Miesięczny system księgowy dla sklepu internetowego: studium przypadku lpkelektro.cz

30 maja skontaktowała się z nami czeska firma, która sprzedaje sprzęt AGD, który klienci legalnie zwrócili w ciągu 15 dni. Mają duży wybór, magazyny rozsiane po całych Czechach, a wszystko było ewidencjonowane ręcznie. W ciągu miesiąca zbudowaliśmy dla nich system księgowy obejmujący całą firmę i połączyliśmy go ze sklepem internetowym lpkelektro.cz, który nadal działa i jest dostępny w sprzedaży.

Analizujemy te projekty na naszym kanale: jak działają od środka, co poszło nie tak, a co się sprawdziło. Możesz zasubskrybować kanał tutaj: Telegram.

Jaka była misja lpkelektro.cz?

Zbuduj system księgowy dla sieci magazynowej, połącz go z platformą online, zautomatyzuj sprzedaż detaliczną (kasy fiskalne), skonfiguruj dogłębną analitykę i podłącz urządzenia detaliczne, takie jak skanery kodów kreskowych i drukarki. Wszystko w krótkim terminie.

Początkowe wymagania były ambitne: ogromny asortyment produktów, centrum dystrybucji i magazyny w różnych miastach w Czechach. Sprzęt sprzedawano za pośrednictwem punktów sprzedaży detalicznej, a w pełni funkcjonalny kanał internetowy jeszcze nie istniał – należało go zbudować i połączyć z księgowością.

Bez handlu detalicznego, analityki i sprzętu, system księgowy pozostałby jedynie bazą danych, bezużyteczną dla sprzedawców w terenie. Powyższy zrzut ekranu przedstawia mobilny panel administracyjny: każdy produkt ma swój własny status, magazyn, markę i kategorię, a wszystko to można wyszukiwać po kodzie kreskowym lub numerze seryjnym bezpośrednio z telefonu sprzedawcy.

Co zbudowano w ciągu miesiąca: księgowość, sklep, handel detaliczny, wyposażenie

W ciągu miesiąca zrealizowaliśmy cztery warstwy jednego zadania: moduł księgowy, sklep internetowy, dział wyposażenia sklepów i testy. Nie było żadnych przerw między etapami. Oto jak przebiegał projekt:

1. 05.06 - zatwierdzono specyfikację techniczną.
2. 14 czerwca - zakończono najtrudniejszy moduł: ewidencja magazynów i produktów.
3. 25 czerwca – Platforma internetowa lpkelektro.cz została ukończona. Testowanie trwało równolegle przez cały czas; nie stanowiło oddzielnego etapu.
4. 30.06 - klient podpisał protokół zakończenia prac.

Od wniosku złożonego 30 maja do podpisania umowy 30 czerwca – dokładnie miesiąc zajęło stworzenie systemu księgowego dla handlu detalicznego w rozproszonej dystrybucji oraz w pełni funkcjonalnego sklepu internetowego. Gotowy moduł natychmiast konsoliduje kluczowe wskaźniki na jednym ekranie. Nie będziemy tu udostępniać rzeczywistych danych z pulpitu klienta – to ich dane operacyjne, a nie nasze.

Jak działa analityka i automatyzacja handlu detalicznego

Pulpit nawigacyjny i wykresy są tworzone na podstawie tych samych danych, które kasjer widzi przy kasie: stany magazynowe, sprzedaż i zwroty są automatycznie gromadzone w jednym miejscu. Oprócz kart metryk, dostępne są wykresy prezentujące sprzedaż według dnia i pięć najpopularniejszych kategorii w danym miesiącu.

W przypadku firmy posiadającej wiele placówek handlowych automatyzacja wygląda dokładnie tak: nie ma potrzeby dzwonienia do każdego sklepu i pytać o stan magazynowy, nie ma potrzeby uzgadniania arkuszy kalkulacyjnych na koniec dnia, wszystko jest widoczne z jednego pulpitu nawigacyjnego.

Szczegółową analizę techniczną wszystkich funkcji można zobaczyć na poniższym filmie.

Czy potrzebujesz takiego samego, niestandardowego rozwoju, czy wystarczy Ci gotowy tryb?

Projekt taki jak lpkelektro.cz to system księgowy zaprojektowany od podstaw, dostosowany do konkretnej firmy: jej logiki magazynowej, kas fiskalnych i wyposażenia sklepu. Jeśli prowadzisz podobny sklep detaliczny z wieloma lokalizacjami i posiadasz (lub rozwijasz) system księgowy, prawdopodobnie będziesz potrzebować podobnej, niestandardowej integracji.

