Import aus 1C zur automatischen Demontage: Reststoffe und Barcodes ohne Duplikate

Die vierte Fallstudie zum CRM-System für Olegs Autoverwertungsbetrieb Audi Resource in Luzk. Beim letzten Mal implementierten wir die Mehrwährungsbuchhaltung nach seiner eigenen Formel. Diesmal stand man vor einer anderen Herausforderung: die Synchronisierung des Lagers mit 1C, das das Unternehmen seit vielen Jahren nutzt, ohne das System selbst zu verändern oder Schulungen für die Mitarbeiter durchzuführen.

Wir werden diese Verbesserungen ausführlich in unserem Telegram -Kanal besprechen.

Warum hat Olegs Autoverwertungsfirma 1C nicht verlassen?

Kurz gesagt: 1C hat über Jahre hinweg Buchhaltungs-, Steuer- und Bilanzdaten angesammelt, und das Risiko, bei einer vollständigen Migration auf ein anderes System etwas kaputt zu machen, überwiegt die Unannehmlichkeiten der alten Benutzeroberfläche – deshalb haben wir das Buchhaltungssystem so gelassen, wie es ist, und die Daten damit synchronisiert.

Für viele Unternehmen, die seit Jahrzehnten Buch führen, ist 1C seit Jahren die zentrale Anlaufstelle für alle Buchhaltungs-, Steuer- und Bilanzdaten. Ein Systemwechsel birgt Risiken: Daten könnten während der Migration verloren gehen, der Buchhalter müsste sich neu schulen lassen, und die Daten könnten während der Umstellung verteilt werden, wodurch auch die eigentlichen Zahlen verloren gehen.

Olegs Lösung bestand daher darin, beide Systeme zu kombinieren: 1C bleibt das Buchhaltungssystem, und Audi Resource CRM empfängt Produkte und Salden automatisch von ihm – ohne manuelle Übertragung.

Woher weiß das CRM-System, dass es sich bei dem Produkt von 1C um dasselbe handelt?

Kurz gesagt: CRM identifiziert ein Produkt anhand seiner internen 1C GUID – einer technischen Kennung, die sich nicht ändert, wenn sich die Artikelnummer oder der Code ändert – sodass durch die Umnummerierung von Codes in 1C keine zweite Karte für dasselbe Produkt in CRM erstellt wird.

Codes und SKUs in 1C ändern sich im Laufe der Zeit: Produkte werden in eine andere Kategorie verschoben, bei der Inventur anders nummeriert oder Artikel zusammengeführt. Würde das CRM auf dem Code basieren, würde jede dieser Änderungen ein Duplikat erzeugen. Stattdessen verwendet das System die interne technische 1C-Kennung (GUID), die sich für ein Produkt nie ändert, und dient der Produktidentifizierung beim Neuladen.

Beim Laden aus einer Excel-Tabelle übernimmt die Spalte „Code“ die Rolle dieses Identifikators: Es handelt sich um einen permanenten Zeilenschlüssel, mit dem bei wiederholtem Laden das Produkt identifiziert und seine Karte aktualisiert wird, ohne dass eine neue erstellt wird.

Welche Felder werden von 1C übernommen und welche verbleiben im CRM?

Kurz gesagt: Name, Nummer, Hersteller, Preis, Kategorie, Gewicht, Abmessungen und Beschreibung werden von 1C an CRM gesendet, aber ein leeres Feld in 1C überschreibt kein bereits ausgefülltes Feld im CRM - das System übernimmt die Daten nur, wenn sie tatsächlich vorhanden sind.

Liste der Felder und der jeweiligen Regeln:

1. Name, Nummer, Hersteller, Preis, Kategorie, Gewicht und Abmessungen, Beschreibung – werden bei jeder Ladung von 1C übernommen.
2. Ein leeres Feld in 1C löscht kein ausgefülltes Feld in CRM. Wenn ein Manager manuell eine Beschreibung in CRM hinzugefügt hat und das Feld in 1C leer ist, wird es beim Hochladen nicht gelöscht.
3. Das CRM ermittelt automatisch die Fahrzeugmarke und das Modell anhand des Produktnamens, jedoch nur beim erstmaligen Anlegen einer Karte. Anschließend wird dieses Feld nicht bei jedem Laden einer Karte neu berechnet.

