Contabilitate și un magazin online cu 30.000 de produse: studiul de caz Vertexelektro

Un client căruia i-am livrat sistemul de contabilitate și magazinul online lpkelektro.cz în iunie ne-a recomandat partenerilor săi. Unul dintre ei, compania cehă Vertexelektro, a apelat la noi cu încredere deplină chiar înainte de primul apel. Sarcina era mai amplă: contabilitate, evidență contabilă și un magazin online pentru comerțul cu amănuntul cu 30.000 de produse.

Analizele unor astfel de proiecte sunt publicate integral pe canal - de la primul brief până la actul final: canalul Telegram.

Cum a dus recomandarea unui client la un proiect de 30.000 de produse

În mai și iunie, am construit un sistem de contabilitate și un magazin online pentru lpkelektro.cz în doar o lună. Rezultatul a depășit așteptările clientului, iar acesta ne-a recomandat imediat colegilor și partenerilor lor. Unul dintre aceștia este Vertexelektro.

Diferența față de o comandă nesolicitată a fost vizibilă încă din primul minut. Managerul care ne-a recomandat văzuse deja rezultatele muncii noastre în practică, iar Vertexelektro nu a petrecut mult timp examinând atent antreprenorul, așa cum este tipic pentru proiecte de această amploare.

Ce avea nevoie Vertexelektro

Vertexelektro vinde electronice de uz casnic și mici prin intermediul comerțului cu amănuntul și prin propriul magazin; gama sa de produse include aproximativ 30.000 de articole. Erau necesare trei componente interconectate: un sistem contabil, o vitrină pentru clienți și calcule precise ale TVA-ului pentru două regimuri fiscale diferite simultan.

Fără un sistem unificat, aceste trei sarcini ar fi fost gestionate separat. Contabilul ar fi consolidat manual vânzările din afișaj, în timp ce calculele TVA pentru anumite produse supuse unui tratament special ar fi fost gestionate într-o foaie de calcul separată, în afara sistemului. Am conceput contabilitatea, evidența contabilă și afișajul de la bun început ca un sistem unic cu date partajate.

Construiește-ți magazinul online cu AI 1001site

Cum funcționează contabilitatea cu două regimuri de TVA simultan?

Unele tranzacții din sistemul Vertexelektro sunt procesate în cadrul unui regim special cunoscut în Republica Cehă sub numele de „§ 90”: TVA-ul este calculat legal doar pe baza adaosului comercial dintre achiziție și vânzare. Sistemul contabil (CRM) ims.vertexelektro.cz gestionează acest regim și TVA-ul standard de 21% separat, dar în cadrul unui singur program - contabilul nu are nevoie de tabele separate pentru acest lucru.

Captura de ecran de mai sus prezintă un raport lunar privind TVA. În stânga este prezentat regimul standard de impozitare de 21% (impozit pe prețul întreg), în dreapta este regimul special (impozit doar pe adaosul fiscal), iar coloana de sumarizare este „Totalul lunii” - ce trebuie trimis contabilului. Fără această distincție, contabilul ar recalcula manual fiecare vânzare și ar decide ce regim să aplice de fiecare dată.

Am implementat deja o logică similară pentru calcule separate în studiul de caz lpkelektro.cz. Acolo, sarcina principală era contabilizarea simultană a mai multor depozite.

Analiză și personalizare a documentelor într-un singur loc

Managerul de la Vertexelektro vede veniturile, achizițiile, marjele, retururile și numerarul pe un singur ecran cu un grafic bazat pe date, în loc să combine aceste cifre din rapoarte separate. Datele companiei imprimate pe facturi și avize de livrare sunt, de asemenea, introduse în acest tablou de bord.

Secțiunea de rapoarte („Sestavy” în interfață) oferă trei secțiuni: furnizorii și vânzările acestora, valoarea stocurilor și TVA-ul lunar - fiecare ducând la un raport detaliat cu un singur clic. Graficul de mai jos prezintă dinamica casei de marcat, a veniturilor, a retururilor și a profitului total pe zile pentru perioada selectată.

Un ecran separat de setări controlează ceea ce vede cumpărătorul pe factură: sigla companiei, detaliile bancare, numărul contului bancar pentru plățile prin transfer bancar și cota implicită de TVA. Aceasta este o setare unică, dar fără ea, fiecare document ar trebui procesat manual.

Cum arată vitrina Vertexelektro pentru clienți?

Vitrina vertexelektro.cz este un catalog mobil cu categorii de electrocasnice, o funcție de căutare și două opțiuni de navigare: un flux standard și o navigare bazată pe glisare, similară aplicațiilor de dating. Cumpărătorii selectează o categorie folosind pictograma din partea de sus și răsfoiesc produsele într-un format convenabil.

Captura de ecran arată categoria „Electrocasnice mici” deschisă, fără produse listate. La momentul analizei, proiectul se afla în etapele finale de testare a interfeței - încărcarea completă a catalogului de 30.000 de articole a fost finalizată ca un pas separat după livrare. Vitrina și CRM-ul funcționează pe baza acelorași date: ceea ce contabilul vede ca stoc în CRM, clientul vede ca produse în catalog.

Dezvoltare personalizată sau un mod „Magazin online” prefabricat – pe care să-l alegeți?

