Buchhaltung und ein Online-Shop mit 30.000 Produkten: die Fallstudie Vertexelektro

Ein Kunde, dem wir im Juni das Buchhaltungssystem und den Onlineshop lpkelektro.cz bereitgestellt haben, empfahl uns seinen Partnern. Eines dieser Unternehmen, die tschechische Firma Vertexelektro, vertraute uns bereits vor dem ersten Gespräch voll und ganz. Die Aufgabe war umfangreicher: Buchhaltung, Finanzbuchhaltung und ein Onlineshop für den Einzelhandel mit 30.000 Produkten.

Analysen solcher Projekte werden vollständig auf dem Kanal veröffentlicht – vom ersten Briefing bis zum finalen Akt: Telegram Kanal.

Wie die Empfehlung eines Kunden zu einem Projekt mit 30.000 Produkten führte

Im Mai und Juni entwickelten wir innerhalb eines Monats ein Buchhaltungssystem und einen Onlineshop für lpkelektro.cz. Das Ergebnis übertraf die Erwartungen des Kunden, der uns umgehend seinen Kollegen und Partnern weiterempfahl. Einer dieser Partner ist Vertexelektro.

Der Unterschied zu einem Kaltauftrag war von der ersten Minute an spürbar. Der Manager, der uns empfohlen hatte, kannte die Ergebnisse unserer Arbeit bereits aus der Praxis, und Vertexelektro investierte nicht viel Zeit in die Überprüfung des Auftragnehmers, wie es bei Projekten dieser Größenordnung üblich ist.

Was Vertexelektro benötigte

Vertexelektro vertreibt Haushalts- und Kleinelektronik über den Einzelhandel und eigene Ladengeschäfte; das Sortiment umfasst rund 30.000 Artikel. Drei miteinander verbundene Komponenten waren erforderlich: ein Buchhaltungssystem, ein Ladengeschäft für Kunden und die gleichzeitige, präzise Mehrwertsteuerberechnung für zwei verschiedene Steuersysteme.

Ohne ein einheitliches System wären diese drei Aufgaben getrennt voneinander erledigt worden. Der Buchhalter hätte die Umsätze manuell aus dem Display zusammengeführt, während die Mehrwertsteuerberechnung für bestimmte, speziell behandelte Produkte in einer separaten Tabelle außerhalb des Systems erfolgt wäre. Wir haben Buchhaltung, Finanzbuchhaltung und Display von Anfang an als ein einziges System mit gemeinsam genutzten Daten konzipiert.

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Wie funktioniert die Buchhaltung bei gleichzeitiger Anwendung zweier Mehrwertsteuersysteme?

Einige Transaktionen im Vertexelektro-System werden gemäß einer in Tschechien als „§ 90“ bekannten Sonderregelung abgewickelt: Die Mehrwertsteuer wird gesetzlich nur auf die Differenz zwischen Kauf- und Verkaufspreis berechnet. Das Buchhaltungssystem (CRM) ims.vertexelektro.cz verwaltet diese Regelung und die reguläre Mehrwertsteuer von 21 % separat, jedoch innerhalb eines einzigen Programms – der Buchhalter benötigt hierfür keine separaten Tabellen.

Der obige Screenshot zeigt einen monatlichen Umsatzsteuerbericht. Links ist die Standardregelung mit 21 % Umsatzsteuer (Steuer auf den vollen Preis) dargestellt, rechts die Sonderregelung (Steuer nur auf den Aufschlag). Die Spalte „Zusammenfassung“ zeigt den „Monatsgesamtbetrag“ – die Angabe für den Steuerberater. Ohne diese Unterscheidung müsste der Steuerberater jeden Verkauf manuell neu berechnen und jedes Mal entscheiden, welche Regelung anzuwenden ist.

Eine ähnliche Logik für separate Berechnungen haben wir bereits in der Fallstudie lpkelektro.cz implementiert. Dort bestand die Hauptaufgabe darin, mehrere Lager gleichzeitig zu berücksichtigen.

Analyse und Dokumentenanpassung an einem Ort

Der Manager von Vertexelektro sieht Umsatz, Einkäufe, Margen, Retouren und Cashflow auf einem einzigen Bildschirm in einem datumsbasierten Diagramm, anstatt diese Zahlen aus separaten Berichten zusammenzuführen. Die auf Rechnungen und Lieferscheinen abgedruckten Unternehmensdaten werden ebenfalls in dieses Dashboard eingegeben.

