Księgowość i sklep internetowy z 30 000 produktów: studium przypadku Vertexelektro

Klient, dla którego w czerwcu dostarczyliśmy system księgowy i sklep internetowy lpkelektro.cz, polecił nas swoim partnerom. Jeden z nich, czeska firma Vertexelektro, zgłosił się do nas z pełnym zaufaniem jeszcze przed pierwszym telefonem. Zadanie było większe: księgowość, rachunkowość i sklep internetowy dla handlu detalicznego z 30 000 produktów.

Analizy takich projektów publikowane są w całości - od pierwszego briefu do aktu końcowego - na kanale Telegram.

Jak rekomendacja klienta doprowadziła do projektu obejmującego 30 000 produktów

W maju i czerwcu w ciągu zaledwie jednego miesiąca stworzyliśmy system księgowy i sklep internetowy dla lpkelektro.cz. Rezultat przerósł oczekiwania klienta, który natychmiast polecił nas swoim współpracownikom i partnerom. Jednym z nich jest Vertexelektro.

Różnica w porównaniu z zimnym zamówieniem była zauważalna już od pierwszej minuty. Kierownik, który nas polecił, widział już efekty naszej pracy w praktyce, a Vertexelektro nie poświęciło zbyt wiele czasu na ocenę wykonawcy, co jest typowe dla projektów tej skali.

Czego potrzebował Vertexelektro

Vertexelektro sprzedaje artykuły gospodarstwa domowego i drobną elektronikę w handlu detalicznym i we własnym sklepie stacjonarnym; asortyment firmy obejmuje około 30 000 artykułów. Potrzebne były trzy powiązane ze sobą elementy: system księgowy, sklep stacjonarny dla klientów oraz precyzyjne naliczanie podatku VAT dla dwóch różnych systemów podatkowych jednocześnie.

Bez ujednoliconego systemu te trzy zadania byłyby wykonywane oddzielnie. Księgowy ręcznie konsolidowałby sprzedaż z wyświetlacza, a obliczenia VAT dla niektórych produktów objętych specjalnym traktowaniem byłyby wykonywane w oddzielnym arkuszu kalkulacyjnym poza systemem. Od samego początku zaprojektowaliśmy księgowość, rachunkowość i wyświetlacz jako jeden system ze współdzielonymi danymi.

Zbuduj swój sklep internetowy z 1001site AI

Jak wygląda księgowość w przypadku dwóch systemów VAT jednocześnie?

Niektóre transakcje w systemie Vertexelektro są przetwarzane zgodnie ze specjalnym systemem, znanym w Czechach jako „§ 90”: podatek VAT jest prawnie naliczany wyłącznie od marży między zakupem a sprzedażą. System księgowy (CRM) ims.vertexelektro.cz zarządza tym systemem i standardową stawką VAT 21% oddzielnie, ale w ramach jednego programu – księgowy nie potrzebuje do tego osobnych tabel.

Powyższy zrzut ekranu przedstawia miesięczny raport VAT. Po lewej stronie znajduje się standardowy system podatkowy 21% (podatek od pełnej ceny), po prawej system specjalny (podatek tylko od marży), a kolumna podsumowująca to „Suma za miesiąc” – co należy przesłać do księgowego. Bez tego rozróżnienia księgowy ręcznie przeliczałby każdą sprzedaż i decydował, który system zastosować za każdym razem.

Podobną logikę dla oddzielnych obliczeń zaimplementowaliśmy już w studium przypadku lpkelektro.cz. Tam głównym zadaniem było jednoczesne rozliczanie kilku magazynów.

Analityka i personalizacja dokumentów w jednym miejscu

Menedżer Vertexelektro widzi przychody, zakupy, marże, zwroty i gotówkę na jednym ekranie za pomocą wykresu opartego na datach, zamiast łączyć te dane z oddzielnych raportów. Dane firmy wydrukowane na fakturach i dowodach dostawy są również wprowadzane do tego pulpitu.

