένα διαχειρίζονται πλέον σε δύο συστήματα ταυτόχρονα.

Τι δεν μπορεί να μεταφερθεί από το 1C - και γιατί;

Εν ολίγοις: οι υπηρεσίες, τα πλήρη αγαθά και οι φωτογραφίες δεν μεταφέρονται από το 1C. Ο λόγος για τις φωτογραφίες είναι καθαρά τεχνικός: η βάση δεδομένων 1C αποθηκεύει μόνο διαδρομές προς αρχεία στο δίσκο, όχι τις ίδιες τις εικόνες.

Δίκαια όρια συγχρονισμού - τρία σημεία:

1. Οι υπηρεσίες δεν μεταβιβάζονται.
2. Τα είδη που είναι σε απόθεμα δεν μεταφέρονται πλήρως - το CRM περιέχει μόνο ό,τι είναι πραγματικά σε απόθεμα.
3. Οι φωτογραφίες δεν μεταφέρονται — η βάση δεδομένων 1C αποθηκεύει μόνο διαδρομές προς αρχεία στην τοπική μονάδα δίσκου ή στον διακομιστή της εταιρείας. Οι ίδιες οι εικόνες δεν αποθηκεύονται εκεί. Μόνο εικόνες που υπάρχουν φυσικά στη βάση δεδομένων μπορούν να μεταφερθούν, επομένως οι φωτογραφίες μεταφορτώνονται στο CRM ξεχωριστά.

Ξεχωριστά: η δημοσίευση προϊόντων σε πίνακες μηνυμάτων μετά τη μεταφόρτωση δεν ενεργοποιείται αυτόματα - πρόκειται για ξεχωριστή ενέργεια εντός του CRM και όχι για συνέπεια της εισαγωγής από το 1C.

Πώς φαίνεται αυτό στη διεπαφή CRM;

Εν συντομία: στις ρυθμίσεις του Audi Resource CRM, υπάρχει μια ξεχωριστή οθόνη που ονομάζεται "Εισαγωγή από 1C και Excel" - εδώ μπορείτε να ανεβάσετε ένα αντίγραφο ασφαλείας 1C (.bak) ή έναν πίνακα χρησιμοποιώντας ένα έτοιμο πρότυπο και το ιστορικό μεταφορτώσεων είναι επίσης ορατό εκεί.

Η οθόνη εισαγωγής προσφέρει δύο επιλογές: μεταφόρτωση ενός αρχείου Excel χρησιμοποιώντας ένα πρότυπο (ένα προϊόν, μία σειρά, η στήλη "Κωδικός" είναι ένα μόνιμο κλειδί) ή δημιουργία αντιγράφου ασφαλείας της βάσης δεδομένων 1C, εάν έχει ρυθμιστεί η πρόσβαση στον διακομιστή 1C. Δίπλα σε αυτό υπάρχει ένα κουμπί με το πρότυπο που μπορείτε να κατεβάσετε και ένα αρχείο καταγραφής ιστορικού λήψεων, ώστε να μπορείτε να δείτε πότε και τι συγχρονίστηκε τελευταία φορά.

Το ίδιο CRM έχει έτοιμη ενσωμάτωση με τον πίνακα αγγελιών uaavto.pro: η δημοσίευση είναι δωρεάν, με μία προϋπόθεση: η τιμή πρέπει να είναι χαμηλότερη από ό,τι στα OLX, Prom και Avtopro. Κατά τη στιγμή αυτής της μελέτης περίπτωσης, η Audi Resource δεν είχε ακόμη ενσωματώσει τους πίνακες αγγελιών, αλλά η λειτουργία είναι ήδη ενσωματωμένη στη διεπαφή και μπορεί να ενεργοποιηθεί χωρίς ανάπτυξη, με ένα μόνο κλικ.

Γιατί να συγχρονίσετε καθόλου το 1C αν είναι πιο εύκολο να μεταβείτε σε άλλο σύστημα;

Εν ολίγοις: ο συγχρονισμός είναι ένα πρακτικό ενδιάμεσο βήμα. Απαλλάσσει τους διαχειριστές από την χειροκίνητη εισαγωγή υπολοίπων αποθεμάτων αυτή τη στιγμή και στη συνέχεια τα δεδομένα που έχουν ληφθεί μπορούν να χρησιμοποιηθούν για οτιδήποτε θέλετε: ανάλυση πωλήσεων χρησιμοποιώντας τεχνητή νοημοσύνη, παρακολούθηση εργασιών υπαλλήλων ή απλώς διατήρηση ενός ενημερωμένου ιστότοπου και πινάκων εργασίας χωρίς να επικαλύπτεται η εργασία.