O dezvoltare personalizată precum cea a Vertexelektro este necesară atunci când vitrina magazinului nu poate fi separată de logica sa contabilă și fiscală. Modul „Magazin online” predefinit este potrivit dacă aveți nevoie de o vitrină cu coș de cumpărături și procesare a comenzilor, iar sistemul contabil poate fi conectat extern printr-o API - o interfață software care permite celor două sisteme să facă schimb automat de date.

Modul „Magazin online” al 1001site AI poate primi produse și inventar de la un sistem contabil extern prin intermediul unei chei API și poate raporta vânzările în schimb. Diferența este că sistemul contabil în sine, la fel ca cel al Vertexelektro, este construit separat pentru un anumit proces de business. Modul gata de utilizare se conectează la un astfel de sistem doar extern, prin intermediul unei API.

Rezultatul și ce urmează

CRM-ul ims.vertexelektro.cz și vitrina virtuală vertexelektro.cz sunt operaționale: regimul special de TVA (§ 90) este calculat automat și separat de regimul standard. Încărcarea completă a catalogului de 30.000 de articole a fost finalizată într-o etapă separată după livrarea sistemului principal.

Dincolo de aspectele tehnice, acest proiect a avut și o componentă de marketing: clientul ne-a contactat fără niciun apel telefonic nesolicitat – la recomandarea unui coleg care era deja clientul nostru. Reclama s-a bazat pe proiectul anterior: livrarea a fost la timp, iar rezultatul funcționează. Nu a fost necesară o campanie publicitară separată.

Pentru cine este potrivită această abordare a contabilității și a magazinelor online?

Această integrare a contabilității, evidenței contabile și a vitrinei este potrivită pentru afacerile de retail cu o gamă largă de produse și o logică unică de impozitare sau depozitare - tocmai acolo unde o soluție predefinită nu răspunde pe deplin nevoii. Dacă sarcina este mai simplă și este nevoie doar de o vitrină cu un coș de cumpărături și informații despre comenzi, iar un sistem contabil este deja implementat sau nu este deloc necesar, o dezvoltare personalizată de această amploare nu este necesară.

1. Comercianții cu amănuntul care dețin bunuri în regimuri fiscale diferite (TVA obișnuită și regim special § 90 cu calcul bazat pe adaosul fiscal) au nevoie de un CRM care să calculeze ambele regimuri separat.
2. Un catalog care conține zeci de mii de articole, care trebuie să corespundă stocului din depozit, necesită un sistem de afișare și contabilitate bazat pe aceleași date.
3. Un catalog simplu fără o astfel de logică - este mai rapid să construiești un site web pe AI 1001site și să conectezi separat sistemul contabil existent.

Întrebări ale cititorilor

Ce este regimul special de TVA „§ 90” în Vertexelektro CRM și de ce este necesar?

Unele tranzacții din sistemul Vertexelektro sunt procesate în cadrul unui regim special cunoscut în Republica Cehă sub numele de „§ 90”: conform legii, TVA-ul se calculează doar pe baza adaosului comercial dintre achiziție și vânzare. CRM-ul calculează separat regimul standard de 21% și acest regim special și nu le confundă pe cele două. Fără aceasta, contabilul ar trebui să înregistreze manual vânzările între cele două sisteme.

Este posibil să construiești un catalog de 30.000 de produse mai rapid decât cu dezvoltarea personalizată?

Da, dacă catalogul este pur și simplu o prezentare de produse, fără un sistem contabil încorporat pentru un anumit proces de business. AI-ul 1001site populează catalogul folosind un link către vechiul site web, flux sau tabel și publică site-ul în 2-7 minute. Dezvoltarea personalizată, precum cea a Vertexelektro, este necesară atunci când magazinul trebuie integrat perfect cu sistemul său contabil și cu un regim fiscal special.

Cum diferă un CRM personalizat cu contabilitate de modul „Magazin online” predefinit al 1001site AI?

1001site AI este un model gata de utilizare: un site web cu un coș de cumpărături, comenzi și sistem de plată este asamblat folosind un stil și un link, iar un sistem de contabilitate extern se poate conecta la acesta printr-o API. Cu CRM-ul Vertexelektro, situația este opusă: sistemul de contabilitate, evidența contabilă și vitrina au fost construite de la zero pentru o logică specifică de impozitare și depozit; nu există un șablon predefinit pentru această combinație.

De ce este vitrina din captura de ecran goală? La urma urmei, proiectul are 30.000 de produse.

În momentul acestei recenzii, proiectul se afla în etapele finale de testare - lansarea era încă la un pas distanță. Secțiunea „Electrocasnice mici” din captura de ecran este deschisă fără niciun produs: aceasta este o versiune de test a interfeței înainte de încărcarea catalogului în bloc; magazinul nu era încă populat.

Surse

• Postarea autorului pe canalul Telegram: https://t.me/promtvibeadd/442
• Proiectul anterior la care se face referire în postare (lpkelektro.cz): https://t.me/promtvibeadd/378
• Prezentare clienți: https://vertexelektro.cz/
• CRM client (pagină publică de conectare): https://ims.vertexelektro.cz/
• Mod Magazin Online 1001site cu Inteligență Artificială: https://1001site.com/wiki/mode-shop/

O logică contabilă și comercială similară poate fi găsită în cazurile lpkelektro.cz, o companie de dezmembrare auto cu un bot ERP și Telegram, și banchem.sk, un CRM cu o bază de date cu clienți. Dacă sarcina dvs. este mai simplă, 1001site AI construiește un site web sau un magazin online dintr-un link sau o descriere în câteva minute și se conectează la sistemul contabil prin API.