Sekcja raportów („Sestavy” w interfejsie) oferuje trzy sekcje: dostawców i ich sprzedaż, wartość zapasów oraz miesięczny VAT – każda z nich prowadzi do szczegółowego raportu za pomocą jednego kliknięcia. Poniższy wykres przedstawia dynamikę kasy fiskalnej, przychodów, zwrotów i całkowitego zysku w poszczególnych dniach dla wybranego okresu.

Osobny ekran ustawień kontroluje, co kupujący widzi na fakturze: logo firmy, dane bankowe, numer konta bankowego do przelewów oraz domyślną stawkę VAT. Jest to ustawienie jednorazowe, ale bez niego każdy dokument musiałby być przetwarzany ręcznie.

Jak wygląda gablota Vertexelektro w oczach klientów?

Prezentacja vertexelektro.cz to mobilny katalog z kategoriami urządzeń gospodarstwa domowego, funkcją wyszukiwania i dwoma opcjami przeglądania: standardowym kanałem informacyjnym i nawigacją opartą na przesuwaniu, podobną do tej w aplikacjach randkowych. Kupujący wybierają kategorię za pomocą ikony u góry i przeglądają produkty w wygodnym formacie.

Zrzut ekranu pokazuje otwartą kategorię „Małe AGD” bez wymienionych produktów. W momencie przeglądu projekt znajdował się w końcowej fazie testowania interfejsu – pełne przesłanie katalogu zawierającego 30 000 artykułów zostało wykonane jako oddzielny krok po dostawie. Witryna sklepowa i system CRM działają w oparciu o te same dane: to, co księgowy widzi jako zapas w systemie CRM, klient widzi jako produkty w katalogu.

Własny rozwój czy gotowy tryb „Sklepu Internetowego” – co wybrać?

Rozwiązanie dedykowane, takie jak rozwiązanie Vertexelektro, jest potrzebne, gdy nie można oddzielić witryny sklepowej od logiki księgowej i podatkowej. Gotowy tryb „Sklepu internetowego” sprawdza się, gdy potrzebujesz witryny sklepowej z koszykiem zakupowym i systemem przetwarzania zamówień, a system księgowy można połączyć zewnętrznie za pomocą API – interfejsu programowego, który umożliwia automatyczną wymianę danych między dwoma systemami.

Tryb „Sklepu internetowego” 1001site AI umożliwia pobieranie produktów i stanów magazynowych z zewnętrznego systemu księgowego za pośrednictwem klucza API i raportowanie sprzedaży. Różnica polega na tym, że sam system księgowy, podobnie jak w Vertexelektro, jest tworzony oddzielnie dla konkretnego procesu biznesowego. Tryb gotowy do użycia łączy się z takim systemem tylko zewnętrznie, za pośrednictwem API.

Wynik i co dalej

System CRM ims.vertexelektro.cz i witryna sklepowa vertexelektro.cz działają: specjalny system VAT (§ 90) jest naliczany automatycznie i oddzielnie od systemu standardowego. Pełne załadowanie katalogu zawierającego 30 000 pozycji zostało ukończone w osobnym kroku po dostarczeniu systemu głównego.

Poza aspektami technicznymi, projekt ten miał również aspekt marketingowy: klient skontaktował się z nami bez ani jednego zimnego telefonu – z polecenia kolegi, który już był naszym klientem. Marketing szeptany opierał się na poprzednim projekcie: dostawa była terminowa, a efekt zadowalający. Nie było potrzeby przeprowadzania oddzielnej kampanii reklamowej.

Dla kogo przeznaczone jest takie podejście do księgowości i sklepów internetowych?

Taka integracja księgowości, księgowości i witryny sklepowej jest odpowiednia dla firm detalicznych z szerokim asortymentem produktów i unikalną logiką podatkową lub magazynową – dokładnie tam, gdzie gotowe rozwiązanie nie w pełni zaspokaja potrzeby. Jeśli zadanie jest prostsze i potrzebna jest tylko witryna sklepowa z koszykiem zakupowym i informacjami o zamówieniach, a system księgowy jest już wdrożony lub wcale nie jest potrzebny, niestandardowe rozwiązanie o takiej skali nie jest wymagane.

