Regnskab og en onlinebutik med 30.000 produkter: Vertexelektro casestudiet

En kunde, som vi leverede regnskabssystemet og onlinebutikken lpkelektro.cz til i juni, anbefalede os til deres partnere. En af dem, det tjekkiske firma Vertexelektro, kom til os med fuld tillid allerede før det første opkald. Opgaven var større: regnskab, bogføring og en onlinebutik til detailhandel med 30.000 produkter.

Analyser af sådanne projekter offentliggøres i deres fulde længde på kanalen - fra den første briefing til den sidste akt: Telegram kanalen.

Hvordan en klients anbefaling førte til et projekt med 30.000 produkter

I maj og juni byggede vi et regnskabssystem og en onlinebutik til lpkelektro.cz på bare en måned. Resultatet overgik kundens forventninger, og de anbefalede os straks til deres kolleger og partnere. En af dem er Vertexelektro.

Forskellen fra en kold ordre var mærkbar fra første øjeblik. Lederen, der anbefalede os, havde allerede set resultaterne af vores arbejde i praksis, og Vertexelektro brugte ikke meget tid på at granske entreprenøren, som det er typisk for projekter af denne størrelse.

Hvad Vertexelektro havde brug for

Vertexelektro sælger husholdnings- og småelektronik gennem detailhandel og sin egen butik; deres produktsortiment omfatter cirka 30.000 varer. Tre indbyrdes forbundne komponenter var nødvendige: et regnskabssystem, en butik til kunderne og præcise momsberegninger for to forskellige skatteordninger samtidigt.

Uden et samlet system ville disse tre opgaver være blevet håndteret separat. Revisoren ville manuelt have konsolideret salget fra displayet, mens momsberegninger for visse produkter, der er underlagt særlig behandling, ville være blevet håndteret i et separat regneark uden for systemet. Vi designede regnskab, bogføring og displayet fra starten som ét system med fælles data.

Byg din onlinebutik med 1001site AI

Hvordan fungerer regnskabsføring med to momsordninger samtidig?

Nogle transaktioner i Vertexelektro-systemet behandles under en særlig ordning kendt i Tjekkiet som "§ 90": Moms beregnes juridisk kun på avancen mellem køb og salg. Regnskabssystemet (CRM) ims.vertexelektro.cz administrerer denne ordning og standardmomsen på 21 % separat, men inden for et enkelt program – revisoren behøver ikke separate tabeller til dette.

Skærmbilledet ovenfor viser en månedlig momsrapport. Til venstre er standardordningen på 21% moms (moms af den fulde pris), til højre er den særlige ordning (kun moms af avancen), og oversigtskolonnen er "Total for måneden" - hvad der skal indsendes til revisoren. Uden denne sondring ville revisoren manuelt genberegne hvert salg og beslutte, hvilken ordning der skal anvendes hver gang.

Vi har allerede implementeret en lignende logik til separate beregninger i casestudiet lpkelektro.cz. Der var hovedopgaven at tage regnskab for flere lagre samtidigt.

Analyse og dokumenttilpasning på ét sted

Vertexelektros leder ser omsætning, køb, marginer, returneringer og kontanter på én skærm med et datobaseret diagram i stedet for at kombinere disse tal fra separate rapporter. Virksomhedsdata, der er udskrevet på fakturaer og følgesedler, indtastes også i dette dashboard.

Rapportsektionen ("Sestavy" i brugergrænsefladen) tilbyder tre sektioner: leverandører og deres salg, lagerværdi og månedlig moms – som hver især fører til en detaljeret rapport med et enkelt klik. Grafen nedenfor viser dynamikken i kasseapparat, omsætning, returneringer og samlet fortjeneste pr. dag for den valgte periode.

En separat indstillingsskærm styrer, hvad køberen ser på fakturaen: firmalogoet, bankoplysninger, bankkontonummeret til bankoverførsler og standardmomssatsen. Dette er en engangsindstilling, men uden den skulle hvert dokument behandles manuelt.

Hvordan ser Vertexelektros montre ud for kunderne?

vertexelektro.cz-udstillingen er et mobilkatalog med kategorier for husholdningsapparater, en søgefunktion og to browsermuligheder: et standardfeed og en swipe-baseret navigation, der minder om datingapps. Kunder vælger en kategori ved hjælp af ikonet øverst og gennemser produkter i et praktisk format.

Skærmbilledet viser kategorien "Små husholdningsapparater" åben, uden anførte produkter. På tidspunktet for gennemgangen var projektet i de sidste faser af grænsefladetestning – uploaden af det fulde katalog på 30.000 varer blev gennemført som et separat trin efter levering. Butikken og CRM'et fungerer ud fra de samme data: Det, som revisoren ser som lagerbeholdning i CRM'et, ser kunden som produkter i kataloget.

Brugerdefineret udvikling eller en færdiglavet "Onlinebutik"-tilstand – hvilken skal man vælge?

En skræddersyet udvikling som Vertexelektros er nødvendig, når butiksfacaden ikke kan adskilles fra dens regnskabs- og skattelogik. Den færdige "Onlinebutik"-tilstand er velegnet, hvis du har brug for en butiksfacade med en indkøbskurv og ordrebehandling, og regnskabssystemet kan forbindes eksternt via en API - en softwaregrænseflade, der gør det muligt for de to systemer automatisk at udveksle data.

