Redovisning och en webbutik med 30 000 produkter: fallstudien Vertexelektro

En kund som vi levererade redovisningssystemet och webbutiken lpkelektro.cz till i juni rekommenderade oss till sina partners. En av dem, det tjeckiska företaget Vertexelektro, kom till oss med fullt förtroende redan före det första samtalet. Uppgiften var större: redovisning, bokföring och en webbutik för detaljhandeln med 30 000 produkter.

Analyser av sådana projekt publiceras i sin helhet på kanalen – från den första briefen till den sista akten: Telegram kanalen.

Hur en kunds rekommendation ledde till ett projekt med 30 000 produkter

I maj och juni byggde vi ett redovisningssystem och en webbutik för lpkelektro.cz på bara en månad. Resultatet överträffade kundens förväntningar, och de rekommenderade oss omedelbart till sina kollegor och partners. En av dem är Vertexelektro.

Skillnaden mot en kallorder var märkbar från första minuten. Chefen som rekommenderade oss hade redan sett resultaten av vårt arbete i praktiken, och Vertexelektro lade inte ner mycket tid på att granska entreprenören, vilket är typiskt för projekt av den här storleken.

Vad Vertexelektro behövde

Vertexelektro säljer hushålls- och småelektronik via detaljhandel och egen butik; deras produktsortiment omfattar cirka 30 000 artiklar. Tre sammanhängande komponenter behövdes: ett redovisningssystem, en butik för kunder och korrekta momsberäkningar för två olika skattesystem samtidigt.

Utan ett enhetligt system skulle dessa tre uppgifter ha hanterats separat. Revisorn skulle ha konsoliderat försäljningen manuellt från displayen, medan momsberäkningar för vissa produkter som omfattas av särskild behandling skulle ha hanterats i ett separat kalkylblad utanför systemet. Vi utformade redovisning, bokföring och displayen från början som ett enda system med delade data.

Bygg din webbutik med 1001site AI

Hur fungerar redovisning med två momssystem samtidigt?

Vissa transaktioner i Vertexelektro-systemet behandlas enligt ett särskilt system som i Tjeckien kallas "§ 90": Moms beräknas enligt lag endast på påslaget mellan köp och försäljning. Redovisningssystemet (CRM) ims.vertexelektro.cz hanterar detta system och standardmomsen på 21 % separat, men inom ett enda program – revisorn behöver inte separata tabeller för detta.

Skärmdumpen ovan visar en månatlig momsrapport. Till vänster visas standardsystemet på 21 % (skatt på fullt pris), till höger visas specialsystemet (endast skatt på påslaget) och sammanfattningskolumnen är "Totalt för månaden" – vad som ska skickas till revisorn. Utan denna åtskillnad skulle revisorn manuellt omräkna varje försäljning och bestämma vilket system som ska tillämpas varje gång.

Vi implementerade redan en liknande logik för separata beräkningar i fallstudien lpkelektro.cz. Där var huvuduppgiften att redovisa flera lager samtidigt.

Analys och dokumentanpassning på ett ställe

Vertexelektros chef ser intäkter, inköp, marginaler, returer och kassaflöde på en enda skärm med ett datumbaserat diagram, istället för att kombinera dessa siffror från separata rapporter. Företagsdata som skrivs ut på fakturor och följesedlar matas också in i denna instrumentpanel.

Rapportavsnittet ("Sestavy" i gränssnittet) erbjuder tre avsnitt: leverantörer och deras försäljning, lagervärde och månatlig moms – vart och ett leder till en detaljerad rapport med ett enda klick. Diagrammet nedan visar dynamiken för kassaregister, intäkter, returer och total vinst per dag för den valda perioden.

En separat inställningsskärm styr vad köparen ser på fakturan: företagets logotyp, bankuppgifter, bankkontonummer för banköverföringar och standardmomssatsen. Detta är en engångsinställning, men utan den skulle varje dokument behöva behandlas manuellt.

Hur ser Vertexelektros monter ut för kunderna?

vertexelektro.cz presentationsplattform är en mobilkatalog med kategorier för hushållsapparater, en sökfunktion och två sökalternativ: ett standardflöde och en svepbaserad navigering, liknande dejtingappar. Kunder väljer en kategori med hjälp av ikonen högst upp och bläddrar bland produkterna i ett bekvämt format.

Skärmdumpen visar kategorin "Små hushållsapparater" öppen, utan några listade produkter. Vid tidpunkten för granskningen var projektet i slutskedet av gränssnittstestning – den fullständiga kataloguppladdningen av 30 000 artiklar slutfördes som ett separat steg efter leverans. Butiken och CRM-systemet fungerar med samma data: det som revisorn ser som lager i CRM-systemet ser kunden som produkter i katalogen.

Anpassad utveckling eller ett färdigt "Onlinebutik"-läge – vilket ska man välja?

En anpassad utveckling som Vertexelektros behövs när butiken inte kan separeras från sin redovisnings- och skattelogik. Det färdiga "Onlinebutiksläget" är lämpligt om du behöver en butik med kundvagn och orderhantering, och redovisningssystemet kan anslutas externt via ett API – ett programgränssnitt som gör att de två systemen automatiskt kan utbyta data.

