Contabilidad y una tienda online con 30.000 productos: el caso de estudio de Vertexelektro

Un cliente para quien implementamos el sistema de contabilidad y la tienda en línea lpkelektro.cz en junio nos recomendó a sus socios. Uno de ellos, la empresa checa Vertexelektro, confió plenamente en nosotros incluso antes de la primera llamada. El proyecto era ambicioso: contabilidad, teneduría de libros y una tienda en línea para venta minorista con 30 000 productos.

Los análisis de dichos proyectos se publican íntegramente en el canal, desde el primer briefing hasta el acto final: canal Telegram.

Cómo la recomendación de un cliente dio lugar a un proyecto de 30.000 productos.

En mayo y junio, desarrollamos un sistema de contabilidad y una tienda online para lpkelektro.cz en tan solo un mes. El resultado superó las expectativas del cliente, quien inmediatamente nos recomendó a sus colegas y socios. Uno de ellos es Vertexelektro.

La diferencia con un encargo en frío se notó desde el primer minuto. El gerente que nos recomendó ya había visto los resultados de nuestro trabajo en la práctica, y Vertexelektro no dedicó mucho tiempo a examinar al contratista, como suele ocurrir en proyectos de esta envergadura.

Lo que Vertexelektro necesitaba

Vertexelektro vende electrodomésticos y pequeños aparatos electrónicos a través de tiendas minoristas y su propio establecimiento; su catálogo de productos incluye aproximadamente 30 000 artículos. Se necesitaban tres componentes interrelacionados: un sistema de contabilidad, una tienda online para clientes y cálculos precisos del IVA para dos regímenes fiscales diferentes simultáneamente.

Sin un sistema unificado, estas tres tareas se habrían gestionado por separado. El contable habría consolidado manualmente las ventas a partir de la información mostrada, mientras que los cálculos del IVA para ciertos productos sujetos a un tratamiento especial se habrían realizado en una hoja de cálculo aparte, fuera del sistema. Diseñamos la contabilidad, la teneduría de libros y la visualización desde el principio como un único sistema con datos compartidos.

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¿Cómo funciona la contabilidad con dos regímenes de IVA simultáneamente?

Algunas transacciones en el sistema Vertexelektro se procesan bajo un régimen especial conocido en la República Checa como "§ 90": el IVA se calcula legalmente solo sobre el margen de beneficio entre la compra y la venta. El sistema de contabilidad (CRM) ims.vertexelektro.cz gestiona este régimen y el IVA estándar del 21% por separado, pero dentro de un mismo programa; el contable no necesita tablas separadas para ello.

La captura de pantalla anterior muestra un informe mensual del IVA. A la izquierda se muestra el régimen fiscal estándar del 21 % (impuesto sobre el precio total), a la derecha el régimen especial (impuesto solo sobre el margen de beneficio) y la columna de resumen es "Total del mes", que es lo que se debe presentar al contable. Sin esta distinción, el contable tendría que recalcular manualmente cada venta y decidir qué régimen aplicar en cada caso.

Ya implementamos una lógica similar para cálculos separados en el caso de estudio de lpkelektro.cz. Allí, la tarea principal consistía en contabilizar varios almacenes simultáneamente.

Análisis y personalización de documentos en un solo lugar.

El gerente de Vertexelektro visualiza los ingresos, las compras, los márgenes, las devoluciones y el flujo de caja en una sola pantalla con un gráfico basado en fechas, en lugar de combinar estas cifras de informes separados. Los datos de la empresa impresos en las facturas y los albaranes también se introducen en este panel de control.

La sección de informes ("Sestavy" en la interfaz) ofrece tres apartados: proveedores y sus ventas, valor del inventario e IVA mensual. Cada uno permite acceder a un informe detallado con un solo clic. El gráfico que aparece a continuación muestra la evolución de la caja registradora, los ingresos, las devoluciones y el beneficio total diario durante el periodo seleccionado.

Una pantalla de configuración independiente controla lo que el comprador ve en la factura: el logotipo de la empresa, los datos bancarios, el número de cuenta bancaria para pagos por transferencia y el tipo de IVA predeterminado. Esta configuración se realiza una sola vez, pero sin ella, cada documento tendría que procesarse manualmente.

¿Qué aspecto tiene la vitrina de Vertexelektro para los clientes?

El catálogo móvil de vertexelektro.cz incluye categorías de electrodomésticos, una función de búsqueda y dos opciones de navegación: un feed estándar y una navegación mediante gestos, similar a la de las aplicaciones de citas. Los usuarios seleccionan una categoría con el icono superior y exploran los productos en un formato práctico.

La captura de pantalla muestra la categoría "Pequeños electrodomésticos" abierta, sin productos listados. En el momento de la revisión, el proyecto se encontraba en las etapas finales de las pruebas de interfaz; la carga completa del catálogo de 30 000 artículos se realizó como un paso aparte después de la entrega. La tienda en línea y el CRM operan con los mismos datos: lo que el contable ve como inventario en el CRM, el cliente lo ve como productos en el catálogo.

¿Desarrollo a medida o un modelo de "Tienda Online" prediseñado? ¿Cuál elegir?