Der Bereich „Berichte“ (in der Benutzeroberfläche „Sestavy“) bietet drei Abschnitte: Lieferanten und deren Umsätze, Lagerwert und monatliche Umsatzsteuer – jeder Abschnitt führt mit einem Klick zu einem detaillierten Bericht. Die folgende Grafik zeigt die Entwicklung von Kassenbestand, Umsatz, Retouren und Gesamtgewinn pro Tag für den ausgewählten Zeitraum.

Über einen separaten Einstellungsbildschirm lässt sich festlegen, was der Käufer auf der Rechnung sieht: Firmenlogo, Bankverbindung, Kontonummer für Überweisungen und der Standard-Mehrwertsteuersatz. Diese Einstellung muss einmalig vorgenommen werden; ohne sie müsste jedes Dokument manuell bearbeitet werden.

Wie wirkt die Vertexelektro-Vitrine auf die Kunden?

Der Showcase von vertexelektro.cz ist ein mobiler Katalog mit Haushaltsgerätekategorien, einer Suchfunktion und zwei Navigationsoptionen: einem Standard-Feed und einer Wischgesten-Navigation, ähnlich wie bei Dating-Apps. Kunden wählen eine Kategorie über das Symbol oben aus und können die Produkte übersichtlich durchstöbern.

Der Screenshot zeigt die geöffnete Kategorie „Kleine Haushaltsgeräte“, die jedoch keine Produkte enthält. Zum Zeitpunkt der Überprüfung befand sich das Projekt in der finalen Phase der Schnittstellentests – der vollständige Katalog-Upload mit 30.000 Artikeln erfolgte separat nach der Auslieferung. Onlineshop und CRM-System arbeiten mit denselben Daten: Was der Buchhalter im CRM als Lagerbestand sieht, wird dem Kunden im Katalog als Produkt angezeigt.

Eigenentwicklung oder vorgefertigtes „Online-Shop“-Modell – was ist die richtige Wahl?

Eine individuelle Entwicklung wie die von Vertexelektro ist erforderlich, wenn sich der Onlineshop nicht von der Buchhaltung und Steuerlogik trennen lässt. Der vorgefertigte Modus „Onlineshop“ eignet sich, wenn Sie einen Onlineshop mit Warenkorb und Bestellabwicklung benötigen und das Buchhaltungssystem extern über eine API – eine Softwareschnittstelle, die den automatischen Datenaustausch zwischen den beiden Systemen ermöglicht – angebunden werden kann.

Der „Online-Shop“-Modus von 1001site AI kann Produkte und Lagerbestände über einen API-Schlüssel von einem externen Buchhaltungssystem empfangen und im Gegenzug Umsätze melden. Der Unterschied besteht darin, dass das Buchhaltungssystem selbst, wie beispielsweise das von Vertexelektro, separat für einen spezifischen Geschäftsprozess entwickelt wird. Der sofort einsatzbereite Modus verbindet sich ausschließlich extern über eine API mit einem solchen System.

Das Ergebnis und wie es weitergeht

Das CRM-System ims.vertexelektro.cz und der Online-Shop vertexelektro.cz sind betriebsbereit: Die Sonderregelung für die Mehrwertsteuer (§ 90) wird automatisch und separat von der Standardregelung berechnet. Der vollständige Katalog-Upload mit 30.000 Artikeln wurde in einem separaten Schritt nach der Auslieferung des Hauptsystems abgeschlossen.

Neben den technischen Aspekten hatte dieses Projekt auch eine Marketingkomponente: Der Kunde kontaktierte uns ohne jegliche Kaltakquise – auf Empfehlung eines Kollegen, der bereits Kunde bei uns war. Die Mundpropaganda basierte auf dem vorherigen Projekt: Die Lieferung erfolgte termingerecht und das Ergebnis funktioniert. Eine separate Werbekampagne war nicht erforderlich.

Für wen ist dieser Ansatz in der Buchhaltung und im Online-Handel geeignet?

Diese Integration von Buchhaltung, Finanzbuchhaltung und Online-Shop eignet sich für Einzelhändler mit einem breiten Produktsortiment und komplexen Steuer- oder Lagerstrukturen – genau dort, wo eine Standardlösung nicht alle Anforderungen erfüllt. Ist die Aufgabe einfacher und wird lediglich ein Online-Shop mit Warenkorb und Bestellinformationen benötigt, und ist ein Buchhaltungssystem bereits vorhanden oder gar nicht erforderlich, so ist eine individuelle Entwicklung dieser Größenordnung nicht notwendig.

