Maandelijks boekhoudsysteem voor een webwinkel: de casestudy van lpkelektro.cz

Op 30 mei nam een Tsjechisch bedrijf contact met ons op: ze verkopen huishoudelijke apparaten die klanten binnen 15 dagen na aankoop legaal hadden geretourneerd. Ze hebben een groot assortiment, magazijnen verspreid over Tsjechië en alles werd handmatig geregistreerd. Binnen een maand hebben we een bedrijfsbreed boekhoudsysteem voor ze opgezet en gekoppeld aan hun webshop, lpkelektro.cz, die nog steeds operationeel is en waar aankopen gedaan kunnen worden.

Op ons kanaal analyseren we deze projecten: hoe ze intern werken, wat er misging en wat wel werkte. Je kunt je hier abonneren: Telegram.

Wat was de missie van lpkelektro.cz?

Een boekhoudsysteem opzetten voor een magazijnnetwerk, dit koppelen aan een online platform, de detailverkoop automatiseren (kassa's), uitgebreide analyses instellen en winkelapparatuur zoals barcodescanners en printers aansluiten. Dit alles binnen een strakke deadline.

De initiële eisen waren uitdagend: een enorm productassortiment, een distributiecentrum en magazijnen in verschillende steden in Tsjechië. De apparatuur werd verkocht via winkels en een volwaardig online kanaal bestond nog niet – dat moest nog worden opgezet en gekoppeld aan de boekhouding.

Zonder retail, analyses en apparatuur zou het boekhoudsysteem slechts een database blijven, nutteloos voor verkopers in het veld. De bovenstaande schermafbeelding toont het mobiele beheerderspaneel: elk product heeft zijn eigen status, magazijn, merk en categorie, die allemaal direct vanaf de telefoon van de verkoper te doorzoeken zijn op barcode of serienummer.

Wat er in een maand tijd is gebouwd: boekhouding, winkel, detailhandel, apparatuur.

In één maand tijd hebben we vier onderdelen van één enkele taak afgerond: de boekhoudmodule, de webwinkel, het gedeelte met winkelapparatuur en het testen. Er waren geen pauzes tussen de fasen. Hieronder een overzicht van hoe het project is verlopen:

1. 05.06 - De technische specificaties zijn goedgekeurd.
2. 14 juni - het moeilijkste onderdeel afgerond: magazijn- en productadministratie.
3. 25 juni – Het online platform lpkelektro.cz werd voltooid. De tests werden gedurende deze periode parallel voortgezet; het was geen aparte fase aan het einde.
4. 30.06 - De klant heeft het certificaat van voltooiing van de werkzaamheden ondertekend.

Van het verzoek op 30 mei tot de getekende overeenkomst op 30 juni duurde het precies een maand om een boekhoudsysteem voor de detailhandel en een volledig functionele webwinkel te bouwen. De kant-en-klare module consolideert direct de belangrijkste gegevens op één scherm. We delen hier niet de exacte cijfers van het klantdashboard – dit zijn hun operationele gegevens, niet die van ons.

Hoe retailanalyse en automatisering werken

Het dashboard en de grafieken zijn gebaseerd op dezelfde gegevens die de kassamedewerker ziet: voorraadsaldi, verkopen en retouren worden automatisch op één plek verzameld. Naast de kaarten met statistieken zijn er grafieken die de verkopen per dag en de vijf bestverkopende categorieën van de maand weergeven.

Voor een bedrijf met meerdere winkellocaties ziet automatisering er precies zo uit: je hoeft niet meer elke winkel afzonderlijk te bellen om naar de voorraad te vragen, je hoeft aan het einde van de dag geen spreadsheets meer te controleren, alles is zichtbaar vanuit één dashboard.

Een gedetailleerde technische analyse van alle functies is te zien in de video hieronder.

Heeft u behoefte aan maatwerkontwikkeling, of is de standaardversie voldoende?

Een project zoals dat van lpkelektro.cz is een volledig op maat gemaakt boekhoudsysteem, afgestemd op een specifiek bedrijf: de magazijnlogica, kassasystemen en winkelapparatuur. Als u een vergelijkbare winkelketen met meerdere vestigingen runt en al een boekhoudsysteem hebt (of aan het ontwikkelen bent), hebt u waarschijnlijk een vergelijkbare maatwerkintegratie nodig.