1. Sprzedawcy detaliczni oferujący towary objęte różnymi systemami podatkowymi (podatek VAT standardowy i specjalny system określony w § 90, rozliczany na podstawie marży) potrzebują CRM, który będzie osobno obliczał oba systemy.
2. Katalog zawierający dziesiątki tysięcy pozycji, które muszą odpowiadać stanowi magazynowemu, wymaga systemu prezentacji i księgowości bazującego na tych samych danych.
3. Prosty katalog bez takiej logiki — szybciej jest zbudować stronę internetową na 1001site AI i osobno podłączyć istniejący system księgowy.

Pytania czytelników

Na czym polega specjalny system VAT „§ 90” w Vertexelektro CRM i dlaczego jest potrzebny?

Niektóre transakcje w systemie Vertexelektro są przetwarzane zgodnie ze specjalnym systemem znanym w Czechach jako „§ 90”: zgodnie z prawem VAT jest naliczany tylko od marży między zakupem a sprzedażą. CRM oblicza standardową stawkę 21% i tę specjalną stawkę oddzielnie, nie myląc ich. Bez tego księgowy musiałby ręcznie księgować sprzedaż między tymi dwoma systemami.

Czy możliwe jest stworzenie katalogu zawierającego 30 000 produktów szybciej niż w przypadku rozwiązań niestandardowych?

Tak, jeśli katalog jest jedynie prezentacją produktu, bez wbudowanego systemu księgowego dla konkretnego procesu biznesowego. 1001site AI wypełnia katalog, korzystając z linku do starej strony internetowej, kanału informacyjnego lub tabeli, i publikuje witrynę w ciągu 2-7 minut. Niestandardowe rozwiązanie, takie jak Vertexelektro, jest potrzebne, gdy witryna sklepowa musi być płynnie zintegrowana z systemem księgowym i specjalnym systemem podatkowym.

Czym różni się spersonalizowany system CRM z funkcją księgowości od gotowego trybu „Sklepu internetowego” 1001site AI?

1001site AI to gotowy do użycia model: strona internetowa z koszykiem zakupowym, systemem zamówień i płatności jest tworzona za pomocą stylu i linku, a zewnętrzny system księgowy może się z nią połączyć za pośrednictwem API. W przypadku CRM Vertexelektro sytuacja jest odwrotna: system księgowy, księgowość i witryna sklepowa zostały stworzone od podstaw z uwzględnieniem specyficznej logiki podatkowej i magazynowej; nie ma gotowego szablonu dla tej kombinacji.

Dlaczego gablota na zrzucie ekranu jest pusta? Przecież projekt ma 30 000 produktów.

W momencie pisania tej recenzji projekt znajdował się w końcowej fazie testów – do premiery wciąż brakowało kroku. Sekcja „Małe AGD” na zrzucie ekranu jest otwarta bez żadnych produktów: jest to wersja testowa interfejsu przed zbiorczym przesłaniem katalogu; sklep nie był jeszcze zapełniony.

Źródła

• Post autora na kanale Telegram: https://t.me/promtvibeadd/442
• Poprzedni projekt, o którym mowa w poście (lpkelektro.cz): https://t.me/promtvibeadd/378
• Prezentacja klienta: https://vertexelektro.cz/
• CRM klienta (publiczna strona logowania): https://ims.vertexelektro.cz/
• Tryb sklepu internetowego 1001site AI: https://1001site.com/wiki/mode-shop/

Podobną logikę księgowo-handlową można znaleźć w przypadku lpkelektro.cz, firmy zajmującej się demontażem samochodów z systemem ERP i botem Telegram, oraz banchem.sk, systemu CRM z bazą danych klientów. Jeśli Twoje zadanie jest prostsze, 1001site AI zbuduje stronę internetową lub sklep internetowy na podstawie linku lub opisu w ciągu kilku minut i połączy się z systemem księgowym za pośrednictwem API.