Diese Logik schützt manuelle Lagerprozesse: Ein Manager kann im CRM etwas präzisieren oder hinzufügen, und die nächste Synchronisierung mit 1C wird dies nicht überschreiben.

Wie berechnet CRM die Salden beim Neuladen?

Kurz gesagt: Beim ersten Ladevorgang wird der Saldo genau wie in 1C festgelegt, und das CRM berücksichtigt dann nur noch die Saldoänderung gegenüber dem vorherigen Ladevorgang – dies schützt vor doppelten Abschreibungen während des Verkaufs, die in verschiedenen Systemen unterschiedlich häufig auftreten.

Ein Fehler in der Bilanzlogik wirkt sich direkt auf die Kosten aus, daher ist sie in Audi Resource CRM folgendermaßen strukturiert:

1. Die erste Ladung legt die Warenmenge genau wie in 1C fest – dem Ausgangspunkt.
2. Bei jedem weiteren Download wird lediglich die Veränderung des Saldos in 1C seit dem vorherigen Mal überprüft.
3. Ein im CRM-System erfasster, aber noch nicht in 1C gebuchter Verkauf wird beim nächsten Einlagern nicht wieder ins Lager zurückgeführt. Sobald er in 1C gebucht ist, wird er nicht erneut abgeschrieben.
4. Das Gleiche gilt für Rücksendungen.
5. Nicht mehr in 1C verfügbare Artikel werden aus dem Lager im CRM entfernt. Dies gilt immer für 1C-Backups; beim Import aus Excel wird hierfür ein separates Kontrollkästchen „Vollständige Liste“ verwendet.

Ohne diese Logik würden die Daten in den beiden Systemen – 1C und CRM – schnell auseinanderlaufen: Was in CRM verkauft wurde, würde in 1C als zweiter Abschreibungsposten erfasst werden, und der angezeigte Lagerbestand würde nicht mehr mit dem tatsächlichen Lagerbestand übereinstimmen.

Was ist los mit Barcodes und Etikettendruck?

Kurz gesagt: Barcodes, die 1C bereits Produkten zugewiesen hat, bleiben bei der Synchronisierung erhalten – der Scanner im Lager findet das Teil anhand dieser Barcodes auf die gleiche Weise, wie er es in 1C selbst finden würde.

Wenn ein Produkt bereits einen 1C-Barcode-Aufkleber (mit einem charakteristischen Präfix wie „2000…“) besitzt, weist das CRM dem Produkt keinen neuen Code zu – der Scanner findet es weiterhin mit dem alten. Sie können das Barcode-Etikett separat von der Produktkarte im Format 58x40 ausdrucken.

In einem Lager, in dem bereits Hunderte von Etiketten angebracht wurden, besteht keine Notwendigkeit, diese erneut anzubringen, einfach weil die Daten jetzt in zwei Systemen gleichzeitig verwaltet werden.

Was kann nicht von 1C übertragen werden – und warum?

Kurz gesagt: Dienstleistungen, fertige Waren und Fotografien werden nicht von 1C übertragen. Der Grund für die Übertragung von Fotografien ist rein technischer Natur: Die 1C-Datenbank speichert nur Pfade zu Dateien auf der Festplatte, nicht die Bilder selbst.

Faire Synchronisationsgrenzen – drei Punkte:

1. Die Dienstleistungen werden nicht übertragen.
2. Artikel, die auf Lager sind, werden nicht vollständig übertragen – das CRM enthält nur, was tatsächlich auf Lager ist.
3. Fotos werden nicht übertragen – die 1C-Datenbank speichert lediglich Dateipfade auf dem lokalen Laufwerk oder dem Firmenserver; die Bilder selbst werden dort nicht gespeichert. Nur physisch in der Datenbank vorhandene Bilder können übertragen werden, daher werden Fotos separat in das CRM hochgeladen.