Jeśli Twoje zadanie jest prostsze i potrzebujesz witryny sklepowej z produktami, koszykiem i zamówieniami, a posiadasz już system księgowy lub zamierzasz go dodać osobno, nie musisz budować wszystkiego od podstaw. W trybie „Sklepu internetowego” 1001site AI zewnętrzny system księgowy może przesyłać produkty i stany magazynowe do witryny za pośrednictwem klucza API, a witryna odpowiada, raportując sprzedaż. Różnica tkwi w podejściu: podczas gdy lpkelektro.cz wymagało miesiąca pracy i wewnętrznego zespołu, tutaj witrynę w wybranym stylu można stworzyć w ciągu 2-7 minut, a integrację księgową można dostosować do istniejącego trybu.

Zbuduj sklep internetowy z 1001site AI

Dlaczego udało Ci się to zrobić w miesiąc?

Zarząd lpkelektro.cz odpowiadał na wszelkie pytania i prośby w ciągu dosłownie godziny. Spotkania z księgowymi i handlowcami, zgłębiali każdy szczegół techniczny, a nawet pracowali w soboty. System był testowany w trakcie całego procesu, nie tylko podczas odbioru końcowego.

Bez takiego zaangażowania klienta ilość pracy do wykonania w ciągu miesiąca byłaby niezwykle trudna do osiągnięcia — nawet dla doświadczonego zespołu programistów.

Wynik

Sklep lpkelektro.cz jest już otwarty: można tam kupić sprzęt AGD. System księgowy monitoruje stany magazynowe we wszystkich magazynach, punkty sprzedaży detalicznej prowadzą sprzedaż za pośrednictwem połączonych kas fiskalnych, a kadra zarządzająca ma dostęp do analiz na jednym pulpicie.

Dla kogo jest przeznaczone to podejście?

Pytania czytelników

Czy da się stworzyć system księgowy i sklep internetowy w miesiąc?

W tym przypadku tak, ale przy dużym zaangażowaniu klienta: klient zatwierdził specyfikację i odpowiedział na pytania w ciągu godziny, odbył spotkania z księgowymi i handlowcami oraz testował system równolegle z rozwojem. Bez takiego zaangażowania ze strony klienta, miesięczny czas potrzebny na stworzenie systemu księgowego dla sieci hurtowni i sklepu jest nierealny.

W jaki sposób połączony jest sprzęt detaliczny — skanery kodów kreskowych, drukarki?

Sprzęt jest konfigurowany pod kątem konkretnego systemu księgowego na etapie wdrożenia – jest to element tworzenia oprogramowania na zamówienie: nie ma gotowej funkcjonalności takiej integracji na stronie internetowej. Jeśli potrzebujesz po prostu witryny sklepowej z koszykiem i zamówieniami, ta integracja nie jest wymagana.

Czy możliwe jest zarządzanie dokumentacją kilku magazynów w jednym systemie?

Tak, było to częścią zadania lpkelektro.cz – magazyny są rozproszone po całych Czechach, a system musiał widzieć stany magazynowe każdego z nich. Gotowy do użycia tryb „Sklepu internetowego” 1001site AI obsługuje również wiele magazynów (lokalizacji) na karcie produktu.

Czym to się różni od gotowej strony internetowej na 1001site AI?

1001site AI tworzy stronę internetową lub sklep internetowy na podstawie stylu i adresu URL w ciągu 2-7 minut. Zewnętrzny system księgowy łączy się z nim za pośrednictwem API – przesyła produkty i stany magazynowe, a strona raportuje sprzedaż. Przypadek lpkelektro.cz stanowi inne wyzwanie: sam system księgowy został stworzony od podstaw dla konkretnej firmy. Takiego systemu nie da się skonfigurować za pomocą kreatora stron internetowych – jest to oddzielny, niestandardowy projekt.

Źródła

• Post autora na kanale Telegram: https://t.me/promtvibeadd/378
• Analiza wideo funkcji systemu na YouTube: https://youtu.be/FSA0-8H2Xk4
• Sklep klienta: https://lpkelektro.cz/
• Tryb sklepu internetowego 1001site AI, sekcja Zarządzanie magazynem: https://1001site.com/wiki/mode-shop/

Przeanalizowaliśmy jeden projekt – podobna logika ma zastosowanie w Vertexelektro i firmie zajmującej się demontażem samochodów, która posiada system ERP i bota Telegram. W prostszym zadaniu, 1001site AI buduje stronę internetową lub sklep internetowy na podstawie linku lub opisu i łączy się z systemem księgowym za pośrednictwem interfejsu API.