1001site AI:s "Onlinebutik"-läge kan ta emot produkter och lager från ett externt redovisningssystem via en API-nyckel och rapportera försäljning i gengäld. Skillnaden är att själva redovisningssystemet, liksom Vertexelektros, är byggt separat för en specifik affärsprocess. Det användarklara läget ansluter endast till ett sådant system externt, via ett API.

Resultatet och vad som händer härnäst

CRM-systemet ims.vertexelektro.cz och butiken vertexelektro.cz är i drift: den särskilda momsordningen (§ 90) beräknas automatiskt och separat från standardordningen. Den fullständiga kataloguppladdningen av 30 000 artiklar slutfördes i ett separat steg efter att huvudsystemet levererades.

Utöver de tekniska aspekterna hade projektet även en marknadsföringskomponent: kunden kontaktade oss utan ett enda kallt samtal – på rekommendation av en kollega som redan var vår kund. Muntliga rykten byggdes på det tidigare projektet: leveransen var i tid och resultatet fungerar. En separat reklamkampanj krävdes inte.

Vem passar den här metoden för redovisning och webbutiker?

Denna integration av redovisning, bokföring och butikshantering är lämplig för detaljhandelsföretag med ett stort produktsortiment och unik skatte- eller lagerlogik – just där en färdig lösning inte helt tillgodoser behovet. Om uppgiften är enklare och endast en butikshantering med en kundvagn och orderinformation behövs, och ett redovisningssystem redan finns på plats eller inte alls behövs, krävs inte en anpassad utveckling av denna skala.

1. Återförsäljare med varor under olika skattesystem (vanlig moms och den särskilda ordningen § 90 med beräkning baserad på påslag) behöver ett CRM-system som beräknar båda systemen separat.
2. En katalog som innehåller tiotusentals artiklar, vilka måste matcha lagerlagret, kräver ett visnings- och redovisningssystem baserat på samma data.
3. En enkel katalog utan sådan logik – det är snabbare att bygga en webbplats på 1001site AI och ansluta det befintliga redovisningssystemet separat.

Läsarnas frågor

Vad är den särskilda momsordningen "§ 90" i Vertexelektro CRM och varför behövs den?

Vissa transaktioner i Vertexelektro-systemet behandlas enligt ett särskilt system som i Tjeckien kallas "§ 90": enligt lag beräknas moms endast på påslaget mellan köp och försäljning. CRM beräknar standardsystemet på 21 % och detta särskilda system separat och blandar inte ihop de två. Utan detta skulle revisorn behöva bokföra försäljningar manuellt mellan de två systemen.

Är det möjligt att bygga en katalog med 30 000 produkter snabbare än med anpassad utveckling?

Ja, om katalogen helt enkelt är en produktpresentation, utan ett inbyggt redovisningssystem för en specifik affärsprocess. 1001site AI fyller i katalogen med hjälp av en länk till den gamla webbplatsen, flödet eller tabellen, och publicerar webbplatsen på 2–7 minuter. Anpassad utveckling, som Vertexelektros, behövs när butiken behöver integreras sömlöst med sitt redovisningssystem och ett särskilt skattesystem.

Hur skiljer sig ett anpassat CRM med redovisning från 1001site AI:s färdiga "Onlinebutik"-läge?

1001site AI är en färdig modell: en webbplats med en kundvagn, order och betalningssystem sätts ihop med hjälp av en stil och länk, och ett externt redovisningssystem kan ansluta till den via ett API. Med Vertexelektros CRM är det tvärtom: redovisningssystemet, bokföringen och butiken byggdes från grunden för specifik skatte- och lagerlogik; det finns ingen färdig mall för denna kombination.

Varför är skyltfönstret på skärmdumpen tomt? Projektet har trots allt 30 000 produkter.

Vid tidpunkten för denna granskning var projektet i slutskedet av testningen – lanseringen var fortfarande ett steg bort. Avsnittet "Små hushållsapparater" på skärmdumpen är öppet utan några produkter: detta är en testversion av gränssnittet före massuppladdningen av katalogen; butiken var ännu inte ifylld.

Källor

• Författarens inlägg på Telegram kanalen: https://t.me/promtvibeadd/442
• Det tidigare projektet som refereras till i inlägget (lpkelektro.cz): https://t.me/promtvibeadd/378
• Kundpresentation: https://vertexelektro.cz/
• Klient-CRM (offentlig inloggningssida): https://ims.vertexelektro.cz/
• 1001site AI-butiksläge för onlinebutik: https://1001site.com/wiki/mode-shop/

Liknande redovisnings- och handelslogik kan hittas i fallen lpkelektro.cz, ett bildemonteringsföretag med ett ERP-system och Telegram bot, och banchem.sk, ett CRM-system med en kunddatabas. Om din uppgift är enklare bygger 1001site AI en webbplats eller webbutik från en länk eller beskrivning på några minuter och ansluter till redovisningssystemet via API.