Unabhängig davon: Das Veröffentlichen von Produkten in Message Boards nach dem Hochladen ist nicht automatisch aktiviert – dies ist eine separate Aktion innerhalb des CRM und keine Folge des Imports aus 1C.

Wie sieht das in der CRM-Oberfläche aus?

Kurz gesagt: In den Einstellungen von Audi Resource CRM gibt es einen separaten Bildschirm mit der Bezeichnung „Import aus 1C und Excel“. Hier können Sie ein 1C-Backup (.bak) oder eine Tabelle mithilfe einer vorgefertigten Vorlage hochladen. Der Upload-Verlauf ist dort ebenfalls einsehbar.

Der Importbildschirm bietet zwei Optionen: Sie können eine Excel-Datei mithilfe einer Vorlage hochladen (ein Produkt, eine Zeile, die Spalte „Code“ ist ein fester Schlüssel) oder, falls der Zugriff auf den 1C-Server konfiguriert ist, eine Sicherung der 1C-Datenbank. Daneben befindet sich eine Schaltfläche mit der herunterladbaren Vorlage und einem Downloadverlauf, sodass Sie sehen können, wann und was zuletzt synchronisiert wurde.

Das CRM-System verfügt über eine fertige Integration mit dem Kleinanzeigenportal uaavto.pro: Das Einstellen von Anzeigen ist kostenlos, allerdings unter einer Bedingung: Der Preis muss niedriger sein als bei OLX, Prom und Avtopro. Zum Zeitpunkt dieser Fallstudie hatte Audi Resource die Kleinanzeigenportale noch nicht integriert, die Funktion ist jedoch bereits in die Benutzeroberfläche integriert und kann ohne Entwicklungsaufwand mit nur einem Klick aktiviert werden.

Warum sollte man 1C überhaupt synchronisieren, wenn es einfacher ist, zu einem anderen System zu wechseln?

Kurz gesagt: Die Synchronisierung ist ein praktischer Zwischenschritt. Sie entlastet Manager von der manuellen Eingabe von Lagerbeständen, und die heruntergeladenen Daten können anschließend beliebig genutzt werden: zur Analyse von Verkäufen mithilfe von KI, zur Überwachung von Mitarbeiteraufgaben oder einfach zur Aktualisierung von Website und Stellenbörsen, ohne die Arbeit zu duplizieren.

Die Idee hinter diesem Upgrade ist einfach: Es besteht kein Grund zur Eile. Sollte eine vollständige Aufgabe von 1C unvermeidbar sein – etwa aus buchhalterischen oder steuerlichen Gründen oder aus Angst vor Beschädigungen bei einem Umzug –, können Sie zunächst den Datenaustausch zwischen 1C und anderen Systemen automatisieren. Anschließend können Sie diese Daten nach Belieben nutzen: Manche integrieren KI-gestützte Vertriebsanalysen, andere überwachen die Mitarbeiterleistung, und wieder andere sparen sich einfach die wöchentliche manuelle Übertragung der Salden in das CRM-System und auf die Website.

Falls Sie eine ähnliche Aufgabe haben – die Übertragung von Daten von 1C in ein modernes Buchhaltungssystem mit KI-Analyse – kann der Fallautor diese Synchronisierung individuell für Ihre Datenbank gestalten.

Worin unterscheidet sich dieser Fall von den drei vorherigen Fällen desselben CRM?

Kurz gesagt: Die Plattform ist für alle vier Anwendungsfälle dieselbe, aber jedes Mal wird für einen bestimmten Kunden ein spezifischer Funktionsumfang hinzugefügt – von der Teileerkennung per Foto bis zur Synchronisierung mit 1C.

