Import z 1C pro demontáž automobilů: zbytky a čárové kódy bez duplikátů

Čtvrtá případová studie stejného CRM pro Olegovu firmu na demontáž automobilů, Audi Resource, Luck. Minule jsme implementovali účetnictví ve více měnách podle jeho vlastního vzorce. Tentokrát byla výzva jiná: synchronizace skladu s 1C, který firma používá již mnoho let, aniž by se musel systém sám dotýkat nebo vyžadovat přeškolení kohokoli.

O těchto vylepšeních budeme podrobně diskutovat v našem Telegram kanálu.

Proč Olegova firma na demontáž automobilů neopustila 1C?

Stručně řečeno: 1C nashromáždila za roky účetní, daňová a rozvahová data a riziko, že se něco pokazí během kompletní migrace na jiný systém, převažuje nad nepříjemnostmi starého rozhraní – účetní systém jsme proto nechali tak, jak je, a data jsme s ním synchronizovali.

Pro mnoho firem, které si vedou záznamy po celá desetiletí, je 1C domovem veškeré účetní, daňové a bilancní historie po několik let. Přechod na jiný systém s sebou nese rizika: během migrace se může něco ztratit, účetní se musí přeškolit a během přechodu se může sklad rozptýlit spolu se skutečnými údaji.

Olegovým řešením proto bylo sloučení obou systémů: 1C zůstává účetním systémem a Audi Resource CRM z něj automaticky přijímá produkty a zůstatky – bez ručního převodu.

Jak CRM pozná, že produkt z 1C je stejný?

Stručně řečeno: CRM identifikuje produkt podle jeho interního 1C GUID – technického identifikátoru, který se nemění při změně čísla položky nebo kódu – takže přečíslování kódů v 1C nevytváří v CRM druhou kartu pro stejný produkt.

Kódy a SKU v 1C se v průběhu času mění: produkty se přesouvají do jiné kategorie, při inventarizaci se jim jinak číslují nebo se položky slučují. Pokud by se CRM spoléhal na kód, každá taková změna by vytvořila duplikát. Místo toho systém používá interní technický identifikátor 1C (GUID), který se u produktu nikdy nemění, a používá ho k identifikaci produktu při opětovném načítání.

Při načítání z tabulky Excel hraje roli tohoto identifikátoru sloupec „Kód“: jedná se o trvalý klíč řádku, pomocí kterého opakované načítání identifikuje produkt a aktualizuje jeho kartu bez vytváření nové.

Která pole se přenášejí z 1C a která zůstávají v CRM?

Stručně řečeno: název, číslo, výrobce, cena, kategorie, hmotnost, rozměry a popis se odesílají z 1C do CRM, ale prázdné pole v 1C nepřepíše pole již vyplněné v CRM - systém bere data pouze tehdy, pokud skutečně existují.

Seznam polí a pravidlo pro každé z nich:

1. Název, číslo, výrobce, cena, kategorie, hmotnost a rozměry, popis - převzato z 1C s každým nákladem.
2. Prázdné pole v 1C nesmaže vyplněné pole v CRM. Pokud manažer ručně přidal popis v CRM a pole je v 1C prázdné, jeho nahráním se popis nesmaže.
3. CRM automaticky určí značku a model vozu z názvu produktu, ale pouze při prvním vytvoření karty. Toto pole se následně při každém načtení karty nepřepočítává.

Tato logika chrání manuální skladové operace: manažer může v CRM něco upřesnit nebo doplnit a další synchronizace s 1C to nepřepíše.

Jak CRM vypočítává zůstatky při opětovném nabíjení?

Stručně řečeno: první načtení nastaví zůstatek přesně jako v 1C a poté CRM zohlední pouze změnu zůstatku oproti předchozímu načtení – to chrání před dvojím odepsáním během prodeje, ke kterému v různých systémech dochází různou rychlostí.

Chyba v logice zůstatku má přímý dopad na náklady, takže v Audi Resource CRM je strukturována takto:

1. První načtení nastaví množství zboží přesně jako v 1C - výchozí bod.
2. Každé další stažení pouze ověřuje změnu zůstatku v 1C od předchozího stažení.
3. Prodej zpracovaný v CRM, ale dosud nezaúčtovaný v 1C, se při dalším načtení nevrací do skladu. Po zaúčtování v 1C se již znovu neodepíše.
4. Totéž platí pro vrácení zboží.
5. Položky, které již nejsou v 1C k dispozici, se v CRM odstraní ze skladu. To platí vždy pro zálohy 1C; při načítání z Excelu se k tomu používá samostatné zaškrtávací políčko „úplný seznam“.