Se necesita un desarrollo a medida como el de Vertexelektro cuando la tienda online no puede separarse de su lógica contable y fiscal. El modo "Tienda online" preconfigurado es adecuado si se necesita una tienda con carrito de compra y procesamiento de pedidos, y el sistema contable puede conectarse externamente mediante una API, una interfaz de software que permite el intercambio automático de datos entre ambos sistemas.

El modo "Tienda en línea" de 1001site AI puede recibir productos e inventario de un sistema de contabilidad externo mediante una clave API e informar sobre las ventas. La diferencia radica en que el sistema de contabilidad en sí, como el de Vertexelektro, está diseñado específicamente para un proceso de negocio concreto. El modo listo para usar solo se conecta a dicho sistema externamente, a través de una API.

El resultado y lo que sigue

El CRM ims.vertexelektro.cz y la tienda online vertexelektro.cz ya están operativos: el régimen especial de IVA (§ 90) se calcula automáticamente y por separado del régimen estándar. La carga completa del catálogo, con 30 000 artículos, se realizó en una fase posterior a la entrega del sistema principal.

Más allá de los aspectos técnicos, este proyecto también tuvo un componente de marketing: el cliente nos contactó sin necesidad de una sola llamada en frío, gracias a la recomendación de un colega que ya era cliente nuestro. El boca a boca se basó en el proyecto anterior: la entrega se realizó a tiempo y el resultado fue satisfactorio. No fue necesaria una campaña publicitaria adicional.

¿Para quién es adecuado este enfoque de contabilidad y tiendas online?

Esta integración de contabilidad, teneduría de libros y tienda online es ideal para negocios minoristas con una amplia gama de productos y una lógica fiscal o de almacén particular; precisamente donde una solución prefabricada no satisface completamente las necesidades. Si la tarea es más sencilla y solo se necesita una tienda online con carrito de compra e información de pedidos, y ya se cuenta con un sistema de contabilidad o este no es necesario, no se requiere un desarrollo a medida de esta magnitud.

1. Los minoristas con productos sujetos a diferentes regímenes fiscales (IVA ordinario y el régimen especial del artículo 90 con cálculo basado en el margen de beneficio) necesitan un CRM que calcule ambos regímenes por separado.
2. Un catálogo que contiene decenas de miles de artículos, que deben coincidir con el inventario del almacén, requiere un sistema de visualización y contabilidad basado en los mismos datos.
3. Un catálogo sencillo sin esa lógica: es más rápido crear un sitio web en 1001site AI y conectar el sistema de contabilidad existente por separado.

Preguntas de los lectores

¿Qué es el régimen especial de IVA "§ 90" en Vertexelektro CRM y por qué es necesario?

Algunas transacciones en el sistema Vertexelektro se procesan bajo un régimen especial conocido en la República Checa como "§ 90": por ley, el IVA se calcula únicamente sobre el margen de beneficio entre la compra y la venta. El CRM calcula por separado el régimen estándar del 21 % y este régimen especial, sin confundirlos. Sin esta funcionalidad, el contable tendría que registrar manualmente las ventas entre ambos sistemas.

¿Es posible crear un catálogo de 30.000 productos más rápido que con un desarrollo a medida?

Sí, si el catálogo es simplemente una muestra de productos, sin un sistema de contabilidad integrado para un proceso comercial específico. La IA 1001site completa el catálogo mediante un enlace al sitio web, feed o tabla anterior, y publica el sitio en 2 a 7 minutos. Se requiere un desarrollo personalizado, como el de Vertexelektro, cuando la tienda online necesita integrarse perfectamente con su sistema de contabilidad y un régimen fiscal especial.

¿En qué se diferencia un CRM personalizado con contabilidad del modo "Tienda online" predefinido de 1001site AI?

1001site AI es un modelo listo para usar: se crea un sitio web con carrito de compras, sistema de pedidos y pago mediante un estilo y un enlace, y un sistema de contabilidad externo puede conectarse a él a través de una API. Con el CRM de Vertexelektro, es al revés: el sistema de contabilidad, la teneduría de libros y la tienda en línea se crearon desde cero para una lógica específica de impuestos y almacén; no existe una plantilla predefinida para esta combinación.

¿Por qué aparece vacía la vitrina en la captura de pantalla? Al fin y al cabo, el proyecto tiene 30.000 productos.

En el momento de esta reseña, el proyecto se encontraba en las etapas finales de prueba; el lanzamiento aún estaba lejos. La sección "Pequeños electrodomésticos" en la captura de pantalla aparece sin ningún producto: se trata de una versión de prueba de la interfaz antes de la carga masiva del catálogo; la tienda aún no estaba completa.

Fuentes

• Publicación del autor en Telegram: https://t.me/promtvibeadd/442
• El proyecto anterior mencionado en la publicación (lpkelektro.cz): https://t.me/promtvibeadd/378
• Casos de éxito de clientes: https://vertexelektro.cz/
• CRM para clientes (página de inicio de sesión pública): https://ims.vertexelektro.cz/
• Modo de tienda online con IA 1001site: https://1001site.com/wiki/mode-shop/

Se pueden encontrar lógicas contables y comerciales similares en los casos de lpkelektro.cz, una empresa de desguace de automóviles con un ERP y un bot Telegram, y banchem.sk, un CRM con una base de datos de clientes. Si su tarea es más sencilla, 1001site AI crea un sitio web o una tienda online a partir de un enlace o una descripción en minutos y se conecta al sistema contable mediante una API.