Die letzten beiden Fälle beziehen sich auf denselben Kunden: Zuerst wurde die Mehrwährungsbuchhaltung für Audi Resource implementiert und anschließend, durch ein separates Upgrade, die Synchronisierung mit 1C. Die Grundlage der Plattform bleibt unverändert: Sie löst jeweils eine spezifische Aufgabe, ohne unnötige Module, die das Data Warehouse überladen würden.

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Für wen ist diese Art der Synchronisierung mit 1C geeignet?

Kurz gesagt: Dieses Paket ist eher für Unternehmen sinnvoll, die mehrere der unten genannten Bedingungen gleichzeitig erfüllen, als für diejenigen, die einfach nur 1C nutzen.

Die Kombination macht Sinn, wenn man beides hat:

1. Die Buchhaltung wird seit Jahren in 1C durchgeführt, und der Wechsel zu einem anderen System ist riskant oder schlichtweg unnötig.
2. Die Salden ändern sich täglich, und niemand hat die Zeit, sie manuell im CRM oder auf der Website zu duplizieren.
3. Die Produkte haben bereits 1C-Barcodes, und ich möchte sie im Lager nicht erneut anbringen.
4. Es ist erforderlich, dass die gleichen Daten sowohl auf der Website als auch in den Foren ohne manuelle Bearbeitung veröffentlicht werden.

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Leserfragen

Was passiert, wenn man dasselbe 1C-Backup zweimal herunterlädt?

Das CRM erstellt keine zweite Produktkarte. Das Produkt wird über seine interne 1C-GUID (in Excel über die Spalte „Code“) identifiziert, sodass beim erneuten Hochladen der bestehende Datensatz aktualisiert und kein Duplikat erstellt wird.

Werden Produktfotos von 1C übertragen?

Nein. Die 1C-Datenbank speichert nur Pfade zu Dateien auf der Festplatte, nicht die Bilder selbst. Daher ist es nicht möglich, Fotos zu übertragen – sie werden separat in das CRM hochgeladen.

Muss ich auf 1C verzichten, um ein modernes Lager und eine moderne Website zu erhalten?

Nr. 1C bleibt das Buchhaltungssystem, und das CRM synchronisiert sich von oben damit: Es erfasst den Lagerbestand und die Salden, während die Buchhaltung und die gewohnten Berichte in 1C erhalten bleiben.

Worin unterscheidet sich dieser Fall von den drei vorherigen Fällen, die dasselbe CRM betrafen?

Die ersten drei Fallstudien behandelten die Teileerkennung per Foto und Stimme (Adam), die automatische Preisgestaltung und Rechnungsstellung (Alexander) sowie die Buchhaltung in verschiedenen Währungen (Oleg). In dieser Fallstudie geht es um die Datenübertragung von 1C ohne Migration und ohne manuelle Eingabe von Salden.

Quellen

• Der Beitrag des Autors auf Telegram Kanal: https://t.me/promtvibeadd/456
• Vorgängerfall: Mehrwährungsbuchhaltung für denselben Autoverwertungsbetrieb (Audi Resource): https://1001site.com/blog/multivalyutnyj-uchet-dlya-avtorazborki/
• Fallbeispiel: ERP + Website + Telegram Bot für die automatische Demontage (razborkaua.pro): https://1001site.com/blog/erp-sajt-telegram-bot-ii-dlya-avtorazborki/
• Fallstudie: Preise und Rechnungen für die Autoverwertung: https://1001site.com/blog/avtomatizaciya-avtorazborki/
• 1001site KI-Onlineshop-Modus, Bestandsverwaltung: https://1001site.com/wiki/mode-shop/

Weitere Verbesserungen desselben CRM-Systems finden sich in den Fallstudien zur Mehrwährungsbuchhaltung von razborkaua.pro und Audi Resource. Und falls Ihr Unternehmen weder 1C noch eine eigene Logistik besitzt, erstellt 1001site AI innerhalb weniger Minuten eine Website mit Katalog und Bestellannahme via Telegram und WhatsApp – ganz ohne Datensynchronisierung.