Monatliches Buchhaltungssystem für einen Online-Shop: Die Fallstudie lpkelektro.cz

Am 30. Mai kontaktierte uns ein tschechisches Unternehmen: Sie verkaufen Haushaltsgeräte, die Kunden innerhalb von 15 Tagen rechtmäßig zurückgegeben haben. Sie bieten eine große Auswahl, verfügen über Lager in ganz Tschechien und haben alle Daten manuell erfasst. Innerhalb eines Monats entwickelten wir für sie ein unternehmensweites Buchhaltungssystem und verknüpften es mit ihrem Onlineshop lpkelektro.cz, der weiterhin in Betrieb ist und in dem man einkaufen kann.

In unserem Kanal analysieren wir Projekte wie diese: wie sie intern funktionieren, was schiefgelaufen ist und was funktioniert hat. Hier können Sie unseren Telegram Kanal abonnieren.

Was war die Mission von lpkelektro.cz?

Entwickeln Sie ein Buchhaltungssystem für ein Lagernetzwerk, verknüpfen Sie es mit einer Online-Plattform, automatisieren Sie den Einzelhandelsverkauf (Kassensysteme), richten Sie umfassende Analysen ein und verbinden Sie Einzelhandelsgeräte wie Barcode-Scanner und Drucker. Und das alles innerhalb eines engen Zeitrahmens.

Die anfänglichen Anforderungen waren anspruchsvoll: ein riesiges Produktsortiment, ein Vertriebszentrum und Lager in verschiedenen Städten Tschechiens. Die Geräte wurden über Einzelhandelsgeschäfte vertrieben, und ein vollwertiger Online-Kanal existierte noch nicht – er musste erst aufgebaut und mit der Buchhaltung verknüpft werden.

Ohne Einzelhandel, Analysen und die entsprechende Ausrüstung bliebe das Buchhaltungssystem lediglich eine Datenbank, nutzlos für die Außendienstmitarbeiter. Der obige Screenshot zeigt das mobile Admin-Panel: Jedes Produkt hat seinen eigenen Status, sein eigenes Lager, seine eigene Marke und Kategorie, die alle direkt vom Smartphone des Verkäufers aus per Barcode oder Seriennummer durchsucht werden können.

Was wurde in einem Monat aufgebaut: Buchhaltung, Laden, Einzelhandel, Ausrüstung

Innerhalb eines Monats haben wir vier Teile einer einzigen Aufgabe abgeschlossen: das Buchhaltungsmodul, den Onlineshop, die Ladenausstattung und die Tests. Es gab keine Pausen zwischen den einzelnen Phasen. So verlief das Projekt:

1. 05.06 - Die technischen Spezifikationen wurden genehmigt.
2. 14. Juni – Das schwierigste Modul wurde abgeschlossen: Lager- und Produktbuchhaltung.
3. 25. Juni – Die Online-Plattform lpkelektro.cz wurde fertiggestellt. Die Tests liefen währenddessen parallel weiter; es handelte sich nicht um eine separate Phase am Ende.
4. 30.06 - Der Kunde unterzeichnete die Abnahmebescheinigung.

Von der Anfrage am 30. Mai bis zur Vertragsunterzeichnung am 30. Juni verging genau ein Monat, um ein Buchhaltungssystem für den dezentralen Einzelhandel und einen voll funktionsfähigen Onlineshop zu entwickeln. Das fertige Modul fasst wichtige Kennzahlen übersichtlich auf einem Bildschirm zusammen. Die tatsächlichen Kundendaten – es handelt sich um deren Betriebsdaten – veröffentlichen wir hier nicht.

Wie Einzelhandelsanalysen und -automatisierung funktionieren

Das Dashboard und die Diagramme basieren auf denselben Daten, die der Kassierer an der Kasse sieht: Lagerbestände, Umsätze und Retouren werden automatisch zentral erfasst. Zusätzlich zu den Kennzahlenkarten gibt es Diagramme, die die Umsätze pro Tag und die fünf umsatzstärksten Kategorien des Monats anzeigen.

Für ein Unternehmen mit mehreren Einzelhandelsstandorten sieht die Automatisierung genau so aus: Man muss nicht mehr in jedem Geschäft anrufen und nach dem Lagerbestand fragen, man muss am Ende des Tages keine Tabellenkalkulationen mehr abgleichen, alles ist auf einem einzigen Dashboard sichtbar.

Eine detaillierte technische Analyse aller Funktionen finden Sie im untenstehenden Video.

Benötigen Sie die gleiche individuelle Entwicklung – oder reicht der vorgefertigte Modus aus?

Ein Projekt wie das von lpkelektro.cz ist ein von Grund auf individuell entwickeltes Buchhaltungssystem, das speziell auf ein Unternehmen zugeschnitten ist: seine Lagerverwaltung, Kassensysteme und Ladenausstattung. Wenn Sie ein ähnliches Einzelhandelsgeschäft mit mehreren Filialen betreiben und bereits ein Buchhaltungssystem besitzen (oder gerade entwickeln), benötigen Sie wahrscheinlich eine vergleichbare individuelle Integration.

