Účetnictví a internetový obchod s 30 000 produkty: případová studie Vertexetro

Klient, kterému jsme v červnu dodali účetní systém a internetový obchod lpkelektro.cz, nás doporučil svým partnerům. Jeden z nich, česká společnost Vertexelektro, se na nás obrátila s naprostou důvěrou ještě před prvním telefonátem. Úkol byl rozsáhlejší: účetnictví, vedení účetních knih a internetový obchod pro maloobchod s 30 000 produkty.

Analýzy takových projektů jsou publikovány v plném znění na kanálu – od prvního zadání až po finální akt: Telegram kanál.

Jak doporučení klienta vedlo k projektu s 30 000 produkty

V květnu a červnu jsme pro lpkelektro.cz za pouhý měsíc vybudovali účetní systém a internetový obchod. Výsledek předčil očekávání klienta a okamžitě nás doporučil svým kolegům a partnerům. Jedním z nich je i Vertexetro.

Rozdíl oproti objednávce na zakázku byl patrný hned od první minuty. Manažer, který nás doporučil, již viděl výsledky naší práce v praxi a Vertexetro netrávilo mnoho času zkoumáním dodavatele, jak je u projektů tohoto rozsahu typické.

Co Vertexelekto potřeboval

Společnost Vertexelektro prodává domácí a drobnou elektroniku prostřednictvím maloobchodu a vlastní prodejny; její sortiment zahrnuje přibližně 30 000 položek. Byly potřeba tři vzájemně propojené komponenty: účetní systém, prodejna pro zákazníky a přesné výpočty DPH pro dva různé daňové režimy současně.

Bez jednotného systému by se tyto tři úkoly řešily odděleně. Účetní by ručně konsolidoval tržby z displeje, zatímco výpočty DPH u některých produktů podléhajících zvláštnímu zacházení by se zpracovávaly v samostatné tabulce mimo systém. Účetnictví, vedení účetnictví a displej jsme od začátku navrhli jako jeden systém se sdílenými daty.

Vytvořte si svůj online obchod s umělou inteligencí 1001site

Jak funguje účetnictví se dvěma režimy DPH současně?

Některé transakce v systému Vertexeelektro jsou zpracovávány ve zvláštním režimu, v České republice známém jako „§ 90“: DPH se ze zákona vypočítává pouze z přirážky mezi nákupem a prodejem. Účetní systém (CRM) ims.vertexeelektro.cz spravuje tento režim a standardní 21% DPH odděleně, ale v rámci jednoho programu – účetní k tomu nepotřebuje samostatné tabulky.

Na výše uvedeném snímku obrazovky je měsíční hlášení DPH. Vlevo je standardní 21% daňový režim (daň z plné ceny), vpravo je zvláštní režim (daň pouze z přirážky) a souhrnný sloupec je „Celkem za měsíc“ – co se má účetnímu předložit. Bez tohoto rozlišení by účetní ručně přepočítával každý prodej a pokaždé rozhodoval, který režim použije.

Podobnou logiku pro samostatné výpočty jsme již implementovali v případové studii lpkelektro.cz. Tam bylo hlavním úkolem účtování o několika skladech současně.

Analytika a úprava dokumentů na jednom místě

Manažer společnosti Vertexetro vidí tržby, nákupy, marže, výnosy a hotovost na jedné obrazovce s grafem založeným na datech, namísto kombinování těchto údajů ze samostatných reportů. Do tohoto dashboardu se zadávají i firemní údaje vytištěné na fakturách a dodacích listech.

Sekce přehledů (v rozhraní „Sestavy“) nabízí tři sekce: dodavatelé a jejich prodeje, hodnota zásob a měsíční DPH – každá z nich vede k podrobnému přehledu jediným kliknutím. Graf níže zobrazuje dynamiku pokladny, tržeb, výnosů a celkového zisku za jednotlivé dny za vybrané období.

Samostatná obrazovka nastavení určuje, co kupující na faktuře uvidí: logo společnosti, bankovní údaje, číslo bankovního účtu pro platby bankovním převodem a výchozí sazbu DPH. Jedná se o jednorázové nastavení, ale bez něj by se každý dokument musel zpracovávat ručně.

Jak vypadá vitrína Vertexetro pro zákazníky?

Výkladní skříň vertexelektro.cz je mobilní katalog s kategoriemi domácích spotřebičů, funkcí vyhledávání a dvěma možnostmi prohlížení: standardním feedem a navigací potažením prstu, podobně jako v seznamovacích aplikacích. Zákazníci si vyberou kategorii pomocí ikony v horní části a prohlížejí si produkty v pohodlném formátu.

Snímek obrazovky ukazuje otevřenou kategorii „Malé domácí spotřebiče“ bez uvedených produktů. V době kontroly byl projekt v závěrečné fázi testování rozhraní – nahrání kompletního katalogu s 30 000 položkami bylo dokončeno jako samostatný krok po dodání. Prodejna a CRM fungují se stejnými daty: co účetní vidí v CRM jako zásoby, zákazník vidí v katalogu jako produkty.

Vývoj na míru nebo hotový režim „Internetového obchodu“ – který zvolit?

