Boekhouding en een webwinkel met 30.000 producten: de casestudy van Vertexelektro

Een klant voor wie we in juni het boekhoudsysteem en de webwinkel lpkelektro.cz hebben opgeleverd, heeft ons aanbevolen bij hun partners. Een van hen, het Tsjechische bedrijf Vertexelektro, had al vóór het eerste telefoongesprek volledig vertrouwen in ons. De opdracht was omvangrijk: boekhouding, administratie en een webwinkel met 30.000 producten.

Analyses van dergelijke projecten worden volledig gepubliceerd op het kanaal - van de eerste samenvatting tot de uiteindelijke afronding: Telegram.

Hoe een aanbeveling van een klant leidde tot een project met 30.000 producten.

In mei en juni hebben we in slechts één maand tijd een boekhoudsysteem en een webwinkel voor lpkelektro.cz gebouwd. Het resultaat overtrof de verwachtingen van de klant, die ons direct aanbeval bij collega's en partners. Een van hen is Vertexelektro.

Het verschil met een koude opdracht was vanaf de eerste minuut merkbaar. De manager die ons had aanbevolen, had de resultaten van ons werk al in de praktijk gezien, en Vertexelektro besteedde niet veel tijd aan het doorlichten van de aannemer, zoals gebruikelijk is bij projecten van deze omvang.

Wat Vertexelektro nodig had

Vertexelektro verkoopt huishoudelijke en kleine elektronica via detailhandel en een eigen winkel; het productassortiment omvat circa 30.000 artikelen. Er waren drie onderling samenhangende componenten nodig: een boekhoudsysteem, een winkel voor klanten en nauwkeurige btw-berekeningen voor twee verschillende belastingstelsels tegelijk.

Zonder een geïntegreerd systeem zouden deze drie taken afzonderlijk zijn afgehandeld. De accountant zou de verkopen handmatig hebben geconsolideerd vanuit het scherm, terwijl de btw-berekeningen voor bepaalde producten met een speciale behandeling in een aparte spreadsheet buiten het systeem zouden zijn uitgevoerd. Wij hebben de boekhouding, de administratie en de weergave vanaf het begin ontworpen als één systeem met gedeelde gegevens.

Bouw je online winkel met 1001site AI

Hoe werkt de boekhouding met twee btw-stelsels tegelijk?

Sommige transacties in het Vertexelektro-systeem worden verwerkt onder een speciale regeling die in Tsjechië bekendstaat als "§ 90": de btw wordt wettelijk alleen berekend over de winstmarge tussen de inkoop- en verkoopprijs. Het boekhoudsysteem (CRM) ims.vertexelektro.cz beheert deze regeling en de standaard 21% btw afzonderlijk, maar wel binnen één programma – de boekhouder heeft hiervoor geen aparte tabellen nodig.

De bovenstaande schermafbeelding toont een maandelijks btw-rapport. Links staat het standaardtarief van 21% (btw over de volledige prijs), rechts het speciale tarief (btw alleen over de winstmarge) en in de kolom 'Totaal voor de maand' staat het bedrag dat aan de accountant moet worden doorgegeven. Zonder dit onderscheid zou de accountant elke verkoop handmatig opnieuw berekenen en telkens bepalen welk tarief van toepassing is.

We hebben al een vergelijkbare logica toegepast voor afzonderlijke berekeningen in de casestudy van lpkelektro.cz. Daar was de hoofdtaak het gelijktijdig verwerken van de gegevens van meerdere magazijnen.

Analyses en documentaanpassing op één plek.

De manager van Vertexelektro ziet omzet, aankopen, marges, retouren en kasstromen op één scherm met een grafiek op basis van datum, in plaats van deze cijfers uit afzonderlijke rapporten te combineren. De bedrijfsgegevens die op facturen en leveringsbonnen staan, worden ook in dit dashboard weergegeven.

Het gedeelte 'Rapporten' (in de interface 'Sestavy') biedt drie onderdelen: leveranciers en hun omzet, voorraadwaarde en maandelijkse btw. Elk onderdeel leidt met één klik naar een gedetailleerd rapport. De onderstaande grafiek toont de dynamiek van de kassa, omzet, retouren en totale winst per dag voor de geselecteerde periode.

Via een apart instellingenscherm kan de koper bepalen wat hij of zij op de factuur ziet: het bedrijfslogo, de bankgegevens, het bankrekeningnummer voor bankoverschrijvingen en het standaard btw-tarief. Dit is een eenmalige instelling, maar zonder deze functie zou elk document handmatig verwerkt moeten worden.

Hoe ziet de Vertexelektro-vitrinekast eruit voor klanten?

De showcase van vertexelektro.cz is een mobiele catalogus met categorieën voor huishoudelijke apparaten, een zoekfunctie en twee bladeropties: een standaard feed en een veegnavigatie, vergelijkbaar met datingapps. Klanten selecteren een categorie met het pictogram bovenaan en bekijken de producten in een handige lay-out.

De schermafbeelding toont de categorie 'Kleine huishoudelijke apparaten' geopend, maar zonder producten. Ten tijde van de beoordeling bevond het project zich in de laatste fase van de interfacetests; de volledige catalogus met 30.000 artikelen werd als aparte stap na de oplevering geüpload. De webwinkel en het CRM-systeem werken met dezelfde gegevens: wat de boekhouder als voorraad ziet in het CRM-systeem, ziet de klant als producten in de catalogus.

Maatwerkontwikkeling of een kant-en-klare "webshop"-oplossing – welke moet je kiezen?

