Счетоводство и онлайн магазин с 30 000 продукта: казусът Vertexelektro

Клиент, за когото доставихме счетоводната система и онлайн магазина lpkelektro.cz през юни, ни препоръча на своите партньори. Един от тях, чешката компания Vertexelektro, се обърна към нас с пълно доверие още преди първото обаждане. Задачата беше по-мащабна: счетоводство, водене на счетоводни книги и онлайн магазин за търговия на дребно с 30 000 продукта.

Анализите на подобни проекти са публикувани изцяло в канала - от първия бриф до финалния акт: Telegram канал.

Как препоръката на клиент доведе до проект с 30 000 продукта

През май и юни изградихме счетоводна система и онлайн магазин за lpkelektro.cz само за един месец. Резултатът надмина очакванията на клиента и той веднага ни препоръча на своите колеги и партньори. Един от тях е Vertexelektro.

Разликата от „студената поръчка“ беше забележима още от първата минута. Мениджърът, който ни препоръча, вече беше видял резултатите от нашата работа на практика, а Vertexelektro не отделиха много време за проверка на изпълнителя, както е типично за проекти от такъв мащаб.

От какво се нуждаеше Vertexelekto

Vertexelektro продава битова и малка електроника чрез търговия на дребно и собствен магазин; продуктовата ѝ гама включва приблизително 30 000 артикула. Необходими бяха три взаимосвързани компонента: счетоводна система, магазин за клиенти и точни изчисления на ДДС за два различни данъчни режима едновременно.

Без унифицирана система тези три задачи щяха да се обработват отделно. Счетоводителят щеше ръчно да консолидира продажбите от дисплея, докато изчисленията на ДДС за определени продукти, подлежащи на специално третиране, щяха да се обработват в отделна електронна таблица извън системата. Проектирахме счетоводството, счетоводството и дисплея от самото начало като единна система със споделени данни.

Изградете своя онлайн магазин с 1001site AI

Как работи счетоводството с два едновременни режима на ДДС?

Някои транзакции в системата Vertexelektro се обработват по специален режим, известен в Чехия като „§ 90“: ДДС се изчислява законово само върху надценката между покупката и продажбата. Счетоводната система (CRM) ims.vertexeelektro.cz управлява този режим и стандартния 21% ДДС отделно, но в рамките на една програма – счетоводителят не се нуждае от отделни таблици за това.

Горната екранна снимка показва месечен отчет за ДДС. Отляво е стандартният данъчен режим от 21% (данък върху пълната цена), отдясно е специалният режим (данък само върху надценката), а обобщената колона е „Общо за месеца“ – какво да се подаде на счетоводителя. Без това разграничение счетоводителят би преизчислявал ръчно всяка продажба и би решавал кой режим да прилага всеки път.

Вече имплементирахме подобна логика за отделни изчисления в казуса lpkelektro.cz. Там основната задача беше едновременното отчитане на няколко склада.

Анализ и персонализиране на документи на едно място

Мениджърът на Vertexelektro вижда приходи, покупки, маржове, възвръщаемост и парични средства на един екран с диаграма, базирана на дати, вместо да комбинира тези цифри от отделни отчети. Данните за компанията, отпечатани върху фактури и бележки за доставка, също се въвеждат в това табло.

Разделът с отчети („Sestavy“ в интерфейса) предлага три раздела: доставчици и техните продажби, стойност на инвентара и месечен ДДС – всеки от които води до подробен отчет с едно щракване. Графиката по-долу показва динамиката на касовия апарат, приходите, възвръщаемостта и общата печалба по дни за избрания период.

Отделен екран с настройки контролира какво вижда купувачът във фактурата: логото на компанията, банковите данни, номера на банковата сметка за плащания с банков превод и ставката на ДДС по подразбиране. Това е еднократна настройка, но без нея всеки документ би трябвало да се обработва ръчно.

Как изглежда витрината Vertexetro за клиентите?

Витрината на vertexelektro.cz е мобилен каталог с категории домакински уреди, функция за търсене и две опции за сърфиране: стандартен фийд и навигация чрез плъзване, подобна на приложенията за запознанства. Купувачите избират категория, използвайки иконата в горната част, и разглеждат продуктите в удобен формат.

Екранната снимка показва отворена категория „Малки домакински уреди“, без посочени продукти. Към момента на прегледа проектът беше в последните етапи на тестване на интерфейса – пълното качване на каталог с 30 000 артикула беше завършено като отделна стъпка след доставката. Магазинът и CRM работят с едни и същи данни: това, което счетоводителят вижда като наличност в CRM, клиентът вижда като продукти в каталога.

Разработка по поръчка или готов режим „Онлайн магазин“ – кой да избера?

Разработка по поръчка, подобна на тази на Vertexetro, е необходима, когато магазинът не може да бъде отделен от счетоводната и данъчната си логика. Готовият режим „Онлайн магазин“ е подходящ, ако имате нужда от магазин с пазарска количка и обработка на поръчки, а счетоводната система може да бъде свързана външно чрез API – софтуерен интерфейс, който позволява на двете системи автоматично да обменят данни.