Vývoj na míru, jako je ten od Vertexetro, je nutný, když nelze prodejnu oddělit od účetní a daňové logiky. Hotový režim „Internetový obchod“ je vhodný, pokud potřebujete prodejnu s nákupním košíkem a zpracováním objednávek, přičemž účetní systém lze externě propojit pomocí API – softwarového rozhraní, které umožňuje oběma systémům automatickou výměnu dat.

Režim „Internetový obchod“ od 1001site AI může přijímat produkty a zásoby z externího účetního systému prostřednictvím API klíče a na oplátku hlásit prodeje. Rozdíl je v tom, že samotný účetní systém, stejně jako systém Vertexetro, je vytvořen samostatně pro konkrétní obchodní proces. Režim připravený k použití se k takovému systému připojuje pouze externě, prostřednictvím API.

Výsledek a co bude dál

CRM systém ims.vertexeelektro.cz a prodejna vertexeelektro.cz jsou v provozu: zvláštní režim DPH (§ 90) se vypočítává automaticky a odděleně od standardního režimu. Nahrání kompletního katalogu 30 000 položek bylo dokončeno v samostatném kroku po dodání hlavního systému.

Kromě technických aspektů měl tento projekt i marketingovou složku: klient nás kontaktoval bez jediného telefonátu – na doporučení kolegy, který již byl naším klientem. Ústní propagace byla postavena na předchozím projektu: dodání bylo včasné a výsledek funguje. Samostatná reklamní kampaň nebyla nutná.

Pro koho je tento přístup k účetnictví a internetovým obchodům vhodný?

Tato integrace účetnictví, vedení účetních knih a prodejny je vhodná pro maloobchodní podniky s velkým sortimentem a jedinečnou daňovou nebo skladovou logikou – přesně tam, kde předpřipravené řešení plně neřeší potřebu. Pokud je úkol jednodušší a je potřeba pouze prodejna s nákupním košíkem a informacemi o objednávce a účetní systém je již zaveden nebo vůbec není potřeba, není zakázkový vývoj v tomto rozsahu nutný.

1. Maloobchodníci se zbožím v různých daňových režimech (běžná DPH a zvláštní režim § 90 s výpočtem na základě přirážky) potřebují CRM, který vypočítává oba režimy samostatně.
2. Katalog obsahující desítky tisíc položek, které musí odpovídat skladovým zásobám, vyžaduje systém zobrazení a účtování založený na stejných datech.
3. Jednoduchý katalog bez takové logiky – rychlejší je vytvořit web na 1001site AI a samostatně propojit stávající účetní systém.

Otázky čtenářů

Co je zvláštní režim DPH „§ 90“ ve Vertexetro CRM a proč je potřeba?

Některé transakce v systému Vertexetro jsou zpracovávány ve zvláštním režimu, v České republice známém jako „§ 90“: ze zákona se DPH vypočítává pouze z přirážky mezi nákupem a prodejem. CRM vypočítává standardní 21% režim a tento speciální režim odděleně a nezaměňuje je. Bez toho by účetní musel ručně účtovat tržby mezi oběma systémy.

Je možné vytvořit katalog s 30 000 produkty rychleji než s vývojem na zakázku?

Ano, pokud je katalog pouze produktovou přehlídkou bez vestavěného účetního systému pro konkrétní obchodní proces. 1001site AI naplní katalog pomocí odkazu na starý web, feed nebo tabulku a publikuje web během 2–7 minut. Vývoj na míru, jako je tomu u Vertexetro, je nutný, když je třeba bezproblémově integrovat prodejnu s účetním systémem a zvláštním daňovým režimem.

Jak se liší vlastní CRM s účetnictvím od hotového režimu „Internetový obchod“ od 1001site AI?

1001site AI je model připravený k použití: webová stránka s nákupním košíkem, objednávkovým a platebním systémem je sestavena pomocí stylu a odkazu a externí účetní systém se k ní může připojit přes API. S CRM od Vertexetro je to naopak: účetní systém, vedení účetnictví a výkladní skříň byly vytvořeny od nuly pro specifickou daňovou a skladovou logiku; pro tuto kombinaci neexistuje žádná hotová šablona.

Proč je vitrína na snímku obrazovky prázdná? Projekt má koneckonců 30 000 produktů.

V době psaní této recenze byl projekt v závěrečné fázi testování – spuštění bylo stále ještě za rohem. Sekce „Malé spotřebiče“ na snímku obrazovky je otevřená bez jakýchkoli produktů: jedná se o testovací verzi rozhraní před hromadným nahráním katalogu; obchod ještě nebyl naplněn.

Zdroje

• Autorův příspěvek na Telegram kanálu: https://t.me/promtvibeadd/442
• Předchozí projekt zmíněný v příspěvku (lpkelektro.cz): https://t.me/promtvibeadd/378
• Zákaznická prezentace: https://vertexelektro.cz/
• Klientský CRM (veřejná přihlašovací stránka): https://ims.vertexelektro.cz/
• Režim internetového obchodu s umělou inteligencí 1001site: https://1001site.com/wiki/mode-shop/

Podobnou účetní a obchodní logiku lze nalézt v případech lpkelektro.cz, firmy na demontáž automobilů s ERP a Telegram botem, a banchem.sk, CRM se zákaznickou databází. Pokud máte jednodušší úkol, 1001site AI vytvoří webové stránky nebo internetový obchod z odkazu nebo popisu během několika minut a připojí se k účetnímu systému přes API.