Η ιδέα πίσω από αυτήν την αναβάθμιση είναι απλή: δεν χρειάζεται να βιαστείτε. Εάν η πλήρης εγκατάλειψη του 1C είναι αναπόφευκτη —λόγω λογιστικών, φορολογικών ή φόβου μήπως σπάσει κάτι κατά τη διάρκεια μιας μετεγκατάστασης— μπορείτε πρώτα να αυτοματοποιήσετε την ανταλλαγή δεδομένων μεταξύ του 1C και άλλων συστημάτων. Στη συνέχεια, μπορείτε να κάνετε ό,τι θέλετε με αυτά τα δεδομένα: κάποια ενσωματώνουν ανάλυση πωλήσεων μέσω τεχνητής νοημοσύνης, άλλα παρακολουθούν την απόδοση των εργαζομένων και άλλα απλώς σταματούν να σπαταλούν χρόνο μεταφέροντας χειροκίνητα τα υπόλοιπα στο CRM και στον ιστότοπο κάθε εβδομάδα.

Εάν έχετε μια παρόμοια εργασία—μεταφορά δεδομένων από το 1C σε ένα σύγχρονο λογιστικό σύστημα με ανάλυση τεχνητής νοημοσύνης—ο συγγραφέας της υπόθεσης μπορεί να σχεδιάσει αυτόν τον συγχρονισμό κατά παραγγελία για τη βάση δεδομένων σας.

Πώς διαφέρει αυτό από τις τρεις προηγούμενες περιπτώσεις του ίδιου CRM;

Εν ολίγοις: η πλατφόρμα είναι η ίδια και για τις τέσσερις περιπτώσεις, αλλά κάθε φορά προστίθεται ένα συγκεκριμένο σύνολο λειτουργιών για έναν συγκεκριμένο πελάτη - από την αναγνώριση εξαρτημάτων μέσω φωτογραφίας έως τον συγχρονισμό με το 1C.

Οι δύο τελευταίες περιπτώσεις αφορούν τον ίδιο πελάτη: πρώτον, εφαρμόστηκε η λογιστική πολλαπλών νομισμάτων για το Audi Resource και, στη συνέχεια, μέσω ξεχωριστής αναβάθμισης, ο συγχρονισμός με το 1C. Η βάση της πλατφόρμας παραμένει αμετάβλητη: επιλύει μία συγκεκριμένη εργασία κάθε φορά, χωρίς περιττές ενότητες που θα γεμίσουν την αποθήκη.

Αν χρειάζεστε έναν απλούστερο ιστότοπο με κατάλογο και αποδοχή παραγγελιών μέσω Telegram και WhatsApp —χωρίς συγχρονισμό 1C ή προσαρμοσμένη λογική απογραφής— μπορείτε να τον δημιουργήσετε χρησιμοποιώντας την Τεχνητή Νοημοσύνη 1001site. Εσείς επιλέγετε το στυλ, η Τεχνητή Νοημοσύνη συμπληρώνει τον ιστότοπο με βάση τον σύνδεσμο ή την περιγραφή σας και η λειτουργία "Ηλεκτρονικό Κατάστημα" διαχειρίζεται το καλάθι αγορών και τις παραγγελίες χωρίς εγγραφή.

Για ποιον είναι κατάλληλος αυτός ο τύπος συγχρονισμού με το 1C;

Εν ολίγοις: αυτό το πακέτο έχει νόημα για επιχειρήσεις που έχουν ταυτόχρονα αρκετές από τις παρακάτω προϋποθέσεις, και όχι για οποιονδήποτε χρησιμοποιεί απλώς το 1C.

Ο συνδυασμός έχει νόημα αν έχετε και τα δύο:

1. Η λογιστική διεξάγεται στο 1C εδώ και χρόνια και η μετάβαση σε άλλο σύστημα είναι επικίνδυνη ή απλώς περιττή.
2. Τα υπόλοιπα αλλάζουν καθημερινά και κανείς δεν έχει χρόνο να τα αντιγράψει χειροκίνητα στο CRM ή στον ιστότοπο.
3. Τα προϊόντα έχουν ήδη γραμμωτούς κώδικες 1C και δεν θέλω να τους κολλήσω ξανά στην αποθήκη.
4. Είναι απαραίτητο τα ίδια δεδομένα να αναρτώνται τόσο στον ιστότοπο όσο και στους πίνακες μηνυμάτων χωρίς χειρωνακτική εργασία.