Wenn Ihre Aufgabe einfacher ist und Sie lediglich einen Onlineshop mit Produkten, Warenkorb und Bestellsystem benötigen und bereits über ein Buchhaltungssystem verfügen oder dieses separat hinzufügen, müssen Sie nicht alles von Grund auf neu entwickeln. Im Modus „Onlineshop“ von 1001site AI kann ein externes Buchhaltungssystem Produkte und Lagerbestände per API-Schlüssel auf die Website hochladen, woraufhin die Website die Umsätze meldet. Der Unterschied liegt im Ansatz: Während lpkelektro.cz einen Monat Entwicklungszeit und ein internes Team benötigte, lässt sich hier eine Website im gewünschten Stil in 2–7 Minuten erstellen, und die Buchhaltungsintegration kann auf Basis des bestehenden Modus individuell angepasst werden.

Erstellen Sie einen Online-Shop mit 1001site AI

Wie haben Sie das in einem Monat geschafft?

Die Geschäftsleitung von lpkelektro.cz beantwortete alle Fragen und Anfragen innerhalb einer Stunde. Sie hielten Besprechungen mit ihren Buchhaltern und Vertriebsmitarbeitern ab, gingen jedem technischen Detail auf den Grund und arbeiteten sogar samstags. Das System wurde während des gesamten Prozesses getestet, nicht nur bei der Endabnahme.

Ohne eine solche Einbindung des Kunden wäre das Arbeitspensum in einem Monat unglaublich schwer zu bewältigen gewesen – selbst für ein erfahrenes Entwicklerteam.

Ergebnis

Der Online-Shop lpkelektro.cz ist geöffnet: Sie können dort jetzt Haushaltsgeräte kaufen. Das Buchhaltungssystem überwacht den Lagerbestand in allen Lagern, die Verkaufsstellen wickeln die Verkäufe über vernetzte Kassen ab, und die Geschäftsleitung kann die Analysen auf einem zentralen Dashboard einsehen.

Für wen ist dieser Ansatz geeignet?

Leserfragen

Ist es möglich, innerhalb eines Monats ein Buchhaltungssystem und einen Online-Shop zu erstellen?

In diesem Fall ja, aber nur bei hoher Kundenbindung: Der Kunde genehmigte die Spezifikationen und beantwortete Fragen innerhalb einer Stunde, führte Besprechungen mit Buchhaltern und Vertriebsmitarbeitern und testete das System parallel zur Entwicklung. Ohne ein solches Engagement des Kunden ist ein Monat Entwicklungszeit für ein Buchhaltungssystem für eine Lagerhauskette und ein Ladengeschäft unrealistisch.

Wie sind die Geräte im Einzelhandel – Barcode-Scanner, Drucker – miteinander verbunden?

Die Geräte werden während der Implementierungsphase für ein bestimmtes Buchhaltungssystem konfiguriert – dies ist Teil der individuellen Entwicklung: Eine solche Integration ist auf der Website nicht standardmäßig möglich. Wenn Sie lediglich einen Onlineshop mit Warenkorb und Bestellfunktion benötigen, ist diese Integration nicht erforderlich.

Ist es möglich, Datensätze für mehrere Lager in einem System zu verwalten?

Ja, das war Teil der Aufgabe von lpkelektro.cz – die Lager sind über ganz Tschechien verteilt, und das System musste den jeweiligen Lagerbestand einsehen können. Der sofort einsatzbereite „Online-Shop“-Modus von 1001site AI unterstützt auch mehrere Lager (Standorte) in der Produktkarte.

Worin unterscheidet sich das von einer vorgefertigten Website auf 1001site AI?

1001site AI erstellt innerhalb von 2–7 Minuten eine Website oder einen Onlineshop basierend auf Design und URL. Ein externes Buchhaltungssystem verbindet sich per API, lädt Produkte und Lagerbestände hoch und die Website meldet die Umsätze. Der Fall lpkelektro.cz stellt eine andere Herausforderung dar: Das Buchhaltungssystem selbst wurde speziell für dieses Unternehmen entwickelt. Ein solches System lässt sich nicht mit einem Website-Baukasten konfigurieren – es ist ein separates, individuelles Projekt.

Quellen

• Der Beitrag des Autors auf Telegram Kanal: https://t.me/promtvibeadd/378
• Videoanalyse der Systemfunktionen auf YouTube: https://youtu.be/FSA0-8H2Xk4
• Kundenshop: https://lpkelektro.cz/
• 1001site KI-Onlineshop-Modus, Bereich Lagerverwaltung: https://1001site.com/wiki/mode-shop/

Wir analysierten ein Projekt – eine ähnliche Logik gilt für Vertexelektro und ein Autoverwertungsunternehmen mit ERP-System und Telegram Bot. Für einfachere Aufgaben erstellt 1001site AI anhand eines Links oder einer Beschreibung eine Website oder einen Online-Shop und verbindet sich über eine API mit dem Buchhaltungssystem.