Bez této logiky by se data v obou systémech – 1C a CRM – rychle rozcházela: to, co se prodalo v CRM, by dorazilo do 1C jako druhotný odpis a zobrazené zásoby by již neodpovídaly skutečnému stavu skladu.

Co se děje s čárovými kódy a tiskem štítků?

Stručně řečeno: čárové kódy, které 1C již přiřadila produktům, se během synchronizace zachovají - skener ve skladu najde díl s jejich použitím stejným způsobem, jako by ho našel v samotné 1C.

Pokud produkt již má nálepku s čárovým kódem 1C (s charakteristickým prefixem, například „2000...“), CRM produktu nepřiřadí nový kód – skener jej nadále vyhledává pomocí starého kódu. Stejnou nálepku s čárovým kódem můžete vytisknout odděleně z karty produktu ve formátu 58x40.

Ve skladu, kde již byly aplikovány stovky štítků, není nutné je aplikovat znovu, jednoduše proto, že data jsou nyní spravována ve dvou systémech současně.

Co nelze převést z 1C - a proč?

Stručně řečeno: služby, kompletní zboží a fotografie se z 1C nepřenášejí. Důvod pro fotografie je čistě technický: databáze 1C ukládá pouze cesty k souborům na disku, nikoli samotné obrázky.

Hranice spravedlivé synchronizace - tři body:

1. Služby se nepřevádějí.
2. Položky, které jsou skladem, se nepřenášejí kompletně – CRM obsahuje pouze to, co je skutečně skladem.
3. Fotografie se nepřenášejí – databáze 1C ukládá pouze cesty k souborům na lokálním disku nebo firemním serveru; samotné obrázky se tam neukládají. Přenášet lze pouze obrázky fyzicky přítomné v databázi, takže se fotografie do CRM nahrávají samostatně.

Samostatně: publikování produktů na diskusních fórech po nahrání není automaticky povoleno - jedná se o samostatnou akci v rámci CRM, nikoli o důsledek importu z 1C.

Jak to vypadá v rozhraní CRM?

Stručně řečeno: v nastavení Audi Resource CRM je samostatná obrazovka s názvem „Importovat z 1C a Excelu“ – zde můžete nahrát zálohu 1C (.bak) nebo tabulku pomocí hotové šablony a je zde také viditelná historie nahrávání.

Obrazovka importu nabízí dvě možnosti: nahrát soubor Excel pomocí šablony (jeden produkt, jeden řádek, sloupec „Kód“ je trvalý klíč) nebo zálohu databáze 1C, pokud je nakonfigurován přístup k serveru 1C. Vedle něj je tlačítko se šablonou ke stažení a protokolem historie stahování, abyste viděli, kdy a co bylo naposledy synchronizováno.

Stejný CRM systém má připravenou integraci s inzerátní nástěnkou uaavto.pro: vkládání je zdarma s jednou podmínkou: cena musí být nižší než na OLX, Prom a Avtopro. V době této případové studie Audi Resource inzertní nástěnky ještě neintegroval, ale tato funkce je již zabudována v rozhraní a lze ji aktivovat bez vývoje, pouhým jedním kliknutím.

Proč vůbec synchronizovat 1C, když je snazší přejít na jiný systém?

Stručně řečeno: synchronizace je praktický mezikrok. Zbavuje manažery nutnosti manuálního zadávání stavů zásob hned teď a stažená data pak mohou být použita k čemukoli chcete: k analýze prodejů pomocí umělé inteligence, sledování úkolů zaměstnanců nebo k jednoduché údržbě aktuálních webových stránek a pracovních portálů bez duplicitní práce.

Myšlenka této aktualizace je jednoduchá: není třeba se do ničeho spěchat. Pokud je úplné opuštění 1C nevyhnutelné – kvůli účetnictví, daním nebo obavám z poškození při stěhování – můžete nejprve automatizovat výměnu dat mezi 1C a dalšími systémy. Poté si s těmito daty můžete dělat, co chcete: některé integrují analýzu prodeje s využitím umělé inteligence, jiné monitorují výkon zaměstnanců a další prostě přestanou každý týden ztrácet čas ručním převodem zůstatků do CRM a na webové stránky.

Pokud máte podobný úkol – přenos dat z 1C do moderního účetního systému s analýzou pomocí umělé inteligence – autor případu může tuto synchronizaci pro vaši databázi navrhnout na míru.