1. Einzelhändler, deren Waren unterschiedlichen Steuersystemen unterliegen (reguläre Mehrwertsteuer und das Sonderregime § 90 mit Berechnung auf Basis des Aufschlags), benötigen ein CRM-System, das beide Systeme separat berechnet.
2. Ein Katalog mit Zehntausenden von Artikeln, der mit dem Lagerbestand übereinstimmen muss, erfordert ein Anzeige- und Buchhaltungssystem, das auf denselben Daten basiert.
3. Ein einfacher Katalog ohne solche Logik – es geht schneller, eine Website mit 1001site AI zu erstellen und das bestehende Buchhaltungssystem separat anzuschließen.

Leserfragen

Was ist die spezielle Mehrwertsteuerregelung „§ 90“ in Vertexelektro CRM und warum ist sie notwendig?

Einige Transaktionen im Vertexelektro-System werden gemäß einer Sonderregelung verarbeitet, die in Tschechien als „§ 90“ bekannt ist: Laut Gesetz wird die Mehrwertsteuer nur auf die Differenz zwischen Kauf- und Verkaufspreis berechnet. Das CRM-System berechnet die Standardregelung mit 21 % und diese Sonderregelung separat und verwechselt die beiden nicht. Andernfalls müsste der Buchhalter die Umsätze manuell zwischen den beiden Systemen buchen.

Ist es möglich, einen Katalog mit 30.000 Produkten schneller zu erstellen als mit einer individuellen Entwicklung?

Ja, wenn der Katalog lediglich eine Produktpräsentation ohne integriertes Buchhaltungssystem für einen spezifischen Geschäftsprozess darstellt. 1001site AI befüllt den Katalog mithilfe eines Links zur alten Website, einem Feed oder einer Tabelle und veröffentlicht die Seite innerhalb von 2–7 Minuten. Individuelle Entwicklungen, wie die von Vertexelektro, sind erforderlich, wenn der Onlineshop nahtlos in das Buchhaltungssystem und ein spezielles Steuerregime integriert werden soll.

Worin unterscheidet sich ein individuell angepasstes CRM-System mit Buchhaltungsfunktion vom vorgefertigten „Online-Shop“-Modus von 1001site AI?

1001site AI ist ein sofort einsatzbereites Modell: Eine Website mit Warenkorb, Bestell- und Zahlungssystem wird mithilfe eines vorgegebenen Stils und Links erstellt, und ein externes Buchhaltungssystem kann über eine API angebunden werden. Bei Vertexelektros CRM verhält es sich genau umgekehrt: Buchhaltungssystem, Finanzbuchhaltung und Onlineshop wurden von Grund auf für spezifische Steuer- und Lagerlogik entwickelt; für diese Kombination gibt es keine fertige Vorlage.

Warum ist die Produktpräsentation im Screenshot leer? Das Projekt umfasst schließlich 30.000 Produkte.

Zum Zeitpunkt dieser Überprüfung befand sich das Projekt in der finalen Testphase – der Launch stand noch bevor. Der Bereich „Kleingeräte“ im Screenshot ist leer: Es handelt sich um eine Testversion der Benutzeroberfläche vor dem Massen-Upload des Katalogs; der Shop war noch nicht befüllt.

Quellen

• Der Beitrag des Autors auf Telegram Kanal: https://t.me/promtvibeadd/442
• Das im Beitrag erwähnte vorherige Projekt (lpkelektro.cz): https://t.me/promtvibeadd/378
• Kundenreferenzen: https://vertexelektro.cz/
• Kunden-CRM (öffentliche Anmeldeseite): https://ims.vertexelektro.cz/
• 1001site KI-Onlineshop-Modus: https://1001site.com/wiki/mode-shop/

Ähnliche Buchhaltungs- und Handelslogik findet sich beispielsweise bei lpkelektro.cz, einem Autoverwertungsunternehmen mit ERP-System und Telegram Bot, sowie bei banchem.sk, einem CRM-System mit Kundendatenbank. Für einfachere Aufgaben erstellt 1001site AI innerhalb weniger Minuten eine Website oder einen Onlineshop anhand eines Links oder einer Beschreibung und verbindet sich per API mit dem Buchhaltungssystem.