1001site AI's "Onlinebutik"-tilstand kan modtage produkter og lagerbeholdning fra et eksternt regnskabssystem via en API-nøgle og rapportere salg til gengæld. Forskellen er, at selve regnskabssystemet, ligesom Vertexelektros, er bygget separat til en specifik forretningsproces. Den brugsklare tilstand opretter kun forbindelse til et sådant system eksternt via en API.

Resultatet og hvad der nu er

CRM-systemet ims.vertexelektro.cz og butikken vertexelektro.cz er operationelle: den særlige momsordning (§ 90) beregnes automatisk og separat fra standardordningen. Upload af det fulde katalog på 30.000 varer blev gennemført i et separat trin efter levering af hovedsystemet.

Ud over de tekniske aspekter havde dette projekt også en marketingkomponent: klienten kontaktede os uden et eneste uopfordret opkald – på anbefaling af en kollega, der allerede var vores klient. Mund-til-mund-metoden byggede på det forrige projekt: leveringen var til tiden, og resultatet fungerer. En separat reklamekampagne var ikke nødvendig.

Hvem er denne tilgang til regnskab og onlinebutikker egnet til?

Denne integration af regnskab, bogføring og butiksfacade er velegnet til detailvirksomheder med et stort produktsortiment og unik skatte- eller lagerlogik – netop hvor en præbygget løsning ikke fuldt ud imødekommer behovet. Hvis opgaven er enklere, og der kun er behov for en butiksfacade med en indkøbskurv og ordreoplysninger, og et regnskabssystem allerede er på plads eller slet ikke er nødvendigt, er en specialudvikling af denne skala ikke nødvendig.

1. Detailhandlere med varer under forskellige skatteordninger (almindelig moms og den særlige ordning § 90 med beregning baseret på avancen) har brug for et CRM-system, der beregner begge ordninger separat.
2. Et katalog, der indeholder titusindvis af varer, som skal matche lagerbeholdningen, kræver et præsentations- og regnskabssystem baseret på de samme data.
3. Et simpelt katalog uden en sådan logik – det er hurtigere at bygge en hjemmeside på 1001site AI og forbinde det eksisterende regnskabssystem separat.

Læsernes spørgsmål

Hvad er den særlige momsordning "§ 90" i Vertexelektro CRM, og hvorfor er den nødvendig?

Nogle transaktioner i Vertexelektro-systemet behandles under en særlig ordning kendt i Tjekkiet som "§ 90": Ifølge loven beregnes moms kun af avancen mellem køb og salg. CRM beregner standardordningen på 21% og denne særlige ordning separat og blander ikke de to sammen. Uden denne ville revisoren være nødt til manuelt at bogføre salg mellem de to systemer.

Er det muligt at opbygge et katalog med 30.000 produkter hurtigere end med brugerdefineret udvikling?

Ja, hvis kataloget blot er en produktudstilling uden et indbygget regnskabssystem til en specifik forretningsproces. 1001site AI udfylder kataloget ved hjælp af et link til den gamle hjemmeside, feed eller tabel og publicerer siden på 2-7 minutter. Brugerdefineret udvikling, som Vertexelektros, er nødvendig, når butiksfacaden skal integreres problemfrit med dens regnskabssystem og en særlig skatteordning.

Hvordan adskiller et brugerdefineret CRM med regnskab sig fra 1001site AI's færdige "Onlinebutik"-tilstand?

1001site AI er en færdiglavet model: en hjemmeside med en indkøbskurv, ordre og betalingssystem er sammensat ved hjælp af en stil og et link, og et eksternt regnskabssystem kan oprette forbindelse til det via en API. Med Vertexelektros CRM er det omvendt: regnskabssystemet, bogføringen og butiksfacaden blev bygget fra bunden med specifik skatte- og lagerlogik; der er ingen færdiglavet skabelon til denne kombination.

Hvorfor er udstillingen på skærmbilledet tom? Projektet har trods alt 30.000 produkter.

På tidspunktet for denne gennemgang var projektet i de sidste testfaser – lanceringen var stadig et skridt væk. Afsnittet "Små husholdningsapparater" på skærmbilledet er åbent uden produkter: dette er en testversion af brugerfladen før masseupload af kataloget; butikken var endnu ikke fyldt op.

Kilder

• Forfatterens opslag på Telegram kanalen: https://t.me/promtvibeadd/442
• Det tidligere projekt, der er refereret til i opslaget (lpkelektro.cz): https://t.me/promtvibeadd/378
• Kundepræsentation: https://vertexelektro.cz/
• Klient-CRM (offentlig loginside): https://ims.vertexelektro.cz/
• 1001site AI Online Butikstilstand: https://1001site.com/wiki/mode-shop/

Lignende regnskabs- og handelslogik kan findes i tilfældene lpkelektro.cz, et bilophugningsfirma med et ERP-system og Telegram bot, og banchem.sk, et CRM-system med en kundedatabase. Hvis din opgave er enklere, kan 1001site AI opbygge et websted eller en onlinebutik ud fra et link eller en beskrivelse på få minutter og oprette forbindelse til regnskabssystemet via en API.