Een maatwerkoplossing zoals die van Vertexelektro is nodig wanneer de webwinkel niet los te koppelen is van de boekhoud- en belastinglogica. De kant-en-klare "Online Store"-modus is geschikt als u een webwinkel met winkelwagen en orderverwerking nodig hebt, en het boekhoudsysteem extern kan worden gekoppeld via een API – een software-interface waarmee de twee systemen automatisch gegevens kunnen uitwisselen.

De "Online Store"-modus van 1001site AI kan producten en voorraadgegevens ontvangen van een extern boekhoudsysteem via een API-sleutel en vervolgens verkopen rapporteren. Het verschil is dat het boekhoudsysteem zelf, zoals dat van Vertexelektro, apart is ontwikkeld voor een specifiek bedrijfsproces. De kant-en-klare modus maakt alleen extern verbinding met een dergelijk systeem via een API.

Het resultaat en wat volgt?

Het CRM-systeem ims.vertexelektro.cz en de webwinkel vertexelektro.cz zijn operationeel: de speciale btw-regeling (§ 90) wordt automatisch en apart van de standaardregeling berekend. De volledige catalogus met 30.000 artikelen is in een aparte stap geüpload nadat het hoofdsysteem was opgeleverd.

Naast de technische aspecten had dit project ook een marketingcomponent: de klant nam contact met ons op zonder ook maar één acquisitiegesprek – op aanbeveling van een collega die al klant bij ons was. Mond-tot-mondreclame was gebaseerd op het vorige project: de oplevering was op tijd en het resultaat werkt. Een aparte reclamecampagne was niet nodig.

Voor wie is deze aanpak van boekhouding en webwinkels geschikt?

Deze integratie van boekhouding, administratie en webwinkel is geschikt voor detailhandelsbedrijven met een breed productassortiment en unieke fiscale of magazijnlogica – precies waar een standaardoplossing niet volledig aan de behoeften voldoet. Als de taak eenvoudiger is en alleen een webwinkel met een winkelwagen en orderinformatie nodig is, en een boekhoudsysteem al aanwezig is of helemaal niet nodig is, is maatwerk van deze omvang niet vereist.

1. Detailhandelaren met goederen die onder verschillende belastingregimes vallen (reguliere btw en het speciale regime § 90 met berekening op basis van de winstmarge) hebben een CRM-systeem nodig dat beide regimes afzonderlijk berekent.
2. Een catalogus met tienduizenden artikelen, die overeen moeten komen met de voorraad in het magazijn, vereist een weergave- en boekhoudsysteem dat op dezelfde gegevens is gebaseerd.
3. Een simpele catalogus zonder dergelijke logica – het is sneller om een website te bouwen met 1001site AI en het bestaande boekhoudsysteem apart te koppelen.

Vragen van lezers

Wat is de speciale btw-regeling "§ 90" in Vertexelektro CRM en waarom is deze nodig?

Sommige transacties in het Vertexelektro-systeem worden verwerkt volgens een speciale regeling die in Tsjechië bekendstaat als "§ 90": volgens de wet wordt btw alleen berekend over de winstmarge tussen de aankoop en de verkoop. Het CRM-systeem berekent de standaardregeling van 21% en deze speciale regeling afzonderlijk en verwart de twee niet. Zonder deze functionaliteit zou de boekhouder de verkopen handmatig tussen de twee systemen moeten overboeken.

Is het mogelijk om sneller een catalogus van 30.000 producten samen te stellen dan met maatwerkontwikkeling?

Ja, als de catalogus simpelweg een productpresentatie is, zonder een ingebouwd boekhoudsysteem voor een specifiek bedrijfsproces. 1001site AI vult de catalogus met behulp van een link naar de oude website, feed of tabel en publiceert de site binnen 2-7 minuten. Maatwerk, zoals dat van Vertexelektro, is nodig wanneer de webwinkel naadloos moet worden geïntegreerd met het boekhoudsysteem en een specifieke belastingregeling.

Wat is het verschil tussen een CRM-systeem op maat met boekhoudfunctionaliteit en de kant-en-klare "Online Store"-modus van 1001site AI?

1001site AI is een kant-en-klaar model: een website met winkelwagen, bestel- en betaalsysteem wordt samengesteld met behulp van een stijl en link, en een extern boekhoudsysteem kan er via een API mee worden verbonden. Bij Vertexelektro's CRM is het precies andersom: het boekhoudsysteem, de administratie en de webwinkel zijn volledig op maat gemaakt voor specifieke belasting- en magazijnlogica; er is geen kant-en-klaar sjabloon voor deze combinatie.

Waarom is de showcase in de screenshot leeg? Het project bevat immers 30.000 producten.

Ten tijde van deze beoordeling bevond het project zich in de laatste testfase – de lancering moest nog plaatsvinden. De sectie 'Kleine huishoudelijke apparaten' in de schermafbeelding is geopend zonder producten: dit is een testversie van de interface vóór de bulkupload van de catalogus; de winkel was nog niet gevuld.

Bronnen

• Het bericht van de auteur op Telegram kanaal: https://t.me/promtvibeadd/442
• Het vorige project waarnaar in het bericht wordt verwezen (lpkelektro.cz): https://t.me/promtvibeadd/378
• Klantenpresentatie: https://vertexelektro.cz/
• CRM-systeem voor klanten (openbare inlogpagina): https://ims.vertexelektro.cz/
• 1001site AI Online Winkelmodus: https://1001site.com/wiki/mode-shop/

Vergelijkbare boekhoudkundige en handelslogica is te vinden bij lpkelektro.cz, een autodemontagebedrijf met een ERP-systeem en Telegram bot, en banchem.sk, een CRM-systeem met een klantendatabase. Als uw taak eenvoudiger is, bouwt 1001site AI binnen enkele minuten een website of webwinkel op basis van een link of beschrijving en koppelt deze via een API aan het boekhoudsysteem.