Als uw taak eenvoudiger is en u een webwinkel nodig hebt met producten, een winkelwagen en bestellingen, en u al een boekhoudsysteem hebt of er later een wilt toevoegen, hoeft u niet alles vanaf nul op te bouwen. In de "Online Store"-modus van 1001site AI kan een extern boekhoudsysteem producten en magazijnsaldi uploaden naar de website via een API-sleutel, waarna de website de verkopen rapporteert. Het verschil zit hem in de aanpak: waar lpkelektro.cz een maand ontwikkeling en een intern team vereiste, kan hier een website in de gewenste stijl in 2-7 minuten worden opgezet, en de boekhoudintegratie kan worden aangepast bovenop de bestaande modus.

Bouw een webwinkel met 1001site AI

Hoe is het je gelukt om dat in een maand te doen?

Het management van lpkelektro.cz beantwoordde alle vragen en verzoeken letterlijk binnen een uur. Ze overlegden met hun accountants en verkopers, verdiepten zich in elk technisch detail en werkten zelfs op zaterdag. Het systeem werd gedurende het hele proces getest, niet alleen tijdens de eindacceptatie.

Zonder die betrokkenheid van de klant zou de hoeveelheid werk in een maand ongelooflijk moeilijk te realiseren zijn geweest, zelfs voor een ervaren ontwikkelteam.

Resultaat

De lpkelektro.cz-webshop is geopend: u kunt er nu huishoudelijke apparaten kopen. Het boekhoudsysteem houdt de voorraad in alle magazijnen bij, de winkels verkopen via gekoppelde kassa's en het management kan analyses bekijken op één overzichtelijk dashboard.

Voor wie is deze aanpak geschikt?

Vragen van lezers

Is het mogelijk om binnen een maand een boekhoudsysteem en een webwinkel op te zetten?

In dit geval wel, maar met een hoge mate van klantbetrokkenheid: de klant keurde de specificaties binnen een uur goed en beantwoordde vragen, had overleg met accountants en verkopers en testte het systeem parallel aan de ontwikkeling. Zonder een dergelijke inzet van de klant is een maand voor een boekhoudsysteem voor een magazijnketen en een winkel onrealistisch.

Hoe is winkelapparatuur met elkaar verbonden – barcodescanners, printers?

De apparatuur wordt tijdens de implementatiefase geconfigureerd voor een specifiek boekhoudsysteem – dit is onderdeel van maatwerkontwikkeling: er is geen standaardfunctionaliteit voor een dergelijke integratie op de website. Als u alleen een webwinkel met een winkelwagen en bestelfunctie nodig hebt, is deze integratie niet vereist.

Is het mogelijk om de gegevens van meerdere magazijnen in één systeem te beheren?

Ja, dit was onderdeel van de opdracht voor lpkelektro.cz – de magazijnen zijn verspreid over Tsjechië en het systeem moest de voorraad van elk magazijn kunnen inzien. De kant-en-klare "Online Store"-modus van 1001site AI ondersteunt ook meerdere magazijnen (locaties) in de productkaart.

Wat is het verschil met een kant-en-klare website op 1001site AI?

1001site AI bouwt binnen 2-7 minuten een website of webwinkel op basis van stijl en URL, waarna een extern boekhoudsysteem via een API verbinding maakt. Dit systeem uploadt producten en voorraadgegevens, waarna de website de verkopen rapporteert. De casus lpkelektro.cz vormt echter een andere uitdaging: het boekhoudsysteem zelf is volledig op maat gemaakt voor een specifiek bedrijf. Zo'n systeem kan niet worden geconfigureerd met een websitebouwer; het is een apart, maatwerkproject.

Bronnen

• Het bericht van de auteur op Telegram kanaal: https://t.me/promtvibeadd/378
• Videoanalyse van de systeemfuncties op YouTube: https://youtu.be/FSA0-8H2Xk4
• Klantenwebshop: https://lpkelektro.cz/
• 1001site AI Online Store-modus, sectie Magazijnbeheer: https://1001site.com/wiki/mode-shop/

We analyseerden één project – een vergelijkbare logica is van toepassing op Vertexelektro en een autodemontagebedrijf met een ERP-systeem en Telegram bot. Voor een eenvoudigere taak bouwt 1001site AI een website of webwinkel op basis van een link of beschrijving en koppelt deze via een API aan het boekhoudsysteem.