Режимът „Онлайн магазин“ на 1001site AI може да получава продукти и инвентар от външна счетоводна система чрез API ключ и в замяна да отчита продажби. Разликата е, че самата счетоводна система, подобно на тази на Vertexeelektro, е изградена отделно за конкретен бизнес процес. Готовият за употреба режим се свързва с такава система само външно, чрез API.

Резултатът и какво следва

CRM системата ims.vertexeelektro.cz и магазинът vertexeelektro.cz са в експлоатация: специалният режим на ДДС (§ 90) се изчислява автоматично и отделно от стандартния режим. Пълното качване на каталог с 30 000 артикула беше завършено в отделна стъпка след доставката на основната система.

Освен техническите аспекти, този проект имаше и маркетингов компонент: клиентът се свърза с нас без нито едно обаждане – по препоръка на колега, който вече беше наш клиент. Рекламата от уста на уста беше изградена върху предишния проект: доставката беше навреме и резултатът работеше. Не се изискваше отделна рекламна кампания.

За кого е подходящ този подход към счетоводството и онлайн магазините?

Тази интеграция на счетоводство, счетоводна отчетност и витрина е подходяща за търговски обекти с голяма продуктова гама и уникална данъчна или складова логика – точно там, където предварително изграденото решение не отговаря напълно на нуждите. Ако задачата е по-проста и е необходима само витрина с пазарска количка и информация за поръчките, а счетоводна система вече е налична или изобщо не е необходима, не е необходима персонализирана разработка от такъв мащаб.

1. Търговците на дребно със стоки под различни данъчни режими (обикновен ДДС и специален режим § 90 с изчисляване въз основа на надценката) се нуждаят от CRM, която изчислява двата режима поотделно.
2. Каталог, съдържащ десетки хиляди артикули, които трябва да съответстват на складовите наличности, изисква система за показване и отчитане, базирана на едни и същи данни.
3. Прост каталог без такава логика — по-бързо е да се изгради уебсайт върху 1001site AI и да се свърже съществуващата счетоводна система отделно.

Въпроси на читателите

Какво представлява специалният режим на ДДС "§ 90" във Vertexetro CRM и защо е необходим?

Някои транзакции в системата Vertexelektro се обработват по специален режим, известен в Чехия като „§ 90“: по закон ДДС се начислява само върху надценката между покупката и продажбата. CRM изчислява стандартния режим от 21% и този специален режим отделно и не ги бърка. Без това счетоводителят би трябвало ръчно да осчетоводява продажбите между двете системи.

Възможно ли е да се изгради каталог от 30 000 продукта по-бързо, отколкото с разработка по поръчка?

Да, ако каталогът е просто продуктова витрина, без вградена счетоводна система за конкретен бизнес процес. 1001site AI попълва каталога, използвайки линк към стария уебсайт, фийд или таблица и публикува сайта за 2-7 минути. Разработка по поръчка, като тази на Vertexetro, е необходима, когато магазинът трябва да бъде безпроблемно интегриран със счетоводната си система и специален данъчен режим.

По какво се различава персонализирана CRM система със счетоводство от готовия режим „Онлайн магазин“ на 1001site AI?

1001site AI е готов за употреба модел: уебсайт с пазарска количка, система за поръчки и плащане се сглобява с помощта на стил и линк, а външна счетоводна система може да се свърже с него чрез API. С CRM на Vertexetro е обратното: счетоводната система, счетоводството и витрината са изградени от нулата за специфична данъчна и складова логика; няма готов шаблон за тази комбинация.

Защо витрината на екранната снимка е празна? Все пак проектът има 30 000 продукта.

Към момента на писане на този преглед, проектът беше в последните етапи на тестване – стартирането все още беше на крачка разстояние. Разделът „Малки уреди“ на екранната снимка е отворен без никакви продукти: това е тестова версия на интерфейса преди качването на груповия каталог; магазинът все още не беше попълнен.

Източници

• Публикацията на автора в Telegram канала: https://t.me/promtvibeadd/442
• Предишният проект, цитиран в публикацията (lpkelektro.cz): https://t.me/promtvibeadd/378
• Витрина за клиенти: https://vertexelektro.cz/
• CRM за клиенти (публична страница за вход): https://ims.vertexelektro.cz/
• 1001site AI онлайн магазин режим: https://1001site.com/wiki/mode-shop/

Подобна счетоводна и търговска логика може да се намери в случаите на lpkelektro.cz, компания за демонтаж на автомобили с ERP и Telegram бот, и banchem.sk, CRM с база данни за клиенти. Ако задачата ви е по-проста, 1001site AI изгражда уебсайт или онлайн магазин от линк или описание за минути и се свързва със счетоводната система чрез API.