Jak se to liší od tří předchozích případů stejného CRM?

Stručně řečeno: platforma je pro všechny čtyři případy stejná, ale pokaždé je pro konkrétního klienta přidána specifická sada funkcí – od rozpoznávání dílů podle fotografie až po synchronizaci s 1C.

Poslední dva případy jsou pro stejného klienta: nejprve bylo implementováno víceměnové účetnictví pro Audi Resource a poté, prostřednictvím samostatného upgradu, synchronizace s 1C. Základ platformy zůstává nezměněn: řeší jeden konkrétní úkol najednou, bez zbytečných modulů, které by zahlcovaly sklad.

Pokud potřebujete jednodušší webové stránky s katalogem a přijímáním objednávek přes Telegram a WhatsApp – bez synchronizace s 1C nebo vlastní logiky správy skladu – můžete si je vytvořit pomocí umělé inteligence 1001site. Vy si vyberete styl, umělá inteligence naplní web na základě vašeho odkazu nebo popisu a režim „Internetový obchod“ spravuje košík a objednávky bez registrace.

Pro koho je tento typ synchronizace s 1C vhodný?

Stručně řečeno: tento balíček má smysl pro firmy, které mají současně splněno několik níže uvedených podmínek, spíše než pro kohokoli, kdo používá pouze 1C.

Kombinace dává smysl, pokud máte obojí:

1. Účetnictví se v 1C vede už léta a přechod na jiný systém je riskantní nebo prostě zbytečný.
2. Zůstatky se mění každý den a nikdo nemá čas je ručně duplikovat v CRM nebo na webových stránkách.
3. Produkty již mají čárové kódy 1C a nechci je ve skladu znovu lepit.
4. Je nutné, aby stejná data byla zveřejňována jak na webových stránkách, tak na diskusních fórech bez manuální práce.

Pokud je z tohoto seznamu relevantní pouze jednoduchá webová stránka s jednou měnou a přijímáním objednávek, bez synchronizace s 1C, lze takový balíček sestavit v režimu „Internetový obchod“ od 1001site AI bez vlastního vývoje.

Otázky čtenářů

Co se stane, když si dvakrát stáhnete stejnou zálohu 1C?

CRM nevytvoří druhou kartu produktu. Produkt je identifikován svým interním identifikátorem GUID v 1C (v Excelu sloupcem „Kód“), takže opětovné nahrání aktualizuje existující záznam a nevytvoří duplikát.

Budou fotografie produktů přeneseny z 1C?

Ne. Databáze 1C ukládá pouze cesty k souborům na disku, nikoli samotné obrázky, takže neexistuje způsob, jak fotografie přenést – nahrávají se do CRM samostatně.

Musím se vzdát 1C, abych získal moderní sklad a webové stránky?

Účetním systémem zůstává 1C a CRM se s ním synchronizuje shora: provádí inventuru a vyúčtuje zůstatky, zatímco účetnictví a známé reporty v 1C zůstávají zachovány.

Jak se tento případ liší od předchozích tří případů týkajících se stejného CRM?

První tři případy se týkaly rozpoznávání dílů pomocí fotografie a hlasu (Adam), cen automobilů a faktur (Alexander) a účetnictví ve více měnách (Oleg). V tomto případě se jedná o přenos dat z 1C bez migrace a bez ručního zadávání zůstatků.

Zdroje

• Autorův příspěvek na Telegram kanálu: https://t.me/promtvibeadd/456
• Předchozí případ: víceměnové účetnictví pro stejnou autodemontážní halu (Audi Resource): https://1001site.com/blog/multivalyutnyj-uchet-dlya-avtorazborki/
• Případ: ERP + webové stránky + Telegram bot pro demontáž aut (razborkaua.pro): https://1001site.com/blog/erp-sajt-telegram-bot-ii-dlya-avtorazborki/
• Případová studie: Demontáž automobilů, ceny a faktury za automobily: https://1001site.com/blog/avtomatizaciya-avtorazborki/
• Režim internetového obchodu 1001site s umělou inteligencí, správa zásob: https://1001site.com/wiki/mode-shop/

Další vylepšení stejného CRM systému najdete v případových studiích multiměnového účetnictví razborkaua.pro a Audi Resource. A pokud vaše firma nemá 1C a vlastní logistiku, 1001site AI vytvoří webové stránky s katalogem a přijímáním objednávek přes Telegram a WhatsApp během několika minut, bez synchronizace dat.