Αν το μόνο σχετικό πράγμα από αυτήν τη λίστα είναι ένας απλός ιστότοπος με ενιαίο νόμισμα και αποδοχή παραγγελιών, χωρίς συγχρονισμό με το 1C, ένα τέτοιο πακέτο μπορεί να συναρμολογηθεί στη λειτουργία "Ηλεκτρονικό κατάστημα" του 1001site AI χωρίς προσαρμοσμένη ανάπτυξη.

Ερωτήσεις Αναγνωστών

Τι συμβαίνει αν κατεβάσετε το ίδιο αντίγραφο ασφαλείας 1C δύο φορές;

Το CRM δεν θα δημιουργήσει δεύτερη κάρτα προϊόντος. Το προϊόν αναγνωρίζεται από το εσωτερικό του 1C GUID (στο Excel, από τη στήλη "Κωδικός"), επομένως η εκ νέου μεταφόρτωση ενημερώνει την υπάρχουσα εγγραφή και δεν δημιουργεί αντίγραφο.

Θα μεταφερθούν φωτογραφίες προϊόντων από την 1C;

Όχι. Η βάση δεδομένων 1C αποθηκεύει μόνο διαδρομές προς αρχεία στο δίσκο, όχι τις ίδιες τις εικόνες, επομένως δεν υπάρχει τρόπος μεταφοράς φωτογραφιών—ανεβαίνουν στο CRM ξεχωριστά.

Πρέπει να εγκαταλείψω το 1C για να αποκτήσω μια σύγχρονη αποθήκη και ιστότοπο;

Το Νο. 1C παραμένει το λογιστικό σύστημα και το CRM συγχρονίζεται με αυτό από πάνω: λαμβάνει απογραφή και υπόλοιπα, ενώ η λογιστική και οι οικείες αναφορές στο 1C παραμένουν.

Πώς διαφέρει αυτή η περίπτωση από τις τρεις προηγούμενες που αφορούσαν το ίδιο CRM;

Οι τρεις πρώτες περιπτώσεις κάλυψαν την αναγνώριση εξαρτημάτων μέσω φωτογραφίας και φωνής (Adam), τις τιμές και τα τιμολόγια αυτοκινήτων (Alexander) και τη λογιστική πολλαπλών νομισμάτων (Oleg). Αυτή η περίπτωση αφορά τη μεταφορά δεδομένων από το 1C χωρίς μετεγκατάσταση και χωρίς χειροκίνητη εισαγωγή υπολοίπων.

Πηγές

• Η ανάρτηση του συγγραφέα στο κανάλι Telegram: https://t.me/promtvibeadd/456
• Προηγούμενη περίπτωση: λογιστική πολλαπλών νομισμάτων για την ίδια μάντρα διάλυσης αυτοκινήτων (Audi Resource): https://1001site.com/blog/multivalyutnyj-uchet-dlya-avtorazborki/
• Υπόθεση: ERP + ιστότοπος + Telegram bot για αποσυναρμολόγηση αυτοκινήτων (razborkaua.pro): https://1001site.com/blog/erp-sajt-telegram-bot-ii-dlya-avtorazborki/
• Μελέτη περίπτωσης: Αποσυναρμολόγηση αυτοκινήτων Τιμές και τιμολόγια αυτοκινήτων: https://1001site.com/blog/avtomatizaciya-avtorazborki/
• Λειτουργία ηλεκτρονικού καταστήματος AI 1001site, έλεγχος αποθέματος: https://1001site.com/wiki/mode-shop/

Άλλες βελτιώσεις στο ίδιο CRM βρίσκονται στις μελέτες περίπτωσης πολυνομισματικής λογιστικής razborkaua.pro και Audi Resource. Και αν η επιχείρησή σας δεν διαθέτει 1C και δική της εφοδιαστική, 1001site AI δημιουργεί έναν ιστότοπο με κατάλογο και αποδοχή παραγγελιών μέσω Telegram και WhatsApp σε λίγα μόνο λεπτά, χωρίς συγχρονισμό δεδομένων.